O Futuro do eDiscovery

O que é eDiscovery e qual é a sua relevância para as organizações

O eDiscovery se refere ao conjunto de processos, tecnologias e controles utilizados para identificar, preservar, coletar, processar, revisar, analisar e produzir informações eletrônicas (Electronically Stored Information - ESI) em disputas judiciais, arbitragens, investigações corporativas, procedimentos regulatórios e auditorias.

Globalmente, o eDiscovery se consolidou como um componente crítico da gestão de riscos legais, compliance e regulatórios, especialmente em países com elevados volumes de litígios e exigências rigorosas de preservação e produção de dados, como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá, países da União Europeia e mais recentemente no Brasil.

Nessas jurisdições, plataformas estruturadas de eDiscovery são essenciais para o cumprimento de obrigações processuais, a redução de custos e mitigação de riscos associados a sanções e perdas probatórias (impossibilidade de identificar e/ou utilizar evidências relevantes por falhas na preservação, integridade ou admissibilidade das evidências) e o fortalecimento da governança da informação e a consolidação de práticas consistentes de gestão de dados.

No Brasil, embora o ordenamento jurídico não adote um regime formal de eDiscovery nos moldes anglo-saxões, este procedimento se tornou progressivamente relevante em razão do aumento de investigações corporativas, arbitragens, litígios complexos e procedimentos administrativos sancionadores conduzidos por autoridades (por exemplo, CGU, CADE e agências regulatórias). A digitalização das comunicações corporativas e as exigências relacionadas à privacidade de dados reforçaram a necessidade de abordagens estruturadas para a gestão, análise e produção de grandes volumes de dados eletrônicos.

Para as organizações, o eDiscovery deixou de ser uma atividade pontual e reativa e passou a representar uma capacidade estratégica. Quando adequadamente estruturado, permite maior previsibilidade de custos e controle sobre dados sensíveis, respostas mais ágeis a demandas legais, de compliance e regulatórias e fortalecimento da governança da informação, reduzindo riscos jurídicos, financeiros e reputacionais.

Nesse contexto, o eDiscovery conecta as áreas jurídicas, tecnologia, segurança da informação, compliance e de gestão de dados, tornando-se um elemento central dos modelos modernos de Governança, Risco e Conformidade (GRC) e de Legal Operations.

Os modelos tradicionais de eDiscovery apresentam limitações significativas que impactam a eficiência, a previsibilidade e a governança. Entre os principais desafios, destacam-se:

• Estruturas de custos pouco transparentes e imprevisíveis
  Modelos legados de precificação — baseados em cobrança por usuário, volume de dados processados, hospedagem, produção e horas de consultoria — dificultam o planejamento orçamentário e geram volatilidade financeira.

• Ambientes tecnológicos fragmentados
  Muitas organizações ainda operam em silos, com ferramentas desconectadas entre áreas como jurídico, compliance, segurança da informação e tecnologia, sem capturar integralmente o valor de investimentos já realizados em plataformas corporativas estratégicas (por exemplo, Microsoft Office 365 e Google Cloud).

• Adoção limitada de inteligência artificial (IA) e de computação em nuvem (Cloud)
  Apesar do avanço das tecnologias de IA e da escalabilidade oferecida pela nuvem, os fluxos de trabalho de eDiscovery permanecem, em grande parte, manuais e compartimentados, com resistência à adoção de soluções mais avançadas.

• Riscos crescentes relacionados à segurança da informação
  A ausência de controle centralizado resulta na dispersão de dados sensíveis entre múltiplos fornecedores e ambientes tecnológicos, ampliando a exposição a riscos regulatórios, operacionais e reputacionais.

O futuro do eDiscovery está ancorado em três pilares fundamentais: propriedade do cliente, infraestrutura em nuvem e flexibilidade operacional. Esse modelo se concretiza nos seguintes elementos:

• Arquitetura nativa em nuvem: plataformas modernas de eDiscovery adotam uma abordagem SaaS first, possibilitando gestão segura, escalável e eficiente dos dados. Esse modelo permite a centralização das informações, a aplicação consistente de políticas de governança e a integração direta com ecossistemas corporativos (por exemplo, Microsoft 365), para legal hold e coleta de dados.
• Tecnologia de propriedade ou licenciamento direto do cliente: ao assumir a titularidade ou o licenciamento direto das soluções tecnológicas, os clientes passam a ter mais controle sobre configurações, termos contratuais e requisitos de residência e soberania de dados, reduzindo a dependência de fornecedores.
• Modelo de precificação integrado e transparente: o novo paradigma elimina cobranças fragmentadas e imprevisíveis, substituindo-as por um modelo de preços consolidado, que engloba hospedagem, processamento, produção, acesso de usuários e suporte operacional. Esse modelo viabiliza mais previsibilidade orçamentária e flexibilidade para ajustar a capacidade de acordo com a demanda anual de litígios e investigações.
• Flexibilidade operacional: o modelo futuro de eDiscovery permite que os clientes definam, de forma estratégica, o nível de execução interna e o grau de suporte externo a ser contratado. As organizações podem combinar atividades conduzidas internamente (self-service) com o apoio de consultorias especializadas (full-service), recorrendo a serviços específicos, como gestão de fluxos de trabalho (workflows), revisão documental, análises avançadas (advanced analytics) ou suporte pericial, conforme a complexidade e os objetivos de cada caso.
• Separação entre tecnologia e serviços profissionais: a dissociação entre a plataforma tecnológica e os serviços de consultoria (por exemplo, por meio de managed services [serviços gerenciados]) amplia a liberdade do cliente na escolha de aliados, permitindo a atuação de diferentes fornecedores ao longo do ciclo do caso, de acordo com as suas especializações.
• Gestão centralizada de dados e fluxos de trabalho: a consolidação do armazenamento de dados, da administração de usuários e dos workflows em uma única plataforma fortalece controles de compliance, reduz redundâncias operacionais e eleva os padrões de segurança da informação.
• Integração com ecossistemas corporativos Software-as-a-Service (“SaaS”): plataformas preparadas para o futuro se conectam de forma nativa a soluções SaaS corporativas, eliminando etapas manuais e redundantes de coleta, transferência e processamento de dados e promovendo mais eficiência operacional.
• Inteligência artificial aplicada em ambiente de nuvem: a inteligência artificial assume papel central na análise preliminar de casos, na revisão de privilégios e no suporte à definição de estratégias processuais. Plataformas nativas em nuvem permitem a geração de insights em tempo real, reduzindo significativamente o esforço de revisão e aumentando a qualidade e a consistência das análises.

A evolução do eDiscovery vai além da adoção de novas tecnologias. Trata-se de uma transformação estratégica que capacita as áreas jurídicas a operarem com mais agilidade, robustez de controles e eficiência de custos, ao mesmo tempo em que viabiliza o uso responsável e escalável de inteligência artificial.

A KPMG desenvolveu uma abordagem estruturada para avaliar a maturidade dos programas de eDiscovery, abrangendo diagnóstico tecnológico, modelagem financeira, definição de roadmap e construção de business cases orientados à tomada de decisão, bem como para apoiar na estruturação de modelos de eDiscovery eficazes e em serviços de managed services após sua implementação.

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