Mobiliteit heruitgevonden

Steeds meer werknemers shoppen op de arbeidsmarkt. Mobiliteit is vaak een belangrijke reden om van job te veranderen. De oplossing? Een flexibel verlonings- en mobiliteitsplan. Dat houdt ondernemingen competitief en helpt om personeel aan te trekken en te behouden. In het aanbod extralegale voordelen wordt ook een alternatieve, duurzamere mobiliteit almaar belangrijker.

Een online oplossing voor cafetariaplannen en flexibele mobiliteit: dat is de KPMG Flex Reward Tool in een notendop. Ondernemingen kunnen hun medewerkers hierdoor meer keuzes rond verloning en voordelen aanbieden, op een snelle en eenvoudige manier. Elk bedrijf kan zijn eigen klemtonen leggen en keuzemogelijkheden bepalen. Want zowat overal wordt een alternatieve mobiliteit belangrijker in het salarispakket, verduidelijkt Olivier Vanneste, vennoot Tax & Legal bij KPMG.

‘De tool speelt in op de nieuwe mobiliteitstrends en het mobiliteitsbudget dat in maart ingevoerd werd. Vroeger had je een bepaalde bedrijfswagen per werknemersfunctie. Maar dat werkte dure, overbodige auto-opties in de hand, omdat werknemers het beschikbare budget maximaal wilden spenderen.’

‘Nu zien we een mentaliteitsverschuiving: zowel bij werknemers als bij werkgevers. Bedrijfswagens zijn fiscaal vandaag gevoelig duurder. Denk aan hogere belastingen door de nieuwe WLTP-verbruiksnormen, nieuwe regels van de vennootschapsbelasting en hogere tankkosten.’

Het mobiliteitsbudget biedt hier een oplossing. Het werkt duurzamere en milieuvriendelijkere mobiliteitsoplossingen in de hand, zegt Tania Pittoors, Director People & Change bij KPMG. ‘Via het mobiliteitsbudget geven ondernemingen hun medewerkers zelf de mogelijkheid om te kiezen welk type vervoer ze verkiezen. En dat is ook nuttig uit HR-oogpunt. Want een moeilijke of ongunstig georganiseerde mobiliteit is voor steeds meer mensen een belangrijke reden om van job te veranderen. Een onderneming die dat inziet, daar aan werkt en moderniseert, versterkt haar werkgeversmerk en is zo competitiever op de arbeidsmarkt.’

Uit duurzaamheidsovertuigingen willen werknemers steeds meer kunnen kiezen tussen bijvoorbeeld een fiets of step, uitbetaling in cash, downgraden of een wagen inleveren. Of ze zoeken naar combinaties tussen alternatieve vervoersmiddelen die dan besteld kunnen worden via één van de talrijke mobiliteitsapps, die meer en meer ook een multimodale routeplanner hebben. ‘Onze tool beheert alles’, zegt Olivier Vanneste. ‘Wie kiest voor een mobiliteitsbudget? Wat is het voordeel voor de werknemer? Zijn er kosten aan verbonden? De tool geeft meteen antwoorden. Werkgevers verlichten en automatiseren zo hun administratie. En ze kunnen ook incentives geven, die bij hun werknemers mobiliteitsgedragswijzigingen op gang brengen. Denk bijvoorbeeld aan een vergoeding voor wie het openbaar vervoer of de fiets neemt of wie carpoolt. Dit kan allemaal ingevuld worden via de handige mobiliteitskalender die ook in de tool zit.’

Een geautomatiseerd cafetariaplan op maat van werkgevers en werknemers is een immense troef voor alle partijen: zowel voor kleine kmo’s met 20 werknemers als voor grote ondernemingen met duizenden medewerkers. Olivier Vanneste: ‘Een werknemer die een kleinere bedrijfswagen wenst, extra vakantiedagen koopt of een fiets kiest in plaats van een eindejaarspremie, ziet wanneer hij inlogt meteen de gevolgen daarvan op zijn bruto- en nettosalaris, dankzij een simulatie. Alle voordelen worden meteen duidelijk.’

Bovendien kan de werkgever via de tool ook over flexibele verloningsopties communiceren met werknemers, onder meer via duidelijke factsheets. Daarop staat bijvoorbeeld wat er gebeurt wanneer je een fiets least en als de werknemer het bedrijf verlaat. Of wat de gevolgen zijn als je vakantiedagen omzet in cash. Of wat er gebeurt als je kiest voor een internetverbinding thuis, een smartphone of tablet voor telewerk. De tool functioneert voor werknemer en werkgever zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief.

Omdat de Flex Reward Tool processen automatiseert, verminderen de administratieve lasten voor werkgevers. Handig is bijvoorbeeld de automatische opstelling van een bijlage bij een werknemerscontract. Tania Pittoors: ‘De tool kan ook automatisch een flow creëren, waarbij werknemers eerst de nodige attesten uploaden, en waarbij een gemaakte keuze pas geactiveerd en verwerkt wordt zodra alle noodzakelijke informatie in de tool is ingeladen. HR-diensten moeten dan alleen nog de keuze goedkeuren.’

Een one-size-fits-all-oplossing is niet meer van deze tijd. De werknemerspopulatie wordt steeds diverser, met verschillende generaties op de werkvloer en behoeftes die verschillen naargelang de levensfase. Voor jonge ouders zijn extra vakantiedagen of kinderbijslag waarschijnlijk belangrijker dan voor starters. Bovendien gaan mensen ook later met pensioen. ‘Ze willen zélf meer individuele en persoonlijke keuzes kunnen maken’, zegt Tania Pittoors.

De tool slaat alle gegevens op in een database. Die gegevens kunnen vervolgens gelinkt worden aan interne of externe partijen. Olivier Vanneste: ‘Dat zorgt voor minder operationeel geregel. Daarnaast genereert een flexibel verlonings- en mobiliteitsplan dankzij onze tool nauwelijks tot geen extra werk voor HR-diensten.

De tool houdt ook rekening met alle berekeningen voor belastingen en sociale zekerheid. Personenbelasting, btw en vennootschapsbelasting: alles verloopt automatisch, verduidelijkt Olivier Vanneste. ‘Regelmatige software-updates garanderen dat alle geautomatiseerde processen gebeuren volgens de meest recente regels en wetswijzigingen. Onze fiscalisten en advocaten gespecialiseerd in sociaal recht volgen alles op de voet.’

Inmiddels gebruiken een ruim aantal klanten de tool en ook KPMG schakelt de oplossing in voor zijn eigen personeelsleden. De gebruikerservaringen zijn unaniem positief, besluit Olivier Vanneste. ‘75 procent van onze werknemers stelt zijn eigen salaris- en mobiliteitspakket samen via de tool. Bij klanten die de tool gebruiken, zit dat aantal rond de 40 procent. Dat is een immense toename in vergelijking met de 25 procent van enkele jaren geleden. De komende jaren blijft dit aantal stijgen.’

Toch is de tool slechts een eerste stap bij de invoering van flexibele verloning. Tania Pittoors: ‘Dit moet ingebed worden in een ruimere HR-strategie. De tool is hierbij een belangrijk en eenvoudig hulpmiddel, maar alles moet kaderen in een totaalvisie vanuit de werkgever. Dit houdt ook in dat er werk wordt gemaakt van duidelijke communicatie ten aanzien van de medewerkers en begeleiding, niet alleen om de tool te gebruiken, maar ook om gedragswijzigingen aan te moedigen.’

KPMG ontwikkelde de Flex Reward Tool helemaal zelf. Het beschikt daarvoor over KPMG Technology Solutions. Deze technologieafdeling investeert en ontwikkelt slimme oplossingen voor de bedrijven van morgen. ‘Digitale oplossingen op maat worden steeds belangrijker’, zegt Olivier Vanneste, vennoot Tax & Legal bij KPMG. ‘Via onze multidisciplinaire aanpak realiseren wij die zowel technisch als fiscaal en juridisch volledig intern.’