Haaveissa etätyö ulkomailla – mitä työnantajan tulisi tietää?

Lähtökohtaisesti Suomen kansalainen jää Suomen verotuksen piiriin, ellei muutto ole pysyvä. Ulkomaantyötä koskevat tietyt verovapaussäännöt, mutta ne eivät automaattisesti koske etätyötä. Ulkomaan etätyöstä saatu palkkatulo on siis lähtökohtaisesti myös verotettavaa tuloa Suomessa.

Suomen verotusoikeutta voi kuitenkin rajoittaa Suomen ja etätyömaan välinen verosopimus, ja etätyövaltio saattaa herkästi saada oikeuden verottaa tuloa. Etätyövaltion verovelvollisuusasema määräytyy maan kansallisen lainsäädännön perusteella. Usein verovelvollisuus syntyy, jos maassa vietetty aika ylittää kuusi kuukautta, mutta tästä on poikkeuksia.

Mikäli etätyövaltioon syntyy verovelvoitteita, tulee mahdollinen kaksinkertainen verotus poistaa. Välillä se voi vaatia paljon paperityötä ja hermoja. Siksi on tärkeää sopia, maksaako eri maiden velvoitteista työntekijä vai työnantaja.

Lisäksi suomalaiselle työnantajalle voi syntyä etätyövaltioon rekisteröitymis-, raportointi- tai ennakonpidätysvelvoitteita. Näiden hoitaminen edellyttää paneutumista etätyövaltion lainsäädäntöön ja menettelyihin.

Usein ajatellaan, että henkilö säilyy Suomen sosiaaliturvaan piirissä tehdessään etätöitä ulkomailla. Lähtökohtaisesti EU-maassa etätyötä tekevä työntekijä kuuluu sen maan sosiaaliturvaan, jossa etätyö tosiasiallisesti tehdään. Työnantaja voi kuitenkin hakea todistusta Suomen sosiaaliturvaan kuulumiseksi, jos etätyön tekemisestä ulkomailta käsin on sovittu ja tarvittavat edellytykset täyttyvät. Etätyön tulee esimerkiksi olla vain tilapäistä. EU:n ulkopuolella työskentelevien osalta on tärkeä selvittää voimassa olevat sosiaaliturvasopimukset ja millä edellytyksin henkilö voi kuulua Suomen sosiaaliturvaan.

Mikäli etätyövaltioon syntyy sosiaaliturvavelvoitteita, syntyy työnantajalle yleensä rekisteröitymisvelvoite maan sosiaaliturvaviranomaiselle sekä velvollisuus maksaa sosiaaliturvamaksuja etätyövaltioon. Usein erityyppistä raportointivelvoitetta voi syntyä työskentelymaahan myös, vaikka sosiaaliturva jäisikin Suomeen. Suomalaiselle palkanmaksajalle tämä saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia. Asia on kuitenkin aina helpompi hoitaa etukäteen kuin korjata takautuvasti.

Entä sitten työlupa- ja oleskelulupa-asiat? Jos etätyötä on tarkoitus tehdä EU-alueen ulkopuolella, useimmissa tapauksissa tuottavan työn tekeminen edellyttää erillistä lupaa esimerkiksi viisumin, työ- tai oleskeluluvan muodossa. Eri mailla on eri vaatimukset vaadittavien lupien osalta, ja nämä tulee selvittää etukäteen.

Useissa maissa luvan saaminen edellyttää myös paikallisen yhtiön sponsorointia tai paikallista työsopimusta. Työskentely turistiviisumilla on harvoin oikea vaihtoehto.  Työskentely ilman tarvittavaa lupaa voi johtaa huomattaviin sanktioihin niin työntekijälle kuin työnantajalle aina sakoista rikosoikeudellisiin seuraamuksiin ja maineriskeihin. 

Myös yrityksen talous- ja veroasioita hoitavan henkilön tulisi kiinnostua etätyöstä, koska pituudesta ja työtehtävistä riippuen etätyöskentelijä saattaa myös muodostaa yritykselle kiinteän toimipaikan riskin etätyövaltioon. Tämä taas voi johtaa yrityksen liiketuloksen osittaiseen verotukseen etätyövaltiossa. Yritysverovelvoitteiden lisäksi kiinteän toimipaikan muodostuminen aiheuttaa tyypillisesti työnantajalle rekisteröitymis-, raportoimis-, ja ennakonpidätysvelvoitteita.

Etätyöskentelyssä on otettava huomioon myös etätyövaltion työoikeudelliset vaatimukset. Etätyövaltiossa työskentely edellyttää maan pakottavan työoikeudellisen lainsäädännön noudattamista, näin ollen on hyvä ymmärtää, miten esimerkiksi irtisanomistilanteessa irtisanomisajat tai siihen liittyvät korvaukset voivat muuttua, kun henkilö tekeekin Suomen ulkopuolella töitä.

Muistettavien asioiden listalle tulevat myös vielä esimerkiksi työntekijän työmatkavakuutuksen voimassaolo etätyöaikana sekä yrityksen tietosuojan taso.  

On suositeltavaa, että yrityksellä on raamiohjeet sekä toimintamallit, joihin tukeutua etätyöskentelyä harkittaessa ja etätyöstä syntyvien velvoitteiden käsittelemiseksi. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä, joiden korjaaminen takautuvasti voi olla  hankalaa ja kallista.   

Huolellisesti suunniteltuna etätyöjakso ulkomailla voi luoda työnantajalle mahdollisuuksia. Resursseja voi sijoitella joustavammin ja yrityksestä tulee mahdollisesti työnhakijoiden silmissä aiempaa houkuttelevampi.

Työntekijälle etätyö voi lisätä työtyytyväisyyttä ja työtehoa, kun työtä voi tehdä itselleen mielekkäässä ympäristössä. Etätyöjakson onnistumisen kannalta on kuitenkin tärkeää selvittää ja sopia asioista ennalta.