Nu er meer van thuis uit wordt gewerkt, nemen nek- en rugklachten toe. Dat is grotendeels te wijten aan het feit dat veel werknemers geen ergonomische bureaustoel hebben om van thuis uit te werken. Tot recent was er heel wat onzekerheid rond de terbeschikkingstelling of de terugbetaling van kantoormeubilair voor thuiswerk. Gelukkig biedt de nieuwe thuiswerkcirculaire soelaas: de werkgever kan nu bureaumeubilair terugbetalen of ter beschikking stellen voor thuiswerk en de fiscus beschouwt dat niet als een belastbaar voordeel van alle aard.
In dit artikel gaan wij in op enkele praktische aandachtspunten rond deze bureaustoelen.
Terugbetaling of terbeschikkingstelling?
Indien het materiaal wordt gekocht door de werknemers, heeft dit als voordeel dat de kost van terugbetaling kan worden gespreid en er geen beroep moet worden gedaan op een externe leverancier. Ook boekhoudkundig is dit gemakkelijker.
Het voordeel van een terbeschikkingstelling is dat de werkgever zelf een keuze kan maken welk materiaal er wordt aangeboden. Zo kan bijvoorbeeld het accent gelegd worden op het ergonomische karakter. Verder geniet de werkgever meestal ook van bijkomende kortingen en is het gemakkelijker voor de werknemer. Ingeval van terbeschikkingstelling verwachten wij dat een bureaustoel ook zal kunnen worden opgenomen in een cafetariaplan. Dat dient echter nog te worden bevestigd door de RSZ en fiscus.
Vermijden van keuzestress
Om de keuzestress bij de werknemers te vermijden is het goed om een beperkte lijst van bureaumateriaal samen te stellen waaruit de werknemers kunnen kiezen. Zo zal een dure designtafel bijvoorbeeld al snel in het vizier van de fiscus komen en alles wat boven de aanschafwaarde van doorsnee kantoormeubilair uitkomt zal dan worden belast als een voordeel van alle aard. Met een beperkte lijst kan de werkgever goed beheren wat er net wordt aangeboden aan de werknemer.
Wat bij uitdienst?
De circulaire vermeldt een terbeschikkingstellingsperiode van 10 jaar voor de bureaustoel, -tafel en -kast en 5 jaar voor een bureaulamp. Wanneer de werknemer bij vertrek of na afloop van het thuiswerk de goederen mag behouden, moet men op de reële restwaarde van de investering wel belasting op het voordeel van alle aard betalen of dient er een persoonlijke bijdrage betaald te worden. Een alternatief is dat de bureaustoel wordt teruggegeven. Het is echter niet eenvoudig om een bureaustoel zomaar terug te nemen. De kosten van transport en onderhoud zijn namelijk zeer hoog.
Andere aandachtspunten?
Wij raden ook aan om de alle fiscale en boekhoudkundige aspecten, zoals de aftrek van BTW, goed te bekijken, aangezien daarover niets is geregeld in de circulaire.
Welke leverancier kiezen?
De keuze van de leverancier van het bureaumateriaal is ook belangrijk.
- Kies voor kwalitatief materiaal dat lang meegaat en besteed aandacht aan de ergonomie van de stoel.
- Rechtstreekse levering aan huis bij de werknemers is belangrijk. Daarbij kan best met ‘track & trace’ worden gewerkt om ook de communicatie naar de werknemer zo duidelijk mogelijk te maken. Niet alle B2B-leveranciers zijn het gewoon om te leveren aan particulieren.
- Een gemakkelijke ingebruikname van het materiaal is belangrijk. Probeer te vermijden dat de werknemer een ingewikkelde montage van het materiaal moet doen.
