Udnyt potentialet med en hurtigere lukning

Med makroøkonomisk usikkerhed og branchetrends, der ændrer sig hurtigere end nogensinde før, er Fast Close et centralt krav til ledelsen for at kunne træffe rettidige strategiske beslutninger baseret på pålidelige finansielle data. Mange virksomheder kæmper imidlertid med at orkestrere en proces, der involverer flere funktioner, juridiske enheder, herunder rapportering, drift, datamodel, systemer og mange andre, for at opnå Fast Close.

Nedenfor har vi listet tre initiativområder, der kan hjælpe din virksomhed med at opnå bedre resultater med et Fast Close-initiativ.

Det kan være svært at få et fuldt overblik over lukkeprocessen. Mange afdelinger er involveret, og mange forskellige krav skal opfyldes, herunder juridiske og ledelsesmæssige krav. Desuden er det vigtigt med kontrol og rapportering.

At køre en koordineret lukkeproces kræver synlighed om afhængigheder mellem processer, klarhed over roller, ansvar og timing af aktiviteter. Desuden er opfølgning og overvågning for at sikre synlighed, når der opstår problemer eller forsinkelser i processen, som vil forsinke andre processer, også afgørende. Derfor bør et Fast Close projekt udforme en integreret target lukkekalender, som tager højde for alle krav fra den nuværende lukkeproces, fastsætter tidsfrister og tildeler ansvaret til specifikke medarbejdere. Desuden er det også vigtigt at undersøge mulighederne for at flytte ikke-kritiske opgaver ud af månedsafslutningsprocessen for at reducere spidsbelastningen i lukke perioden.

Periodisering og brug af tærskler er centrale faktorer for at opnå en hurtigere lukkeproces.

Virksomhedens styringsbehov, GAAP-kravene og granulariteten af performanceopfølgningen er afgørende faktorer for den krævede nøjagtighed af månedsafslutningen. Dette vil være styrende for, hvordan hensættelser skal estimeres, og hvordan de kan gennemgås. Enklere hensættelser med faste beløb kan ofte foretages på et mere aggregeret styringsniveau, mens detaljerede hensættelser på niveauet for hver enkelt aktivitet eller cost center vil kræve større indsats, modellering og kontrol.

Førende virksomheder anvender avancerede Machine Learning-algoritmer til at estimere hensættelser og har implementeret avancerede opsætninger til at overvåge deres nøjagtighed samt en detaljeret politik for at sikre, at finansielle data forbliver troværdige. Uanset hvordan hensættelser estimeres, er det imidlertid afgørende for lukkeprocessens relevans, at alle hensættelser er pålidelige og kontrolleres i overensstemmelse hermed.

Førende virksomheder integrerer deres lukkekalendere i et digitalt værktøj for at automatisere, overvåge lukkeaktiviteter på tværs af enheder og aktivere arbejdsgange for at koordinere hele processen fra ende til anden. Et lukkeværktøj advarer medarbejderne, når andre afdelinger har forberedt input, og de kan begynde deres lukkeopgaver. Desuden giver et lukkecockpit lederne mulighed for at identificere, overvåge og afhjælpe potentielle forsinkelser i processen i realtid.

Forskellige teknologier kan bruges til automatiseringen af manuelle processer. F.eks. kan afstemninger på tværs af forskellige ERP-systemer automatiseres med low-code-løsninger med mulighed for kommentering og godkendelse af arbejdsprodukter. Et andet nøgleområde er harmonisering af brugen af ERP-moduler, som ofte ikke udnyttes fuldt ud, hvilket medfører workarounds og unødvendige manuelle lukkeaktiviteter. Utilstrækkelig oplæring og forankring af nye teknologiske løsninger er de primære årsager til manuelle workarounds.

Vi oplever ofte, at virksomhederne har svært ved at finde ud af, hvor de skal starte. Nogle mener, at procesdokumentation og kortlægning er et nøgleelement for at igangsætte et Fast Close projekt, og nogle ønsker kun at fokusere på processer, hvor det virkelig gør ondt. Sammenfattende anbefaler vi, at man får et overblik over lukkekalenderen og flytter aktiviteter ud af afslutningsperioden, hvor det er muligt. Forbedre yderligere lukkehastigheden ved at anvende hensættelser, tærskler og være åben over for brugen af forskellige teknologier til at forbedre closing excellence.