Kui ettevõttes tähistatakse pidulikult Exceli kasutuselevõtu 30. aastapäeva, siis tasub ka mõelda, kas tabelarvutuse tunnustatud abimees täidab endiselt oma rolli parimal moel. Või oleksid tänapäevase äri korraldamisel asjakohased tublisti efektiivsemad IT-lahendused ja äriprotsesside põhjalikum kaardistamine ning teenuste disainimine vastavalt kasutajate reaalsetele vajadustele?
Seda enam, et tänane ennustamatu majandusolukord mõjutab kõiki sektoreid ja ettevõtteid. Isegi kui ei tunta olulist turumuutust, tajutakse kulusurvet, mis omakorda mõjutab äritegevuse tulemuslikkust.
Äriprotsesside kaardistamine annab ettevõtte juhile põhjaliku ülevaate tänastest ärilistest kitsaskohtadest, ära kirjeldatakse kasutajate ootused ja vajadused, protsessidest eemaldatakse üleliigne ning aluseks võetakse ettevõtte pikaajaliste eesmärkide saavutamine.
Võttes aluseks viimase paari aasta statistika ettevõtete nõustamisel, saame anda ülevaate, kuhu kulub ettevõtte tegevustes raha, aeg ning kus tekivad efektiivsuskaod – ehk toome nähtamatu nähtavale ja aitame saada nägijaks.
Investeeringud tulemuslikkuse parandamisse
Eesti erasektor investeerib arendustegevusse ca 2 korda vähem kui ülejäänud Euroopa, vastavalt 0,6% SKP-st Eestis ja 1,3% Euroopas keskmiselt. Seejuures Rootsis on see näitaja 2,4% ja Saksamaal 2,2%. Siit ka kriitiline küsimus, kas meie ettevõtted investeerivad sellepärast vähem, et kasumlikkus on madal või madal kasumlikkus on tingitud vähestest investeeringutest?
Viimased paarkümmend aastat on Eesti ettevõtted agaralt digitaliseerinud. Selle tulemusena on ettevõtetel nii rida efektiivseid tehnoloogiaid kui ka endiselt vanu lahendusi. Viimati mainitud on siiani kasutusel nn legacy-infosüsteemina, mis vajavad uuendamist või integratsiooni uute lahendustega. Isegi kui juhtkonna tasemel on selge ootus tulemuslikkusele ja ka viisile, kuidas seda saavutada, puudub täpsem ülevaade, kas seda ka ootuspäraselt tehakse.
Vananenud süsteemid ei toeta ettevõtte kasvueesmärke
Mitte ainult väikeettevõtted, vaid ka olulised, suure turujõuga firmad on siiamaani hädas käsitööga nii müügis, raamatupidamises, hangetes kui ka suhtluses tarnijatega. Näiteks ainuüksi pangaväljavõtete hankimiseks võib raamatupidajal kuluda 3-4 tundi ja seejärel peab ta parandama vigu, mis on vigaste protsesside tõttu tekkinud. Sageli ei ole kõik kasutuselolevad infosüsteemid integreeritud ning andmete edastamine toimub inimeste kaudu. Sarnaselt vananenud süsteemidele ei pruugi kehtivad reeglid käia käsikäes tänapäeva protsessidega ega vastata kliendi ootustele mugavast ja kiirest teenusest.
Iganenud infosüsteemid nõuvad käsitööd, millest võivad tekkida vead, mis omakorda vajavad parandamist samade või teiste inimeste poolt. Selliseid vigu oleme suurel määral tuvastanud näiteks ostuprotsessides, kus sisestatakse hankijate või arvetega seotud informatsiooni – kuid me teame ju, et inimene on ekslik.
Tagamaks, et kliendile läheb õige arve ning kontrollimaks, et tarnijatega kokku lepitud tingimustest peetakse kinni, luuakse inimeste kesksed kontrollprotsessid, mis nõuavad omakorda ressursse ja aega. Kontrollprotsessid on tavaliselt käsitöö, mis eeldab erinevate Exceli tabelite ja süsteemi manuaalset kontrollimist. Protsessi ja süsteemi toimimise oluliseks komponendiks on inimene kõikide oma emotsioonide, otsuste ja tegevustega.
Ettevõtte tasemel oleme tuvastanud sadu tunde raisatud tööaega kuus. Ühelt poolt tähendab see ettevõttele kulu, kuid teiselt poolt frustreerib töötajaid, kuna nad teevad korduvaid, lihtsaid ja rutiinseid tegevusi, mis pahatihti tundub neile ebamõistliku ja väheproduktiivse tööna. Mis võiks olla lahendus?
Esmalt tuvasta tänased protsessid, tegevused ja rollid
Sageli ei ole lahenduseks mitte kogu IT-lahenduse väljavahetamine (mis on kallis), vaid esmalt protsessi vigade tuvastamine. Soovitame üle vaadata tegevused, mis aitavad erinevaid kliendiga seotud või sisemisi protsesse ellu viia. Selleks tuleb kaardistada tänane protsess, et tuvastada puudujäägid ning seotud infosüsteemid (näiteks hulk MS Exceli tabeleid, mis on kasutusel) ning tegevuste teostajad ehk rollid.
Läbipaistev ettevõte on iseenesest väärtus, kuid suurema mõjuga saab olema muutus, mida viiakse ellu protsesside ja teiste oluliste komponentide kaardistamise toel. Läbipaistvuse suurenemisel tekib arusaam, kus tekivad aja- ja ressursikaod ning mille nimel efektiivsust ohverdatakse.
Protsesside ja teenuste kaardistamise pinnalt saab teha andmetel põhinevaid otsuseid ning kasvatada klientide rahulolu
Tänase olukorra ehk tegevuste, protsesside ja teenuste kaardistuse pinnalt saab otsustada edasiste muutuste ulatuse, sealhulgas automatiseerimise vajaduse. Tuginedes läbipaistvusele saab teha ratsionaalseid andmetele tuginevaid otsuseid ja kasvatada hüppeliselt efektiivsust, vähendades samal ajal ressursikulu.
Mitmed muudatused vajavad vaid väikeseid parandusi, mõne probleemi lahendab lihtsa kontoriroboti juurutamine (mis on odav ja teeb sisuliselt sama tööd, mida inimene, kokkulepitud reeglite alusel), mõned tuvastatud vead annavad aluse suuremaks investeeringuks ja nõuavad olemasoleva infosüsteemi väljavahetamist.
Abivahenditena saavad ettevõtted kasutada toimemudeli kirjeldusi (funktsiooni struktuur, protsesside kirjeldused, tegevuste kirjeldused, vastutusjaotus ja rollid jms) kui ka parima praktika põhiseid protsesside kirjeldusi (protsessikaardid), mis kiirendavad muudatuse elluviimist ja tasuvust.
Kokkuvõttes, innustame ettevõtete juhte ja omanikke vaatama tegevustele ja äriprotsessidele värske pilguga. Tulemuseks ei ole mitte ainult nägijaks saamine, vaid senisest oluliselt suurem tulemuslikkus ja töötajate kõrgem rahulolu.
Loe lähemalt äriprotsesside- ja teenuste disaini kohta ↓
