Summary: According to the new amendments, the employment relations are now formalized through electronic agreements signed with enhanced electronic signatures, eliminating the need for paper contracts. Resignation notices, leave requests, and other employment-related documents can now be submitted through the electronic system as well. The requirement for a labor book when entering into new agreements is eliminated, with work activity now recorded electronically.
Commentary: The following significant amendments have been made to the Labor Code of the Republic of Azerbaijan (hereinafter will be referred to as the “Code”) by the Law dated June 28, 2024 (hereinafter will be referred to as the “Law”):
1. Conclusion of the employment agreement in electronic form
Based on the amendments to the Code, employment relations are officially established when an employment agreement (except for cases where the Code specifically requires an employment agreement to be concluded on paper) is executed as an electronic document within the electronic information system of the Ministry of Labor and Social Protection of the Population of the Republic of Azerbaijan (hereinafter will be referred to as the “electronic system”).
Before the amendments, conclusion, amendment, or termination of an employment agreement took effect only after the employer’s notice, submitted via enhanced electronic signature, was registered in the electronic system and a confirmation of the notice was electronically the employer.
In accordance with the amendments, conclusion and amendment will take effect after being executed through signing by means of an enhanced electronic signature by both parties.
Accordingly, employees must have an enhanced electronic signature (e.g. Asan Signature or SIMA signature) to fulfill the carry out the mentioned actions.
The requirement to conclude employment agreement on paper will not apply to employees in the mentioned category.
2. Submission of other documents related to employment relations in electronic form.
According to the amendments to the Code, an employee’s resignation notice can also be submitted to the employer through the electronic system.
Additionally, the employee’s leave request, as well as the employer’s orders and directives on other matters, certificates, references, and other documents, can also be submitted through the electronic system.
3. Requirements regarding the labor book.
According to the amendments, employees are no longer required to provide a labor book when entering into a new employment agreement, and the requirement to record information related to an employee’s work activity in the labor book is removed. Such information will now be recorded only through the electronic system (with the exception of employees working in some state bodies who are required to conclude an employment agreement on paper).
At the same time, work experience of employees whose employment agreements were terminated before July 1, 2014 (i.e. before launch of the electronic system for the registration of employment agreements), will be determined based on their labor book.
4. Termination of a fixed-term employment agreement
According to the amendments, if neither party provides written notice (either on paper or through the electronic system) of the termination of the fixed-term employment agreement at least 1 (one) week before its expiration, the agreement shall be automatically extended for the duration specified in the agreement.
Before the amendments, however, the notice could be given within 1 (one) week after the expiration of the fixed-term employment agreement.
Potential impact of the Law: Electronic agreements are expected to contribute to streamlining the process, allowing for quicker drafting and signing. Also, the fact that the application for the termination of the employment agreement by the employee could be submitted to the employer through the electronic system will allow to accurately determine the date of submission of such application which may occasionally become a point of dispute.
Many employees may view electronic agreements as more modern and convenient, but there could be resistance from those who are less comfortable with digital processes. Providing adequate support and clear communication about the process can help in gaining acceptance among the employees.
Furthermore, the reduction in paper usage contributes to environmental sustainability efforts by minimizing waste associated with traditional paper-based processes.
The Law has entered into force on August 12, 2024.
Әmək Məcəlləsinə yeni dəyişikliklər olunmuşdur
Xülasə: Yeni dəyişikliklərə əsasən əmək münasibətləri artıq kağız daşıyıcıya ehtiyac qalmadan gücləndirilmiş elektron imza vasitəsilə elektron müqavilə formasında rəsmiləşdiriləcək. Xitam bildirişləri, məzuniyyət ərizələri və digər əmək münasibətləri ilə bağlı sənədlər hazırda elektron sistem vasitəsilə ilə də təqdim edilə biləcək. Yeni müqavilələr bağlayarkən əmək kitabçasının təqdim olunması tələbi aradan qaldırılıb, belə ki, iş fəaliyyəti ilə bağlı məlumatlar artıq elektron formada qeydə alınır.
Şərh: 28 iyun 2024-cü il tarixli Qanunla (bundan sonra “Qanun” adlandırılacaq) Azərbaycan Respublikası Əmək Məcəlləsinə (bundan sonra “Məcəllə” adlandırılacaq) aşağıdakı mühüm dəyişikliklər edilmişdir:
1. Əmək müqaviləsinin elektron sənəd formasında bağlanılması
Məcəlləyə edilmiş dəyişikliklərə əsasən, əmək münasibətləri əmək müqaviləsi (kağız daşıyıcıda əmək müqaviləsi bağlanılması nəzərdə tutulan hallar istisna olmaqla) Azərbaycan Respublikası Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin elektron informasiya sistemində (bundan sonra “elektron sistem” adlandırılacaq) elektron sənəd formasında bağlanması yolu ilə yaranacaq.
Belə ki, dəyişikliklərdən əvvəl əmək müqaviləsinin bağlanılması, ona dəyişiklik edilməsi və ya xitam verilməsi işəgötürənin bununla bağlı elektron sistemə gücləndirilmiş elektron imza vasitəsi ilə daxil edilmiş əmək müqaviləsi bildirişinin həmin elektron sistemdə qeydiyyata alınmasından və bu barədə işəgötürənə elektron qaydada məlumat göndərilməsindən sonra hüquqi qüvvəyə minirdi.
Dəyişikliyə əsasən,əmək müqaviləsi və ya ona dəyişiklik tərəflərin gücləndirilmiş elektron imzası vasitəsi ilə imzalandıqdan sonra qüvvəyə minəcək.
Buna müvafiq olaraq, işçilərin qeyd olunan hərəkətləri icra etməsi üçün onlar gücləndirilmiş elektron imzaya (məsələn, Asan İmza və ya SIMA İmza) malik olmalıdır.
Qeyd olunan kateqoriya üzrə işçilərlə əmək müqaviləsinin kağız daşıyıcıda bağlanılması tələb olunmayacaq.
2. Əmək münasibətləri ilə bağlı digər sənədlərin elektron formada verilməsi.
Məcəlləyə edilmiş dəyişikliklərə əsasən, əmək müqaviləsinin işçi tərəfindən ləğv edilməsi ilə bağlı ərizə elektron sistem vasitəsi ilə də işəgötürənə verilə biləcək.
Həmçinin, işçinin məzuniyyətlə bağlı ərizəsi, işəgötürənin digər məsələlərlə bağlı əmr və sərəncamları, arayış, xasiyyətnamə və digər sənədlər elektron sistem vasitəsi ilə təqdim oluna biləcək.
3. Əmək kitabçası ilə bağlı tələblər.
Dəyişikliklərə əsasən (yeni əmək müqaviləsi bağlanılarkən işçilərdən əmək kitabçası tələb olunmur və işçilərin əmək fəaliyyəti ilə bağlı məlumatların əmək kitabçalarında qeyd edilməsi tələbi aradan qalxır (kağız daşıyıcıda əmək müqaviləsi bağlanılması nəzərdə tutulan bəzi dövlət orqanlarında çalışan işçilər istisna olmaqla). Belə ki, bu cür məlumatlar yalnız elektron sistemi vasitəsi ilə qeydə alınacaq.
Eyni zamanda əmək müqavilələrinə 2014-cü il iyulun 1-dək (yəni əmək müqavilələrinin qeydiyyata alınması üçün elektron sistemin işə salınmasından əvvəl) xitam verilmiş işçilərin də əmək stajı onların əmək kitabçası əsasında müəyyən ediləcək.
4. Müddətli əmək müqaviləsinə xitam verilməsi
Dəyişikliklərə əsasən müddətli əmək müqaviləsinin müddətinin bitməsinə azı (1) bir həftə qalmış tərəflərdən heç biri digər tərəfi müddətin bitməsinə görə müqaviləyə xitam verilməsi barədə yazılı formada (kağız daşıyıcıda və ya elektron sistemi vasitəsilə) xəbərdar etməzsə, həmin əmək müqaviləsi əmək müqaviləsində göstərilən müddətə uzadılır.
Dəyişikliklərdən əvvəl isə qeyd olunan xəbərdarlıq müddətli əmək müqaviləsinin müddəti bitdikdən sonrakı 1 (bir) həftə ərzində verilə bilirdi.
Qanunun mümkün təsirləri: Elektron müqavilələrin prosesi sadələşdirməyə kömək edilməsi gözlənilir, bu da müqavilələrin daha sürətli tərtib edilməsinə və imzalanmasına imkan yaradacaq. Həmçinin, Əmək müqaviləsinin işçi tərəfindən ləğv edilməsi ilə bağlı ərizənin elektron sistem vasitəsi ilə də işəgötürənə verilə bilməsi təcrübədə bəzi hallarda mübahisə predmeti olan ərizənin verilmə tarixini dəqiq müəyyən etməyə imkan verəcək.
