Kortetermijnwagens: mobiliteitspakketten op maat

In de huidige ‘war for talent’ wint duurzame mobiliteit steeds meer aan belang in het verloningspakket voor werknemers. Werkgevers die groene mobiliteit of een flexibel wagenbeleid willen stimuleren, kunnen hun werknemers aanbieden om voor een korte periode een auto te huren. Zo kan de werknemer op langere termijn voor een elektrische of kleinere bedrijfswagen kiezen, maar voor een korte periode toch een andere auto huren wanneer hij of zij voor privédoeleinden een groter of ander type auto nodig heeft.

De vraag is hoe deze kortetermijnwagens fiscaal en sociaal behandeld moeten worden. Is het mogelijk om het standaard forfaitaire voordeel van alle aard toe te passen zoals dat geldt voor een gewone bedrijfswagen?

De rulingcommissie heeft onlangs een ruling goedgekeurd die wij hebben ingediend voor een van onze klanten. De klant gaat kortetermijnwagens aanbieden als één van de voordelen van hun flexibel cafetariaplan. Er moet echter aan een aantal voorwaarden worden voldaan om een gunstige fiscale en sociale zekerheidsbehandeling te krijgen:

• Een kortetermijnhuurwagen kan slechts voor een beperkte periode worden aangeboden (maximaal 30 dagen per jaar).
• De werkgever sluit het lease- of huurcontract af en stelt de auto ter beschikking van de werknemer. Het is niet mogelijk voor een werknemer om het contract met de verhuurmaatschappij af te sluiten en achteraf terugbetaling van de kosten te vragen om te profiteren van de gunstige fiscale behandeling

Het voordeel van alle aard kan worden berekend volgens de normale forfaitaire waardering voor bedrijfswagens zoals bepaald door de Belgische wetgeving, die onderworpen zal zijn aan de Belgische tarieven van de personenbelasting. De forfaitaire waardebepaling is gebaseerd op een aantal factoren:

• cataloguswaarde van de wagen inclusief opties en accessoires,
• datum van inschrijving,
• motortype (diesel, benzine, elektrisch)
• CO2-uitstoot.

Het minimum jaarlijks voordeel in natura bedraagt 1.370,00 euro (2021). In de ruling wordt geen afwijking van deze berekening toegestaan. Het voordeel van alle aard moet worden berekend op basis van de werkelijke huurauto, naar verhouding per kalenderdag. In de praktijk is het soms moeilijk om aan de juiste gegevens te komen om het juiste voordeel te berekenen.

In de ruling wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende scenario's. In het eerste scenario wordt gekeken naar de situatie waarin naast de reguliere bedrijfswagen ook een kortlopende huurauto ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer. In dat geval moet een extra voordeel alle aard worden berekend bovenop het normale voordeel.

Het tweede scenario betreft de situatie waarin de werknemer de gewone bedrijfswagen op de parking van de onderneming parkeert of de wagen teruggeeft aan de leasemaatschappij en de sleutels teruggeeft tijdens de periode dat de kortetermijnwagen ter beschikking wordt gesteld. Alleen het voordeel van alle aard voor de huurwagen moet tijdens die periode in aanmerking worden genomen. Het voordeel van alle aard met betrekking tot de gewone bedrijfswagen kan worden geschorst.

Dit voordeel voor de kortetermijnwagen is niet onderworpen aan de sociale zekerheid van de werknemers, maar de standaard bijzondere bijdrage voor de werkgever wordt nog steeds berekend op het CO2-tarief.

Ten slotte kan een huurwagen van korte duur ook ter beschikking worden gesteld in het kader van de tweede pijler van het federale mobiliteitsbudget. Wanneer de huurwagen van korte duur (maximum 30 dagen) ter beschikking wordt gesteld in het kader van de tweede pijler, is er in geen enkel scenario sprake van een voordeel in natura. Dit wordt bevestigd in de FAQ over het mobiliteitsbudget.

Het administratieve proces kan worden vereenvoudigd door een beperkte lijst van kortetermijnvoertuigen. Dat leidt tot een vereenvoudiging van het bestelproces en de loonadministratie (beperkt aantal voordelen in natura). Een goed framework voor de invoering van kortetermijnauto's bestaat uit duidelijke communicatie naar de werknemers, een car policy voor kortetermijnwagens en een verzekering.

De kortetermijnwagen is een aantrekkelijke optie om toe te voegen aan een flexibel mobiliteits- en/of verloningsplan. Toch zijn er heel wat praktische, juridische en fiscale overwegingen. De kortetermijnwagen is als standaardmodule opgenomen in de KPMG Flex Reward Tool. De KPMG Reward Experts kunnen u helpen bij de implementatie van deze optie en de verdere aanpassingen van de tool aan uw behoeften.