Nieuwe circulaire verschenen rond thuiswerk

Het is ondertussen duidelijk dat werknemers ook post-COVID op regelmatige basis zullen thuiswerken. Daarbij is het voor zowel werkgever als werknemer belangrijk dat medewerkers op een efficiënte en ergonomische manier aan thuiswerk kunnen doen. Er bestond echter nog wel discussie over de terugbetaling van bepaalde thuiswerkkosten en de terbeschikkingstelling van thuiswerkmateriaal.
De fiscus probeert nu duidelijkheid te scheppen door een nieuwe circulaire die ingaat vanaf 1 maart 2021 en goedgekeurd werd door RSZ (Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk). In dit artikel bekijken we een aantal nieuwe elementen.

De circulaire heeft enkel betrekking op thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen en geldt dus niet voor werknemers die louter buiten de normale werkuren thuiswerken. Ook voor bedrijfsleiders zal de circulaire niet gelden. Daarnaast is het opmerkelijk dat de circulaire niet van toepassing is op bijzondere regimes, zoals buitenlandse kaderleden of medewerkers die in een ‘salary split’ werken. Er bestaat echter wel de mogelijkheid om voor die werknemers een eventuele aanvraag tot voorafgaande beslissing in te dienen bij de Dienst Voorafgaande beslissingen.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis thuiswerken een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 EUR toekennen. Voor het tweede kwartaal van 2021 wordt dat bedrag tijdelijk verhoogd tot maximum 144,37 EUR. Dat bedrag moet niet worden verminderd bij deeltijdse prestaties.

Nieuw is dat er nu ook een differentiatie kan worden gemaakt op basis van de personeelscategorie. Daarbij is er wel een verantwoording nodig waarom een hogere of lagere kostenvergoeding wordt toegekend aan een bepaalde categorie. Wij raden aan om dat alvast te verantwoorden in een policy of om een voorafgaande beslissing aan te vragen. Verder beschrijft de circulaire wat men exact verstaat onder ‘structureel en regelmatig’ thuiswerk. De vuistregel blijft dat er minimum 5 thuiswerkdagen per maand moeten zijn. De forfaitaire vergoeding kan in principe niet worden terugbetaald (ook niet pro rata) als er geen sprake is van structureel thuiswerk.

Daarnaast treedt de circulaire in detail over de inhoud van de forfaitaire vergoeding. Samengevat betekent het dat alle kosten die worden gemaakt in het kader van thuiswerk in aanmerking genomen kunnen worden, behalve de kosten voor kantoormeubilair en informaticamateriaal. Kantoormeubilair was in het verleden wel inbegrepen in de forfaitaire vergoeding. Merk op dat de forfaitaire vergoeding niet meer van toepassing kan zijn als één van de kantoorkosten, zoals inkt of elektriciteit, reeds wordt terugbetaald.

De fiscus bevestigt dat het mogelijk is om, naast de forfaitaire thuiswerkvergoeding, de volgende kosten terug te betalen:

• Bureaustoel
• Bureautafel
• Bureaukast
• Bureaulamp
• Een tweede scherm
• Printer/scanner
• Toetsenbord
• Muis of trackpad
• Hoofdtelefoon
• Specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met een pc

Voor de bureaustoel, bureautafel, muis of trackpad geldt een belangrijke voorwaarde: ze komen pas in aanmerking als ze ook in normale omstandigheden ter beschikking worden gesteld op de werkvloer. Hoe kan dat nu in de praktijk geïnterpreteerd worden? De circulaire bepaalt bijvoorbeeld dat dit niet geldt voor een dure designbureaulamp of een groot computerbeeldscherm dat eerder bestemd is voor gaming. Wij raden aan om in elk geval een redelijk maximumprijs te zetten op alle meubels en toestellen en geen designmeubilair in het aanbod op te nemen.

Bovenvermelde items kunnen enkel terugbetaald worden als ze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken. Daarnaast moet de investering noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werknemer zal dus steeds een factuur moeten bezorgen aan de werkgever vooraleer tot betaling kan worden overgegaan.

De circulaire besteed ook aandacht aan de normale gebruiksduur van enkele toestellen en meubels om misbruik van de maatregel te vermijden. Stel dat een werknemer een factuur indient voor een ergonomische bureaustoel van 500 EUR, dan kan de werkgever ervoor kiezen om dat bedrag ineens terug te betalen (1x om de 10 jaar) of gespreid terug te betalen. Bij een uitdiensttreding dient de werknemer het (pro rata) bedrag terug te betalen, anders betaalt men belastingen op het voordeel van alle aard.

De circulaire verwijst naar dezelfde lijst en voorwaarden voor terugbetaling als voor de terbeschikkingstelling van thuiswerkmateriaal. Materiaal zelf aanbieden brengt heel wat voordelen met zich mee. Enerzijds is dit gemakkelijker voor de werknemer. Anderzijds geniet de werkgever meestal van interessante kortingen. Daarnaast is er de mogelijkheid om het voordeel op te nemen in een cafetariaplan, zodat het budgetneutraal blijft voor de werkgever. De drempel moet uiteraard zo laag mogelijk zijn voor de werknemer én de werkgever; het is in ieders belang dat de werknemer in de beste omstandigheid kan thuiswerken.

Er moet geen voordeel van alle aard aangerekend worden. Er is dus geen bedrijfsvoorheffing of sociale zekerheid verschuldigd, tenzij de terbeschikkingstelling de behoeften van thuiswerk onredelijk overstijgt.
Bij uitdiensttreding dient de werknemer belast te worden op een voordeel van alle aard gelijk aan de restwaarde als hij of zij het materiaal mag behouden. Een eigen bijdrage mag van dat bedrag afgetrokken worden.

Er worden in de circulaire ook enkele nieuwe forfaitaire terugbetalingen opgesomd:

• De reeds bestaande internetvergoeding van 20 EUR
• Een nieuwe terugbetaling van 20 EUR voor het gebruik van de privécomputer thuis
• Een nieuwe terugbetaling van 5 EUR per accessoire (scherm, printer, …) met een maximum van 10 EUR.

Alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever in het kader van thuiswerk dienen vanaf nu ook op de fiche 281.10 te worden vermeld.

Deze circulaire is een gamechanger. Er zijn nu duidelijke instructies rond de terugbetaling en de terbeschikkingstelling van thuiswerkmateriaal. Het is aan de werkgevers om dit op een correcte manier te implementeren en ervoor te zorgen dat de werknemers kunnen op een ergonomische manier kunnen werken op hun thuiswerkplek. Wij raden aan om alle implicaties goed te bekijken: fiscaal, juridisch, boekhoudkundig en technologisch. Ook de praktische aspecten (leverancier, levering en uitdiensttreding) dienen goed op voorhand bekeken te worden. Het Reward-team van KPMG helpt u graag verder.