Obligations juridiques des Sociétés Commerciales

🡒 Vous aider à y voir plus clair 

🡒 Sécuriser votre situation 

🡒 Vous donner les bons repères

Sujet(s)

Vos obligations

• Obligation de déclaration, de mise à jour et de conservation des éléments concernant le Bénéficiaire effectif ;
• Déclaration au moment de la création de la société : Les bénéficiaires effectifs doivent être déclarés au moment de la création de la société. Cela nécessite de formuler une demande aux fins d'inscription sur le registre des bénéficiaires effectifs auprès de la Direction du Développement Economique. Cette inscription au registre des bénéficiaires effectifs se fait via un formulaire de déclaration dédié accompagné de toutes les pièces justificatives propres à établir l'exactitude des informations qui y sont portées.
• Déclaration modificative (en cours de vie sociale) : Tout changement relatif aux bénéficiaires effectifs doit faire l’objet d’une déclaration dans les 30 jours à compter dudit changement.
• Obligation de tenir à jour et de conserver et les informations adéquates, exactes et actuelles sur les bénéficiaires effectifs et sur les intérêts effectifs détenus, ainsi que les pièces justificatives correspondantes : elles doivent être disponibles au siège social de la personne morale ou en un autre lieu à Monaco notifié au service au service du répertoire du commerce et de l'industrie.
• Obligation pour les dirigeants et liquidateurs de conserver les informations et pièces justificatives pendant 10 ans après la dissolution ou la liquidation, dans un lieu à Monaco communiqué au service au service du répertoire du commerce et de l'industrie.

Sujet(s)

Vos obligations

• Obligation de désigner un responsable des informations élémentaires et des informations sur leurs bénéficiaires effectifs lors de l’inscription au Répertoire du Commerce et de l’Industrie :  Toute personne morale demandant son inscription au Répertoire du Commerce et de l’Industrie doit communiquer audit service, dans le mois de l’inscription, l'identité de la ou des personnes désignées comme responsables des informations élémentaires de la personne morale et, si elle est différente, celle de la ou des personnes responsables des informations sur les bénéficiaires effectifs. Pour mémoire, vous devez choisir entre deux formulaires : le formulaire RIE-MC  concerne le Responsable choisi résident en Principauté, choisi parmi les associés, actionnaires, personnels, dirigeants, membres ou les représentants des associés, actionnaires, dirigeants ou membres personnes morales ; A défaut de disposer d’un responsable choisi parmi les personnes ci-dessus résident en Principauté, vous devrez désigner, via le Formulaire RIE-EPNFD, un professionnel (Un avocat défenseur, avocat ou avocat stagiaire ;  Un expert-comptable ou un comptable agréé ;Un notaire ;Un Company service provider ;Un conseil dans le domaine juridique ;Un multi family office) sous réserve pour ce professionnel d’accepter cette fonction.
• Toute modification relative à la ou aux personnes désignées doit être communiquée au service du répertoire du commerce et de l'industrie dans le mois suivant cette modification ;
• NB : La société doit toujours être titulaire d’un compte bancaire en Principauté

• Obligation d’obtenir et de mettre à jour les informations élémentaires et les informations sur les bénéficiaires effectifs.

• Obligation de les conserver les informations et pièces justificatives pendant 10 ans après la dissolution ou la liquidation de la société.

Sujet(s)

Vos obligations

• Toute personne inscrite au répertoire doit confirmer les informations déclaratives en inscription ou en modification tous les cinq ans à compter de la date d’inscription, ce alors même qu’elle aurait fait l’objet d’une ou plusieurs déclarations modificatives ou rectificatives au cours de la période quinquennale ;
• Toute personne inscrite au répertoire doit procéder à la déclaration quinquennale au plus tard dans le mois de la notification du service du répertoire du commerce et de l’industrie lui enjoignant de procéder à la formalité.

Sujet(s)

Vos obligations

• Toute société commerciale tient un registre de ses associés/actionnaires avec l'indication de leur identité.
• Ledit registre doit être conservé et disponible au siège social de la société, ou à défaut, en un autre lieu à Monaco et notamment, auprès de l'une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l'article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l'article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l'identité est communiquée au service du répertoire du commerce et de l'industrie.

NB : Ce registre est établi dans les formes et conditions déterminées par ordonnance souveraine.

À peine de nullité de la convention par laquelle un associé, un actionnaire, un dirigeant ou un administrateur agit pour le compte d'une autre personne, le registre doit mentionner l'identité de ces derniers, et désigner le mandant et le mandataire.

• Les informations de ce registre doivent être tenues à jour en permanence.

Sujet(s)

Vos obligations

• À peine d’inopposabilité aux tiers, toute modification portant sur l’une de ces informations élémentaires doit faire l’objet, par toute personne physique ou morale inscrite, d’une déclaration complémentaire ou rectificative en vue de sa mention au répertoire. Cette déclaration doit être effectuée auprès du service dans le mois de l’acte constatant la modification ou le cas échéant, de la délivrance du récépissé de la déclaration d’intention d’exercer ou de l’autorisation administrative portant sur la modification concernée.
• Ce délai peut être prorogé par le Directeur du Développement Économique pour un délai qu’il détermine, sur simple demande motivée et justifiée. La déclaration doit être accompagnée des pièces justificatives propres à établir l’exactitude des informations modifiées.
• Font notamment l’objet d’une déclaration en application de l’article 4 en vue d’une mention au registre :

1°) la cessation partielle ou totale d’activité, qu’elle soit temporaire ou définitive, avec possibilité de déclarer le maintien de l’inscription, en cas de cessation totale, pour une période qui ne peut dépasser six mois ;

2°) pour les personnes exerçant en nom personnel, le décès de la personne inscrite avec possibilité de déclarer le maintien provisoire de l’inscription pendant le délai maximum d’un an, et si l’exploitation se poursuit sous réserve de la délivrance d’un récépissé de déclaration ou de l’obtention de l’autorisation, la déclaration est faite par la ou les personnes poursuivant l’exploitation avec l’indication de leur identité ;

3°) la dissolution de la personne morale ;

4°) le décès d’un associé, d’un actionnaire ou d’un dirigeant d’une personne morale inscrite. 

Sujet(s)

Vos obligations

• Les sociétés commerciales sont soumises à l'obligation de tenue d'une comptabilité, d’approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social  et de procéder au dépôt des comptes conformément aux dispositions légales applicables aux diverses formes de sociétés (SARL et SAM).