ViDA, Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter

Die Umsatzsteuer wird digital: Mit ViDA (VAT in the Digital Age) verändert die EU den Umgang mit Rechnungen grundlegend. Was das konkret für Gemeinden bedeutet und warum jetzt Handlungsbedarf besteht, erfahren Sie in der zweiten Folge unserer Serie über die fiktive Gemeinde Schönhaus.

Der Sitzungssaal in Schönhaus ist an diesem Mittwoch ungewöhnlich ruhig. Auf der Tagesordnung steht nur ein Punkt: ViDA – verpflichtende Digitalisierung im Rechnungswesen – Auswirkungen neuer EU-Vorgaben

„Ich sag es euch ehrlich“, beginnt Bürgermeisterin Anna, „früher war eine Rechnung eine Rechnung – ein Blatt Papier. Und wenn es gut gelaufen ist, ein PDF.“

Finanzleiterin Sabine blättert in ihren Unterlagen. „Genau das ändert sich jetzt. Und zwar grundlegend.“ 

„ViDA – VAT in the Digital Age“, sagt sie und schreibt das Wort an das Whiteboard.  „Das ist ein neues Regelwerk der EU, das Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern betrifft, den sogenannten B2B-Bereich. Somit betrifft uns diese Regelung in allen Bereichen, wo wir im umsatzsteuerlichen Sinn als Unternehmer auftreten (mit UID-Nummer) und von Unternehmern einkaufen, Leistungen beziehen oder an Unternehmen Rechnungen ausstellen – zum Beispiel bei der Abwasserversorgung oder beim Kindergarten! Die EU-Richtlinie sieht eine Verpflichtung zwar nur für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU von Unternehmer zu Unternehmer vor; die Mitgliedsländer können die gleichen Regelungen aber auch für nationale Umsätze vorsehen. Österreich wird es wahrscheinlich auch für nationale Umsätze umsetzen – und das vielleicht schon vor dem 1.7.2030. ViDA wird unseren Umgang (Rechnungslegungszeitpunkt, Rechnungserstellung, Rechnungsformat und -übermittlung) mit Rechnungen also komplett verändern. Rechnungen können zukünftig nicht mehr an Unternehmen als PDF per E-Mail versendet werden, wenn es sich um grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen an Unternehmern aus unserem Unternehmensbereich im Sinne der UStG handelt.“ 

„Stellt euch vor, eine Rechnung ist kein Dokument mehr, sondern ein Datensatz. Kein PDF, kein Scan – sondern strukturierte Daten, die in Abhängigkeit vom Übermittlungsweg direkt von System zu System übertragen werden können. Und diese Daten gehen nicht nur an den Leistungsempfänger sondern in Zukunft auch fast gleichzeitig an die Finanzverwaltung – quasi ein Echtzeit-Reporting an die Finanzverwaltung.“ 

Amtsleiter Markus wiederholt fragend: „Unsere Ausgangsrechnungen an Unternehmen zum Beispiel bei Gebühren? Die Eingangsrechnungen im Bauamt?“

„Das ist genau der Punkt, die eigentliche Herausforderung für Schönhaus“, sagt die Finanzleiterin. „Es betrifft nicht nur das Rechnungswesen, und es geht nicht nur um Systeme. Es geht um unsere Abläufe. ViDA zwingt uns, unsere Prozesse neu zu strukturieren und zu digitalisieren.“