Payroll korting Nacht - en ploegenarbeid

Bedrijven die nacht- en/of ploegenarbeid verrichten, kunnen een aanzienlijke loonkostvermindering krijgen voor hun werknemers via de bedrijfsvoorheffing. Voor bedrijven in sectoren zoals logistiek, distributie, opslag, productie, chemie, enz. resulteert dit in een aanzienlijk lagere loonkost. Maar natuurlijk geen vrijstelling zonder voorwaarden en belastingcontroles. Het is nu tijd om je onderneming voor te bereiden op een belastingcontrole!

En hoewel "nacht- of ploegenarbeid verrichten" eenvoudig genoeg klinkt, is het tegendeel waar. In de praktijk en op basis van strenge jurisprudentie en belastingcontroles is er een uitgebreide lijst met criteria waaraan moet worden voldaan voordat de vrijstelling kan worden toegepast.

Dus terwijl de meeste bedrijven deze vrijstelling toepassen als een soort "tick the box", creëert dit in feite een aanzienlijk risico zonder een grondige voorbereiding op een belastingcontrole (die tot 5 jaar later kan plaatsvinden). In de praktijk krijgt het payrollkantoor vaak de opdracht om op basis van de toegekende premie de vrijstelling toe te passen. Dit echter zonder de andere voorwaarden te controleren zoals de inhoud van het werk en welke afdelingen soortgelijk werk verrichten, de omvang van het werk met betrekking tot het aantal werknemers dat per dienst werkt, de formulering van de ploegenpremie, etc. 

Dit gebrek aan bewustzijn en voorbereiding bij bedrijven heeft in het verleden al geleid tot aanzienlijke terugbetalingen bij belastingcontroles. Wanneer de belastingcontrole begint, wordt meestal een antwoordtermijn van 1 maand toegekend voor een zeer uitgebreide vragenlijst, die altijd een aantal risicovolle vragen bevat. Als je één of meer vragen onvolledig beantwoordt of niet in overeenstemming met de visie van de belastinginspecteur, kan dit er al snel toe leiden dat je een aanzienlijk deel van de vrijstelling moet terugbetalen, of in veel gevallen zelfs het volledige bedrag. 

Een voorbeeld van zo'n lastige voorwaarde is de voorwaarde dat er een nacht- of ploegenpremie moet worden toegekend aan de in aanmerking komende werknemers. Hoewel dit weer heel eenvoudig klinkt - en dat was het in het verleden ook - heeft zeer strikte jurisprudentie dit tot een cruciale voorwaarde gemaakt. De ploegenpremie mag dus alleen worden toegekend aan werknemers die in ploegendienst werken en omgekeerd niet aan werknemers die geen ploegendienst verrichten. Maar wat met werknemers die gevraagd worden om in een dagregime te werken en hun ploegenpremie behouden? En hoe zit het met werknemers die hun pensioen naderen en niet meer in ploegendienst werken, maar wel hun ploegenpremie voor een bepaalde periode behouden?

Bovendien zijn er door een wetswijziging in 2022 al extra eisen gesteld aan de ploegenpremie. Een deel van deze extra eisen werd al in 2022 ingevoerd, namelijk de invoering van een minimale ploegenpremie van 2% en een minimale nachtpremie van 12%. Voor het tweede deel van de extra vereisten werd 1 april 2024 als vervaldatum gegeven. Bedrijven hebben nu tot die datum de tijd om ervoor te zorgen dat hun ploegenpremie duidelijk is vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst, in het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst. Is dit niet het geval, dan is de premie niet langer een ploegenpremie en heeft het bedrijf vanaf 1 april 2024 geen recht meer op de vrijstelling! 

Gezien de strenge jurisprudentie en belastingcontroles met betrekking tot de ploegenpremie en de deadline van 1 april 2024, is het dus nu tijd om uw ploegenpremie te analyseren, indien nodig aan te passen en schriftelijk vast te leggen! Niet handelen kan leiden tot het verlies van de volledige vrijstelling en dus tot een aanzienlijke verhoging van de loonkost voor deze werknemers!

Naast de ploegenpremie is er nog een lange lijst van andere voorwaarden om aan te voldoen. Beschikt u bijvoorbeeld over een controle-instrument om bij een belastingcontrole aan te tonen dat uw teams gelijk of vergelijkbaar zijn wat het aantal werknemers betreft? Weet je hoe je de inhoud van verschillende teams en afdelingen moet presenteren aan een belastinginspecteur? 

Bij KPMG hebben we een toegewijd team met uitgebreide ervaring op dit gebied, zowel vanuit fiscaal - als arbeidsrechtelijk perspectief. Neem gerust contact met ons op voor specifieke wijzigingen in bijvoorbeeld je ploegenpremie, een audit readiness analyse, assistentie bij belastingcontroles, een risicoanalyse, het implementeren van monitoringtools, enz.