Praca zdalna w Kodeksie pracy

W październiku 2020 roku informowaliśmy Państwa w naszej publikacji o konsultacjach, jakie się odbywały w zakresie wprowadzenia przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Od października trwał dialog pomiędzy Rządem a stroną społeczną w tym zakresie.

W ubiegłym tygodniu do Rządowego Centrum Legislacyjnego trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który przewiduje wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, iż projekt przewiduje uchylenie dotychczasowych przepisów o telepracy i zastąpienie ich regulacją dotyczącą pracy zdalnej. W ocenie autorów projektu ustawy, obecnie obowiązujące przepisy regulujące telepracę nie są elastyczne i przepisy te powinny ulec zmianie.

Poniżej przedstawiamy główne założenia projektowanych zmian.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, praca zdalna jest to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zwracamy uwagę, iż w ww. definicji przewidziano, iż praca może być wykonywana w trybie zdalnym „całkowicie” lub „częściowo”. Oznacza to, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub w tzw. formie hybrydowej (np. 3 dni w zakładzie pracy, 2 dni z domu).

Co więcej, definicja pracy zdalnej przewiduje również zasady określania miejsca, w którym praca zdalna ma być przez pracownika wykonywana. Pracodawca i pracownik mają uzgodnić miejsce wykonywania pracy w formie pracy zdalnej.

Zgodnie z projektowanymi przepisami praca zdalna będzie mogła być wprowadzona zarówno w momencie nawiązania stosunku pracy (podpisania umowy o pracę), jak i w trakcie zatrudnienia.

Ponadto, projekt ustawy przewiduje, iż pracodawca będzie miał możliwość polecenia wykonywania pracy w formie zdalnej w dwóch sytuacjach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także
• gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Pracodawca będzie uprawniony do wydania takiego polecenia pod pewnym warunkiem - pracownik musi uprzednio złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z uzasadnieniem, wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej, oprócz spełnienia ustawowych przesłanek, będzie wymagało w pierwszej kolejności uzyskania od pracownika informacji, czy posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Dopiero oświadczenie pracownika w tym przedmiocie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia. Przy czym należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł ich weryfikować ani podważać.

Warto zwrócić uwagę, iż złożenie przez pracownika takiego oświadczenia będzie warunkowało możliwość wydania polecenia. Zatem, gdy pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania polecenia w zakresie wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Warto również wspomnieć, iż projekt ustawy przewiduje sytuacje, w których pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej.

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący w sytuacji, gdy złożą go następujące osoby:

1. pracownicy - rodzice wychowujący dziecko do 4 roku życia,
2. pracownicy - rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
3. pracownicy - rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
4. pracownicy - rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie  wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku ww osób, gdy wykonywanie przez nich pracy w formie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednakże w takiej sytuacji, pracodawca ma być zobowiązany do poinformowania w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia złożenia wniosku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku.

Projekt ustawy przewiduje, iż zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową; w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W sytuacji gdy pracodawca nie będzie mógł dość do porozumienia ze związkami zawodowymi (w terminie 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia), pracodawca ma być uprawniony do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe zasady wykonywania pracy będą określone przez pracodawcę w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Należy zauważyć, iż projekt ustawy przewiduje, że w sytuacji niewydania przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej lub nie podpisania porozumienia, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Projektowane przepisy zakładają, że porozumienie lub regulamin powinien określać:

1. grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów (m.in. materiałów czy kosztów energii elektrycznej),
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (w sytuacji określonej w ustawie),
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7. zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Projekt ustawy przewiduje, iż każdej ze stron będzie przysługiwało prawo do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej. Po upływie tego terminu pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika, a przywrócenie poprzednich warunków może nastąpić na podstawie porozumienia zmieniającego.

Warto również zauważyć, iż brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę zdalną, jak również zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i powrót do „standardowego” trybu pracy nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę.

Zgodnie z projektowanymi przepisami na pracodawców zostaną dołożone nowe obowiązki.

Pracodawca będzie zobowiązany m.in. do:

• dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi,
• pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu/ regulaminie/ poleceniu/ porozumieniu zawartym z pracownikiem, czy
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Alternatywnie pracodawca będzie mógł wypłacić pracownikowi ryczał, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawcy będzie przysługiwało prawo do kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną, w miejscu wykonywania tej pracy na zasadach określonych w porozumieniu/ regulaminie/ poleceniu/ porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Nowe uregulowania przewidują także wprowadzenie dodatkowych przepisów mających na celu ochronę pracowników wykonujących pracę w formie pracy zdalnej. Pracownik nie będzie mógł być dyskryminowany zarówno z powodu podjęcia, jak i odmowy podjęcia pracy zdalnej.

Planowana nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza także szereg rozwiązań z zakresu BHP, m.in. wskazuje na obowiązki, które będą musiały być realizowane przez pracodawcę względem pracownika, jak również wprowadza wymóg sporządzania oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną.

Dodatkowo przepisy przewidują uregulowanie kwestii wypadku przy pracy w czasie wykonywania pracy przez pracownika w formie pracy zdalnej. Planuje się, iż obecnie obowiązujące przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą  mieć zastosowane odpowiednio także do pracy zdalnej. W projektowanych przepisach proponuje się, aby zgłoszenie wypadku było równoznaczne z wyrażeniem zgody na dokonanie oględzin miejsca wypadku, z zastrzeżeniem konieczności uzgodnienia z pracownikiem terminu dokonania tych oględzin.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu wymagają formy pisemnej, będą mogły być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. W uzasadnieniu autorzy projektu wskazują, iż powyższy przepis będzie miał miedzy innymi zastosowanie w stosunku do wniosków dotyczących: czasu pracy (np. wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracownika), uprawnień rodzicielskich (np. wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego), czy też udzielenia urlopu bezpłatnego.

Na sam koniec warto wspomnieć o przewidzianej w projekcie ustawy możliwości wykonywania pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym. W miare możliwości pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić.

Będziemy na bieżąco informować Państwa o pracach związanych z niniejszym projektem ustawy.