Vom Büromaterial bis zur Arbeitskleidung: In Gemeinden wird laufend eingekauft, oft dezentral und über verschiedene Bereiche hinweg. Dabei fehlt mitunter der Gesamtüberblick darüber, was, wie oft und bei wem beschafft wird. Klare Zuständigkeiten, gebündelte Bedarfe und einfache Freigabeprozesse können helfen, Beschaffung transparenter und effizienter zu gestalten. Wie das gelingen kann, zeigt die neue Folge der „Schönhaus-Protokolle – Impulse für eine starke Gemeinde“.
Kurz nach acht kommt Gerry mit einem Ordner ins Gemeindeamt. „Anna, ich brauche deine Unterschrift. Ich muss noch heute Arbeitskleidung für den Wirtschaftshof um knapp 2.400 Euro bestellen.“ Bürgermeisterin Anna will gerade unterschreiben, als Finanzleiterin Sabine den Raum betritt. „Der Kindergarten braucht Bastelmaterial, Thomas Druckerpatronen und das Gemeindeamt Papier.“
Viele Einkäufe, wenig Überblick
Wenig später sitzen alle gemeinsam an einem Tisch, Amtsleiter Markus ist dazugekommen. Sabines Liste reicht jetzt von Werkzeug und Streusalz bis zu Reinigungsmitteln und IT-Zubehör. Für Sabine ist klar: Die Bereiche sollen ihren Bedarf weiterhin selbst bestimmen; das bedeutet aber nicht, dass jeder auch selbst einkaufen muss. Es ist jedenfalls wichtig, dass jemand den Überblick behält; ein eigener Einkäufer ist dafür jedoch nicht erforderlich.
Zentral heißt nicht kompliziert
Ob Kindergarten, Gemeindeamt und Veranstaltungssaal für Reinigungsmittel gleich viel zahlen, wissen sie aktuell nicht. Sabine nennt auch Arbeitskleidung als Beispiel: Wirtschaftshof und möglicherweise auch Kläranlage könnten gemeinsam bessere Konditionen bekommen. Eine zentrale Koordination könnte zudem den Überblick über nutzbare Rahmenverträge sowie die Transparenz verbessern.
Gerry bleibt skeptisch: „Wenn am Montag die Motorsäge ausfällt, können wir nicht auf drei Freigaben warten.“ Finanzleiterin Sabine versteht diese Sorge, denn nicht jede Beschaffung braucht den gleichen Prozess. Alltagseinkäufe benötigen einfache Regeln, größere Beschaffungen nachvollziehbare Abläufe. Und bei Gefahr im Verzug muss rasches Handeln mit nachträglicher Dokumentation möglich bleiben.
Wer bestellt, wer kontrolliert?
Die Fachbereiche sollten weiterhin ihren Bedarf bestimmen. Eine koordinierende Stelle würde gemeinsame Bedarfe, Rahmenverträge und den passenden Beschaffungsweg prüfen. Bedarf, Freigabe und Zahlung dürfen nicht bei derselben Person liegen. Finanzleiterin Sabine und Amtsleiter Markus sind sich schnell über das Vier-Augen-Prinzip einig.
Bedarfsmeldung dezentral, Beschaffung koordiniert, Freigabe kontrolliert und Zahlung getrennt: So bleiben Fachwissen und kurze Wege erhalten.
Und jetzt eine neue Software?
Bedarfe digital melden, Bestellungen freigeben und Rechnungen elektronisch bearbeiten: Das kann den Einkauf erleichtern. Vor Anschaffung einer zentralen Software müssen aber zuerst die Abläufe stimmen. Denn digitale Werkzeuge unterstützen Prozesse, ersetzen sie aber nicht. Auch ViDA sollte mitgedacht werden: Strukturierte E-Rechnungen, verlässliche Stammdaten und funktionierende Schnittstellen sind bei der Beschaffung zu berücksichtigen. Welche ViDA-Vorgaben konkret gelten, hängt von der nationalen Umsetzung ab, die noch aussteht.
Das Fazit: Beschaffung mit System
Sabine schlägt vor, zunächst zu erfassen, was die Gemeinde einkauft, von wem, wie oft und in welcher Höhe. Wenn ein Bedarf mehrere Bereiche umfasst, könnte eine gemeinsame Bestellung angedacht werden. Dazu wird eine Beschaffungsrichtlinie verfasst.
Impulse für Ihre Gemeinde:
KPMG unterstützt Ihre Gemeinde – praxisnah und wirkungsvoll:
KPMG kann Ihre Gemeinde dabei unterstützen, die Beschaffung übersichtlicher, effizienter und digitaler zu gestalten – mit einer Begleitung, die auf Ihre bestehenden Abläufe, Systeme und Ressourcen abgestimmt ist:
- Status-quo-Erhebung des Beschaffungsprozesses: Aufnahme der Abläufe von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung, der Zuständigkeiten und des Beschaffungsvolumens sowie Identifikation von Schwachstellen und Bündelungsmöglichkeiten
- Analyse des Digitalisierungsgrades: Bewertung der eingesetzten Systeme, Schnittstellen und Datenqualität sowie Aufzeigen von Medienbrüchen und bislang ungenutzten digitalen Möglichkeiten
- Gestaltung praxistauglicher Soll-Prozesse: Unterstützung bei klaren Zuständigkeiten, angemessenen Freigaben und Kontrollen sowie – soweit erforderlich – bei der Erstellung einer verständlichen Beschaffungsrichtlinie und eines priorisierten Umsetzungsplans
- Begleitung bei der Prozessumstellung: Unterstützung bei der schrittweisen Einführung neuer Abläufe, der Abstimmung zwischen den Fachbereichen und der Erprobung anhand ausgewählter Beschaffungen
- Implementierung neuer Digitalisierungsmöglichkeiten: Begleitung bei der Auswahl und Einführung geeigneter Lösungen, etwa für digitale Bedarfsmeldungen, Freigaben und Rechnungsworkflows – möglichst unter Nutzung bestehender Systeme und in Abstimmung mit den IT-Anbietern
- Schulung und Verankerung im Alltag: Soweit erforderlich, Unterstützung durch praxisnahe Schulungen, Arbeitsanleitungen und eine Überprüfung, ob die neuen Abläufe die gewünschten Verbesserungen tatsächlich erreichen.
