Rajat ylittävän työskentelyn verotus ja hyvän hallinnon perusteet

Rajat ylittävä työskentely on merkittävässä roolissa nykypäivän globaalissa toimintaympäristössä. Työntekijöiden lähettäminen ulkomaille töihin tai rekrytoiminen Suomeen on monille yrityksille keskeinen edellytys liiketoiminnan kasvulle ja osaavan työvoiman saamiseksi. Lisäksi yhä useammalta yritysten avainhenkilöltä edellytetään työskentelyä useassa eri valtiossa sijaitsevissa työnantajayrityksen toimipisteissä.

Rajat ylittävä työskentely tuo omat haasteensa henkilökohtaiseen verotukseen, ja verotusta varten annettavien tietojen toimittaminen kahden tai useamman valtion veroviranomaisille on työlästä ja edellyttää huomattavia ponnistuksia työntekijältä. Verotuksen toimittamisen eriaikaisuus haastaa velvollisuuksien täyttämistä entisestään. Kun huomioidaan eri valtioiden asettamat sanktiot ilmoittamisen puutteista, useassa valtiossa verovelvollista työntekijää voi odottaa huomattavat taloudelliset ja jopa rikosoikeudelliset riskit.

Hyvän hallinnon perusteet, kuten hallinnon oikeusperiaatteet yhdenvertaisuudesta ja suhteellisuudesta, muodostavat verotuksen ja sen prosessien toiminnan kulmakivet varmistaen verotuksen oikeudenmukaisuuden ja avoimuuden.

Yhdenvertaisuusperiaate edellyttää, että henkilöitä kohdellaan johdonmukaisesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Samanlaisissa tilanteissa on noudatettava pääasiallisesti yhdenmukaista menettelyä. Suhteellisuusperiaate vuorostaan edellyttää, että viranomaisen toiminta on oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään. Kansainvälisessä verotuksessa tämä korostuu esimerkiksi valvontatoimenpiteiden kohtuullisuudessa ja tasapainossa, eikä niiden tule olla kohtuuttoman rasittavia verovelvollisille.

Suomessa henkilöiden tuloverotus on verrattain vaivatonta; verovelvolliset saavat automaattisesti esitäytetyn veroilmoituksen, joka sisältää laajasti tietoa verovuoden tuloista ja vähennyksistä. Käytännössä tilanne muuttuu usein monimutkaisemmaksi rajat ylittävissä tilanteissa tai kun henkilöä verotetaan useassa maassa.

Verohallinnon veroilmoituslomakkeet ja sähköinen ilmoittaminen on suunniteltu ensisijaisesti kotimaisia tilanteita varten – ne eivät huomioi riittävällä tavalla kansainvälisen työskentelyn tilanteiden moninaisuutta tai ohjaa selvittämään verovelvollisen olosuhteita siinä laajuudessa, mitä Verohallinto verotusta toimittaessa kuitenkin edellyttää. Jos verovelvollisella on tuloja ulkomailta tai hän työskentelee rajat ylittävästi kokonaan tai osittain, ei verovelvollisella tyypillisesti ole mahdollisuutta ilmoittaa kaikkia verotuksen toimittamiseksi vaadittavia tietoja veroilmoituksen yhteydessä eri valtioiden verotuksen toimittamisen eriaikaisuuden takia, jolloin pääsääntöisesti verovelvollinen saa veroilmoituksen antamisen jälkeen pyynnön selvittää puuttuneita tietoja.

Vaikka tietoja näissä tilanteissa annetaan perustellusti veroilmoituksen antamiselle säädetyn määräajan jälkeen, Verohallinto saattaa vielä määrätä veronkorotuksen puutteellisesti annetun veroilmoituksen johdosta.

Hyvä hallinnon perusteet velvoittavat suhteellisuuteen ja yhdenvertaisuuteen, mutta käytännön kokemusten mukaan monet ulkomailla työskentelevät tai Suomeen saapuneet henkilöt saavat lukuisia hyvin laajoja selvityspyyntöjä verrattuna puhtaasti kotimaisiin tilanteisiin; nämä selvityspyynnöt koskevat usein henkilön asumista ja perheolosuhteita, joita verovelvollinen joutuu selvittämään seikkaperäisesti esimerkiksi verosopimuksen mukaista asuinvaltiota koskevan vaatimuksen tueksi. Vaikka verotuksessa todistustaakka ja paras mahdollisuus selvityksen esittämiseen on henkilökohtaisten olosuhteiden osalta usein verovelvollisella itsellään, esimerkiksi verosopimuksen mukaisen asuinvaltion vahvistamiseksi henkilön on usein esitettävä tarpeettoman laajaa selvitystä olosuhteistaan. Verovelvollisen asunnon kalusteiden ja muun varustelutason selvittäminen viranomaisille herättää pohtimaan, onko kysytty selvityksen laajuus olennaista ja suhteellista verotuksen toimittamiseksi.

Suhteellisuusperiaatteen mukaisuuden haasteiden lisäksi toinen merkittävä haaste liittyy siihen, että usein rajat ylittävän työskentelyn verotuskysymysten kohdalla törmää kohtuuttomiin aikatauluihin huolimatta lain edellyttämästä kohtuullisesta määräajasta selvityksen antamiselle. Tällöin laajaa selvitystä henkilön olosuhteista tai asuinpaikkatodistusta vaaditaan jopa vain parin viikon vastausajalla, vaikka rajat ylittävissä tilanteissa olisi usein päinvastaisesti tarvetta tavanomaista pidemmille selvitysajoille. Kun verovelvollisuus voi olla useassa maassa, tarvitaan usein keskimääräistä enemmän aikaa myös siihen, että toisen maan viranomainen pystyy toimittamaan Suomen verotusta varten vaadittavia asiakirjoja esimerkiksi verotusasemasta toisessa maassa. Välillä voikin vaikuttaa, että viranomaistyössä ei aina tunnisteta ulkomaantyöskentelyyn liittyviä tilanteita ja olosuhteita.

Hyvän hallinnon perusteet muodostavat vankan perustan verotukselle. Niiden soveltaminen on erityisen tärkeää rajat ylittävään työskentelyyn liittyvissä tilanteissa, joissa monimutkaiset säännökset lisäävät epävarmuutta verotuksen lopputuloksesta. Tasapuolinen kohtelu ja suhteellisuus ovat avainasemassa varmistettaessa, että verotuskäytännöt palvelevat kaikkia asianosaisia oikeudenmukaisesti ja tasavertaisesti. Verotuksen prosesseja onkin hyvä jatkuvasti kehittää vastaamaan muuttuviin haasteisiin. Lisäksi on varmistettava, että rajat ylittävästi työskentelevät voivat luottaa, että verotus on oikeudenmukaista ja viranomaisten työmenetelmät sekä prosessit tukevat myös rajat ylittävien tilanteiden erityiskysymysten selvittämistä yhdenvertaisuuden varmistamiseksi ja virheellisen verotuksen välttämiseksi.

Työntekijän ja tämän työnantajan näkökulmasta on tärkeää hoitaa veroasiat aikataulussa ja varmistaa, että niin Suomen kuin toisen valtion verotukseen liittyvät vaatimukset tulevat täytetyksi. Näin voidaan välttää mahdolliset aikaa vievät korjaukset myöhemmin sekä pienentää työntekijän riskiä ilmoittamisen puutteellisuudesta seuraavista sanktioista.

Puhtaasti kotimaisessa työskentelytilanteessa oleva työntekijä on edelleen eri asemassa kuin Suomeen työskentelemään saapunut tai ulkomailla työskentelevä henkilö. Rajat ylittävä työskentely vaatiikin huolellista suunnittelua ja hallinnollisten prosessien tarkkaa noudattamista. Verovuodelta 2024 annettavien veroilmoitusten jättämiseen keväällä 2025 on hyvä valmistautua kokoamalla tulo- ja vähennystiedot sekä näitä tukeva dokumentaatio, ja ilmoittaa verotuksen toimittamiseen vaadittavat tiedot kattavasti jo veroilmoituksella. 

Tärkeintä on olla tietoinen verotukseen liittyvistä velvoitteista ja hankkia tarvittava tuki ja ohjaus ajoissa, jotta ulkomailla työskenteleminen tai Suomeen saapuneen työntekijän työskentely sujuu mahdollisimman kitkattomasti. KPMG:n veroasiantuntijat auttavat velvollisuuksissa sekä varmistavat, että kaikki tarvittava dokumentaatio on olemassa ja vaaditut toimenpiteet suoritetaan oikein ja ajallaan.

Vaikka huolellinen valmistautuminen ja tuen hankkiminen ovat tärkeitä askeleita velvollisuuksien täyttämisessä, olisi toivottavaa, että verotuksen toimittamista varten tarvittavien tietojen ilmoittaminen kehittyy suuntaan, jossa myös kansainväliset tilanteet tunnistetaan paremmin. Yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisesti jokaisella tulisi olla mahdollisuus täyttää verotukseen liittyvät velvoitteet ilman tarpeettomia vaikeuksia ja ilman pelkoa sanktioista.

Marika Kaitamaa

Veroasiantuntija, People Services

+358 40 911 2643

Nea Nurmela

Veroasiantuntija, People Services

+358 447 457 171