Teknologian ja data-analytiikan hyödyntäminen ulkomaankomennuksissa

Tämä kirjoitus on kolmiosaisen juttusarjan viimeinen osa, jossa käsittelemme KPMG:n Global Assignment Policies & Practices Survey -tutkimuksen tuloksia liittyen ulkomaankomennusten linjauksiin ja käytäntöihin yrityksissä. Tulokset perustuvat lähes 400 global mobility -ammattilaisen vastauksiin eri toimialojen yrityksistä 25 eri maassa. Tässä osassa paneudumme teknologian ja data-analytiikan hyödyntämiseen osana kansanvälistä liikkuvuutta.

Viimeisen kahden vuoden kansanvälistä liikkuvuutta ja yritysten toimintaa on haastanut niin pandemia kuin geopoliittinen tilannekin. Samalla yhä useampi yritys etsii aktiivisesti uusia tapoja kansainväliseen liikkuvuuteen. Edelleen on myös vahvasti näkyvillä trendi, jonka tarkoituksena on tuoda kansainvälinen liikkuvuus kiinteämmäksi osaksi yrityksen strategiaa ja talent managementtia. GAPP-tutkimuksen tulokset osoittavat, että aiempaa useampi yritys turvautuu teknologiaan kansainvälisen liikkuvuuden hallinnassa, mutta silti yli puolet tutkimukseen osallistuneista yrityksistä ei hyödynnä teknologiaa hallinnoidakseen kansainvälistä liikkuvuutta. 

Teknologian hyödyntäminen tukee ja virtaviivaistaa komennusten hallintaa ja riskienhallintaa sekä helpottaa esimerkiksi kustannusarvioiden tekemisessä. Moni myös tavoittelee parempaa työntekijäkokemusta teknologisten ratkaisujen avulla. Erityisesti markkinoilla tarjolla olevien online-portaalien ja matkapuhelinsovellusten suosio on kasvanut. Työntekijät kokevat appien ja selkeiden portaalien käyttämisen nopeana ja tehokkaana välineenä, ja niiden tarkoitus onkin vähentää työntekijöiden hallinnollisiin tehtäviin käyttämää aikaa. Näyttääkin siltä, että jo neljännes vastaajista käyttää jonkinlaista itsepalvelualustaa. Itsepalvelualustat olisivat myös hyvä pohja erilaisille valinnanvapautta korostaville ulkomaankomennuskäytänteille ja näihin liittyville etuuspaketeille, jolloin työntekijät voisivat itse valita heidän tarpeisiinsa sopivia etuuspaketteja.

Suurin osa yrityksistä kokee komennusten hallintajärjestelmän olevan tärkein sekä eniten käytetty teknologiaratkaisu. Melkein puolet tutkimuksen vastaajista käyttää ulkomaankomennuksiin liittyvien kustannusten laskemisessa apuna ohjelmistoa. Myös teknologian hyödyntäminen työmatkustamisen riskiarvion tekemisessä on koettu tärkeäksi ja sen on koettu helpottavan riskien ennakointia.

Kansainvälisen liikkuvuuden odotetaan lähtevän kasvuun parin vuoden hiljaisemman, tai vähintäänkin erilaisen jakson jälkeen. Viimeisen kahden vuoden aikana on ollut nähtävissä trendi, jonka seurauksena paikalliset sopimukset, lyhyet komennukset, toistuva työmatkailu, etätyöt ja näiden hybridimallit ottavat suurempaa jalansijaa kansainvälisessä liikkuvuudessa. Trendien muutos ja liikkuvuuden kasvu luovat osaltaan tarpeen kehittää yrityksen vakiintuneita politiikkoja ja käytäntöjä. Trendien seuraaminen ja tulevien muutosten ennakointi korostaa entistä vahvemmin tarvetta teknologiaratkaisuille, jotka tukevat helppoa tiedonsaantia sekä tulevaisuuden ennustamista. 

Analytiikan ja datan käytön nähdään myötävaikuttavan positiivisesti työntekijöiden tyytyväisyyteen ja monesti hyödyntämällä niitä onnistuneesti voidaan vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden pysyvyyteen.

Teknologian avulla on pystytty jo pitkään tehostamaan kansainvälisen liikkuvuuden aiheuttamaa hallinnollista työtä sekä seuraamaan lainsäädännössä tapahtuvia muutoksia. Yhä enenevissä määrin myös tunnistetaan, että teknologia ja analytiikka luovat arvoa, kun tarkastellaan tiedonhallintaa, sekä tiedon hyödyntämistä osana strategista suunnittelua. Data-analytiikan nähdään olevan perusta komennuspolitiikan suunnittelulle ja strategiselle päätöksenteolle, sillä sen avulla yritykset pystyvät ennakoimaan tulevaa aiempaa paremmin sekä reagoimaan nopeammin globaaleihin muutoksiin.

Herää kuitenkin kysymys: miksi niin moni katsoo pärjäävänsä ilman teknologiaa? Osa vastauksesta todennäköisesti liittyy siihen, että liikkuvan työvoiman määrän ollessa suhteellisen pieni, perinteisemmät Excel -pohjaiset seurannat riittävät. Tutkimuksessa kuitenkin nousee myös esiin strategisen vision ja budjetin puuttuminen – vain noin 15 prosentilla mukana olleista yrityksistä on selkeä visio automaation hyödyntämiselle.

Uskomme vahvasti teknologian, analytiikan ja robotiikan aiempaa laajempaan hyödyntämiseen –kansainvälisen liikkuvuuden parissa työskentelevät asiantuntijat näkevät ne keinoina tehostaa toimintoja. Tämä mahdollistaa ajankäytön priorisoinnin tärkeisiin toimintoihin, kuten avainhenkilöiden rekrytoimiseen, projektien vetämiseen, kehitystoimintoihin ja työsuhteen elinkaaren tärkeimpien tavoitteiden säilyttämiseen.

Erilaisten teknologiaratkaisujen, analytiikan ja robotiikan hyödyntäminen siirtyy vääjäämättä myös Global Mobility maailmaan – Veroasiantuntijamme ovat valmiina tukemaan yritystänne tämän transformaation läpiviennissä sekä varmistamaan, että käytännönne ja politiikanne seuraavat nykyisiä trendejä.

Paula Holmström

Tax & Legal Partner

+358 40 709 2968

etunimi.sukunimi@kpmg.fi

Jasmiina Untamo

Senior Tax Advisor

+358 50 400 9128

etunimi.sukunimi@kpmg.fi