• Anna Panek, autor |
  • Elżbieta Pawlak, autor |
5 min

E-doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 10 grudnia 2023 roku rozpocznie się w Polsce proces wdrażania systemu doręczeń elektronicznych, a podmioty publiczne jak i prywatne (m.in. przedsiębiorcy) będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania w zakresie e-Doręczeń wydają się korzystne. Elektroniczna forma korespondencji powinna usprawnić wiele procesów, a co więcej będziemy mieć możliwość jej odebrania w każdym momencie.

Co to są e-Doręczenia?

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronach rządowych e-Doręczenia to usługa, która będzie umożliwiała wysyłkę, odbiór jak i przechowywanie korespondencji online.  Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma mieć taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Usługa e-Doręczeń została wprowadzona ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Mimo, iż ustawa obowiązuje już prawie od trzech lat, to dopiero w grudniu tego roku rozpocznie się proces wdrażania systemu doręczeń elektronicznych. Głównym celem ustawy o doręczeniach elektronicznych jest usprawnienie procesów administracyjnych jak i wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych. Zgodnie z założeniami, korespondencja z podmiotami publicznymi ma być bezpłatna, natomiast z podmiotami prywatnymi może być odpłatna.

ZUS i PiP będą przesyłać korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń

Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, że wszystkie podmiotu publiczne (urzędy) będą zobowiązane do korzystania z usługi e-Doręczeń. Termin na obowiązkowe korzystanie z doręczeń elektronicznych określił Minister Cyfryzacji w komunikacie z dnia 29 maja 2023 roku. Zgodnie z tym komunikatem, od dnia 10 grudnia 2023 roku rozpocznie się proces wdrażania rozwiązań technicznych umożliwiających realizację e-Doręczeń. Należy zwrócić uwagę na dość długi okres wdrożenia systemu e-Doręczeń – jest to prawie sześcioletni okres, podczas którego stopniowo kolejne podmioty będą obejmowane tym systemem. Poniżej przedstawiamy szczegółowy haromonogram wdrożenia:

 

PODMIOTY PUBLICZNE

PODMIOTY NIEPUBLICZNE

10 grudnia 2023

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 Ustawy),

Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 Ustawy),

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 Ustawy),

Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 Ustawy),

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 Ustawy),

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 Ustawy).

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza),

Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 roku (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 Ustawy).

 

1 stycznia 2024

 

Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku (art. 152 ust. 1 Ustawy),

Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 2 Ustawy).

10 marca 2024

 

Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku (art. 151 ust. 1 Ustawy).

1 stycznia 2025

Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 Ustawy).

 

1 października 2026

 

Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 3 Ustawy).

1 października 2029

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 Ustawy),

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 Ustawy).

 

 

Pracodawco, od kiedy będą cię obowiązywały zasady e-Doręczeń?

Jak wynika z treści komunikatu oraz powyższej tabeli, każdy pracodawca będzie zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń i korzystania z usługi e-Doręczenia.

Jeśli jesteś nowym pracodawcą:           

  1. w formie spółki (podmiotu zobowiązanego do wpisu do KRS) – to od 10 grudnia 2023 roku jak każdy nowy podmiot podlegający wpisowi do KRS będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych,
  2. w formie działalności gospodarczej (podmiotu zobowiązanego do wpisu do CEiDG) – to od 1 stycznia 2024 roku jak każdy nowy podmiot podlegający wpisowi do CEiDG będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Jeśli zaś jesteś pracodawcą już istniejącym:

  1. w formie spółki (podmiotu zobowiązanego do wpisu do KRS) – to od 10 marca 2024 roku jak każdy istniejący podmiot podlegający wpisowi do KRS będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych,
  2. w formie działalności gospodarczej (podmiotu zobowiązanego do wpisu do CEiDG) – to od 30 września 2024 lub 30 września 2026 roku (w zależności od składania wniosków o zmianę) jako istniejący podmiot podlegający wpisowi do CEiDG będziesz zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Jaka korespondencja będzie objęta systemem e-Doręczeń?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, iż poniższy zakres korespondencji jest wyłączony spod Ustawy (a więc nie będzie miał do nich zastosowania system e-Doręczeń):

  1. korespondencja zawierająca informacje niejawne,
  2. korespondencja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
  3. korespondencja w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz
  4. w przypadku gdy przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.

e-Doręczenia tylko pomiędzy organami publicznymi czy też pracownikami?

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą miały grupy podmiotów niepublicznych i publicznych określone w powyższej tabeli. Obywatele mają możliwość złożenia wniosku o adres do doręczeń elektronicznych, jednak jest to dobrowolne