KPMG Visszaélés-bejelentő Rendszer

A legalább 50 személyt foglalkoztató vállalatok, a vállalat tevékenységétől függetlenül;

A foglalkoztatottak számától függetlenül bizonyos további, a törvényben pontosan meghatározott vállalatok: például Pmt. törvény hatálya alá tartozó vállalatok, így pénzügyi szolgáltatók, hitelintézetek, ügyvédi irodák, tevékenységük folytatása során 3 millió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést elfogadó kereskedők;

Igen, meg kell vizsgálni, hogy a működő rendszer mennyiben felel meg/tér el az új a törvényi előírásoktól. Az eredmény alapján előfordulhat, hogy az új szabályoknak megfelelően a rendszert hozzá kell igazítani az új szabályokhoz, vagy akár át kell alakítani a rendszert és a folyamatokat. Érdemes figyelni például az írásbeli és szóbeli bejelentés lehetőségével, illetve a pártatlan kivizsgálással kapcsolatos előírásokra!

A bejelentőrendszer működésének függetlenségét két módon lehet biztosítani: vagy egy dedikált munkavállalót alkalmazunk, aki a bejelentések kezeléséért felel, vagy kiszervezzük egy harmadik félnek bejelentőrendszerünk üzemeltetését. Utóbbi megoldás nagyobb rugalmasságot és költségelőnyt biztosít a cégeknek, hiszen ebben az esetben mind az informatikai rendszer létrehozása, mind annak üzemeltetése és menedzselése lekerülhet a cég válláról.

Két fő különbséget láthatunk: Az első a bevezetési határidő, ami a kkv-k esetén fő szabály szerint 2023. december 17., a többi szervezet esetében  a törvény kihirdetéstől számított 60. nap, azaz 2023. július 24. A másik különbség, hogy a kkv-k közösen is üzemeltethetnek belső visszaélés-bejelentő rendszert, a többieknek azonban saját erre szolgáló bejelentő felülete, saját eljárási szabályzata, saját szervezeti egységre, vagy kiszervezett megbízottra (külső szervezetre vagy bejelentővédelmi ügyvédre) van szüksége.

Igen, ezen vállalatoknak is van tennivalójuk. Hiába működik egy nemzetközi nagyvállalatnál globális, központi bejelentőrendszer, ez nem elégséges, mivel a törvény értelmében lokális rendszerre is szükség van. A maximum 250 főt foglalkoztató cégeknek (azaz a KKV-knak) azonban lehetőségük van összeállni és együtt, közösen műkötethetik a bejelentőrendszerüket.

Bár a jogszabály konkrétan nem határozza meg, hogy mit ért a pártatlanság követelménye alatt, az azt hivatott biztosítani, hogy a bejelentés kivizsgálása elfogulatlanul és objektív módon történjen. Ennek értelmében a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki a bejelentéssel érintett cselekményhez vagy személyhez kötődik, vagy kötődni látszik. A bejelentővédelmi rendszer hatékony működését megkérdőjelezné a pártatlanság hiánya.

Jogszerűen megtett bejelentés esetén a bejelentőt védelem illeti meg, ha a bejelentőt megtorlás érte, és a bejelentett cselekmény bizonyos, a törvényben konkrétan felsorolt uniós jogszabályokat és azok megfelelését biztosító nemzeti jogszabályokat sérti.

Ennek értelmében a bejelentőt védelem illeti meg a vele szemben a bejelentés miatt megvalósított hátrányos intézkedésekkel szemben (például nem lehet emiatt jogszerűen megszüntetni a munkaviszonyát), illetve egyebek mellett a bejelentő mentesül a bejelentés tekintetében a titoktartási kötelezettség alól: nem terheli felelősség a védett titok (például üzleti titok, know-how) felfedéséért, ha arról jogszerűen van tudomása, és azt a jogszerű bejelentés érdekében felfedi.

A törvény célja annak biztosítása, hogy a bejelentőt ne érhesse hátrány a jogszerűen megtett bejelentés esetén.

A bejelentőt védő intézmény továbbá az ún. bejelentővédelmi ügyvéd megbízása, aki a teljes visszaélés-bejelentési folyamatot kezelheti oly módon, hogy a bejelentést a megbízójához továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében titoktartásra köteles.

A bejelentő anonim módon (személyazonosságának felfedése nélkül) is tehet bejelentést, aminek jelentősége, hogy védelmet jelent a bejelentők számára, hiszen a bejelentők személyazonosságát nem fedhetik fel, így megtorlás sem érheti őket.

Amennyiben a bejelentőt később esetlegesen mégis azonosítják és emiatt megtorlás érné, az ún. bejelentővédelmi intézkedések az anonim bejelentőt is megilletik, ha jogszerű bejelentést tett.

Egy visszaélés-bejelentő rendszer bevezetése számos részfeladatot foglal magába: belső szervezési, jogi, informatikai részei vannak, amelyhez a hatékony működés biztosítása végett tájékoztatási, oktatási feladatok is járulnak.

A bejelentő rendszert integrálni kell a vállalat kultúrájába. Fontos, hogy rendszeres legyen a kommunikáció a vezetőség részéről. Nagyon fontosak a tréningek is, ezeket érdemes személyre vagy szervezeti egységekre szabni, mivel mindenhol más-más kockázati tényezők találhatók.

Elkerülendő, hogy a munkatársak elbagatellizálják, esetleg személyes célokra használják a bejelentő-rendszert.

Teljesen egyértelműnek kell lennie annak, hogy a bejelentő rendszer használata semmilyen összefüggésben nincs a teljesítményértékelő rendszerrel, és semmilyen retorzió nem érheti azt, aki bejelentést tesz.

Bejelentéskezelési eljárásrend kidolgozása és bevezetése: A megfelelő működés biztosítsa érdekében szükséges egy olyan szabályzat kidolgozása, amely a bejelentéstételek és azok kivizsgálásának eljárásrendjét rögzíti.

Adatvédelmi dokumentáció aktualizálása: A bejelentésekhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató kidolgozása, az adatkezeléshez való hozzájárulás dokumentálása, az adatvédelmi szabályzatok kiegészítése.

Tájékoztatás és képzés: A munkavállalók és üzleti partnerek tájékoztatása a bejelentéstétel lehetőségéről és módjairól, és az eljárás menetéről, erre vonatkozó szerződéses klauzulák kidolgozása, valamint belső képzések lebonyolítása.

Közreműködés kivizsgálásban: A jogellenes cselekmények kategóriáinak jogi értékelése, közreműködés a cselekmények kivizsgálásában, esetlegesen bejelentővédelmi ügyvéd segítségének igénybevétele.

Gyakran ismételt kérdések

1. Mely vállalatok érintettek a törvény rendelkezései alapján?

2. Akkor is van tennivaló, ha egy cégnél már működik visszaélés-bejelentő rendszer?

3. Hogyan tudják biztosítani a cégek az említett függetlenséget?

4. Miben tér el a szabályozás a KKV-k és a nagyvállalatok vonatkozásában?

5. Ha egy nemzetközi cégcsoporthoz tartozó cégnek van csoportszintű bejelentő rendszere, akkor szükséges-e a magyar entitásnak is saját rendszert létrehoznia?

6. A törvény előírja a vizsgálat és a vizsgáló pártatlanságát. Mit kell érteni ezalatt?

7. Mit jelent a bejelentővédelem a gyakorlatban?

8. Mi az anonimitás jelentősége?

9. Hogyan érdemes nekikezdeni a visszaélés-bejelentő rendszer bevezetésének

10. Hogyan támogatja a vállalatokat a KPMG a visszaélés-bejelentő rendszerek kialakításában? Mik a legfontosabb jogi feladatok?

11. Miért érdemes kiszervezni a visszaélés-bejelentő rendszerek működtetését?

A törvény által is megkövetelt függetlenséget a kiszervezett megoldás biztosítja legjobban. A munkavállalók számára is így a legegyértelműbb, hogy a rendszer független.

Házon belül működtetett visszaélés-bejelentő rendszer esetén a szervezeten belül külön szervezeti egységet kell létrehozni, ami sokkal költségesebb, illetve nehezebb az anonimitást, függetlenséget és a pártatlanságot garantálni.

A KPMG rendszerének használata biztosítja az anonim kommunikációt, ami nagymértékben megkönnyíti az információk begyűjtését. A KPMG megoldásának választásával az érintett cégek minden kapcsolódó tehertől megszabadulnak.

A bejelentések kivizsgálásakor alapkövetelmény a pártatlan vizsgálat és a pártatlan vizsgálók. Mivel több mint 40 csalástípus létezik, fontos, hogy megfelelő szakértői erőforrásokat vonjunk be, hiszen senki se érthet mindenhez. A legtöbb esetben szükség van a bejelentett visszaélés jogi értékelésére, így a kivizsgálás kiszervezésével sokrétű tudással rendelkező szakértői csapatra bízhatjuk a vizsgálatokat.

A KPMG visszaélés-bejelentő rendszere komplett megoldást nyújt egy olyan visszaélés-bejelentő és folyamatkezelő rendszer bevezetésére és működtetésére, amely mindenben megfelel a törvény követelményeinek. Biztosítja a teljes visszaélés-bejelentési folyamat kezelését, és lehetőséget teremt, hogy anonim módon lehessen kommunikálni a bejelentővel. A rendszerben minden bejelentés egyedi esetszámot kap, visszakövethető, ugyanakkor garantált az anonimitás.

A KPMG felhőalapú megoldása egyben biztosítja a technológiát és az ügykezelési folyamatot. A rendszer nagymértékben a felhasználó cégre szabható (design, magyar felhasználói felület).