Tämä kirjoitus on toinen osa kolmiosaista juttusarjaa, jossa käsittelemme KPMG:n Global Assignment Policies & Practices Survey -tutkimuksen tuloksia liittyen ulkomaankomennusten linjauksiin ja käytäntöihin yrityksissä. Tulokset perustuvat lähes 400 global mobility -ammattilaisen vastauksiin eri toimialojen yrityksistä 25 eri maassa. Tässä osassa pureudumme työlupiin liittyviin kysymyksiin, jotka tutkimuksen mukaan mietityttävät global mobility -asiantuntijoita erityisesti.
Miksi maahanmuuttoprosessit kestävät niin pitkään ja miten saada business huomioimaan vaadittava aikataulu?
Työvoiman liikkuvuus maasta toiseen on arkipäivää kansainvälisesti toimivissa yrityksissä. Tutkimukseen osallistuneista yrityksistä kuitenkin yli puolelta puuttuu maahanmuuttoon liittyvät pelisäännöt ja toisaalta myös työkalu maahanmuuttoprosessin hallintaan. Epämääräiset prosessit aiheuttavat merkittäviä kustannuksia kansainvälisten projektien pahimmillaan viivästyessä, kun henkilöstö ei pääse kohdemaahan toivotulla aikataululla tai kansainvälisen rekrytoinnin tulo viivästyy lupaprosessien vuoksi.
Teknologian hyödyntäminen kannattaa – joko talon sisäisen järjestelmän tai ulkoisen palveluntarjoajan ratkaisun kautta. Näin saavutetaan paitsi nopeutta ja kustannussäästöjä, mutta myös helpotetaan liikkuvan työvoiman aktiivista seurantaa ja kokonaiskuvan hahmottamista kulloinkin tarvittavista toimenpiteistä ennakoivasti. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että ulkomaankomennusten lupa-asiat ja työntekijöiden asettautuminen uuteen kotimaahan vievät aina oman aikansa eikä mikään teknologiaratkaisu pysty vaikuttamaan esimerkiksi viranomaisten käsittelyaikoihin tai dokumenttivaatimuksiin. Epärealistisia aikatauluodotuksia voidaan kuitenkin vähentää tarjoamalla myös busineksen puolelle suora pääsy seurantajärjestelmiin, joka mahdollistaa työvoiman liikkuvuuden aikataulun ennakoimisen itsenäisesti. Näin projektien aikatauluja voidaan mukauttaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Ulkomaisten maahanmuuttolakien kiemurat
Maahanmuuttolait voivat tuntua monen maan osalta hyvinkin monimutkaisilta. Lisäksi yrityksen ulkomaankomennukset voivat olla keskenään hyvin erilaisia. Tilannearvion tekeminen ja lupaprosessin tehokas läpivienti vaatii erityisosaamista ja eri maiden maahanmuutto- ja lupa-asioihin perehtymistä. Dokumenttivaatimukset ovat usein vaikeaselkoisia ja prosessit työläitä. Yrityksen resursseja sitoutuu ydinosaamisen ulkopuolella oleviin tehtäviin, joka aiheuttaa kustannuksia.
Erilaiset teknologiaratkaisut voivat tarjota ratkaisun avaimet tähänkin haasteeseen. Tarjolla on liikkuvuutta tukevia järjestelmiä, joista saa ajantasaista tietoa muun muassa eri maiden dokumenttivaatimuksista sekä erilaisia työskentelytilanteita varten. Asiantuntijuuden keskittäminen organisaatiossa kimuranttien kysymysten osalta voi myös olla taloudellisempaa kuin hajauttaa hallinnointia kaikille HR-asiantuntijoille.
Jatkuva muutos pätee myös lainsäädäntöön – kuka näissä pysyy perässä?
Maahanmuuttolakien monimutkaisuuden lisäksi myös lainsäädännön ja maahanmuuttosäädösten muuttuminen koettiin haasteena. Vastaajista 39 prosenttia ilmoitti nollatoleranssistaan minkäänlaisille rikkomuksille ja niiden nähtiin aiheuttavan paitsi merkittäviä taloudellisia riskejä, myös peruuttamatonta mainehaittaa yritykselle. Samalla monet yritykset kokivat ”immigration compliancen” erittäin tärkeänä globaalisti jatkuvasti kiristyneessä sääntely- ja riskiympäristössä. Vaikka rokotuspassien ja negatiivisten koronatestitulosten vaatiminen maiden rajoilla vähentyi merkittävästi vuonna 2022, tilalle tuli geopoliittiset haasteet, jotka ovat osaltaan vaikuttaneet maahanmuuttosäädösten tiukentumiseen.
Yritysten on jatkossakin syytä pysyä ajan tasalla uhkaavista globaaleista häiriötekijöistä ja muutoksista seuraamalla tiiviisti toimintaympäristöään ja reagoimalla riittävällä nopeudella. Keskitetty seuranta organisaation sisällä on monissa tapauksissa tehokkain tapa pysyä ajan tasalla ja erilaiset tilannepäivityksiä tarjoavat teknologiaratkaisut voivat vähintäänkin varoittaa muutoksista. Näin yrityksen sisällä voidaan viestiä ennakoivasti maahanmuuttoon liittyvistä muutoksista ja niiden vaikutuksesta yritykseen ja sen työntekijöihin. Tämä voidaan nähdä myös tärkeänä osana sekä yksilö- että yrityskohtaista riskienhallintaa.
Kaikkea ei tarvitse yrittää hoitaa yrityksen sisäisesti, vaan apua on saatavilla. Keskeisimmät tutkimuksessa esiin nousseet syyt käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa kansainvälistä liikkuvuutta koskien olivat palvelun laadun ja tehokkuuden parantaminen, pääsy tietotaitoon, suurivolyymisten ja oman ydinosaamisen ulkopuolella olevien töiden vähentäminen yrityksessä sekä kokonaisvaltainen liikkuvuusohjelmien vaatimustenmukaisuuden parantaminen globaalisti. Erityisesti viimeiseen kohtaan liittyy vahvasti myös yrityksen ESG-tavoitteet ja se, kuinka varmistaa liikkuvuusohjelmien kestävyys sekä ympäristöllisestä, sosiaalisesta että taloudellis-hallinnollisesta näkökulmasta.
Ota yhteyttä
Paula Holmström
Tax & Legal Partner
+358 40 709 2968
etunimi.sukunimi@kpmg.fi
Minna Pekkanen
Global Mobility & Immigration, Assistant Manager
+358 44 0891 888
etunimi.sukunimi@kpmg.fi
