Ako zabezpečiť interné oznamovanie protispoločenskej činnosti

Už od roku 2015 majú podniky s 50 a viac zamestnancami viaceré povinnosti v oblasti whistleblowingu. Jednou zo základných povinností je zaviesť interný systém oznamovania protispoločenskej činnosti. Z prieskumu zverejneného v marci 2023 Úradom na ochranu oznamovateľov („Úrad“) však vyplýva, že aj napriek nezanedbateľným sankciám za porušenie tejto povinnosti, viac ako polovica zamestnávateľov interný systém oznamovania nevedie.

Prinášame Vám niekoľko praktických rád ako vo Vašej firme vhodne nastaviť funkčný systém oznamovania protispoločenskej činnosti, a tým sa vyhnúť pokutám zo strany Úradu.

Interný systém oznamovania protispoločenskej činnosti

Zavedenie vnútorného systému oznamovania je v oblasti whistleblowingu jednou z najdôležitejších povinností podnikov s 50 a viac zamestnancami. Podstatnými atribútmi takéhoto vnútorného systému sú:

• Nepretržite dostupný aspoň jeden spôsob oznamovania
  • Tip: Je vhodné mať nastavené aspoň 3 – 4 kanály (spôsoby) na urobenia oznámenia , napr. osobne, poštou (listom), prostredníctvom mobilnej aplikácie na oznamovanie, e-mailom (e-mailová adresa vytvorená špecificky na tento účel), anonymným webovým formulárom, telefonicky. Zamestnanci by mali byť pravidelne informovaní o dostupných spôsoboch oznámenia.
     
• Určenie zodpovednej osoby
  • Tip: Úrad odporúča zamestnávateľom, aby uplatňovali princíp „viacerých očí“. V praxi to znamená, že okrem zodpovednej osoby by mal zamestnávateľ určiť aj ďalšiu osobu/osoby, ktoré majú prístup k oznámeniam a na ich vybavovaní sa podieľajú spoločne so zodpovednou osobou. Zamestnávateľ tak zabezpečí väčšiu mieru nestrannosti a včasnosti riešenia oznámení.
     
• Vydanie interného predpisu zamestnávateľa, ktorým sa určujú podrobnosti o podávaní, preverovaní a evidencii oznámení
  • Tip: Interný predpis by mal spĺňať predovšetkým nasledovné:
    • mal by byť napísaný v jasnej a zrozumiteľnej forme s jednoznačným zadefinovaním pojmov súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti;
    • odkazovať na príslušné právne predpisy;
    • obsahovať podrobný popis postupu urobenia oznámenia s označením jednotlivých dostupných kanálov;
    • informácie o náležitostiach oznámenia;
    • podrobnosti o spracúvaní a ochrane osobných údajov, o evidencii oznámení a mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa vrátane možnosti podania anonymného oznámenia;
    • označenie zodpovednej osoby a popis jej právomocí a povinností;
    • ubezpečenie o neprípustnosti odvetných opatrení;
    • informácie o možnosti obrátiť sa na Úrad, prípadne na odbory, inšpektoráty práce a advokátske kancelárie.

Za nesplnenie povinnosti zaviesť riadny interný systém oznamovania protispoločenskej činnosti  umožňuje v súčasnosti platný a účinný Zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti („Zákon“) uložiť pokutu až do výšky 20 000 EUR. 

Pripravovaná novela Zákona s účinnosťou v treťom kvartáli roku 2023 predpokladá zvýšenie sankcií za nesplnenie uvedenej povinnosti až do výšky 50 0000 EUR zamestnávateľovi, ktorý zamestnáva menej ako 250 zamestnancov, a až do výšky 100 000 EUR zamestnávateľovi s aspoň 250 zamestnancami. V prípade opakovaného porušenia povinnosti môže Úrad uvedené sankcie zvýšiť až na dvojnásobok.

Pri mapovaní oznamovania protispoločenskej činnosti Úrad zistil, že až 44 % slovenských podnikov, na ktoré sa povinnosť vzťahuje, nemá oznamovacie mechanizmy zavedené vôbec, a len v prípade 40 % podnikov spĺňa ich interný systém oznamovania všetky tri základné elementy. Ich najčastejším nedostatkom je absencia interného predpisu.