Søndag d. 14. januar afslørede Danmarks nye konge, Frederik d. 10. sit nye valgsprog: ”Forbundne, forpligtet, for Kongeriget Danmark” med en ambition om at blive en samlende konge for folket.
”Og hvad i alverden har det så med udbudsprocesser at gøre?” vil den skarpe læser straks indføje. Kongens nye valgsprog er nemlig ikke blot et valgsprog, men kan også overfores til nogle af de allermest grundlæggende principper der bør bruges i forbindelse med udbud.
Grundtanken om at forbinde og forpligte leverandører til gavn for virksomheden (kongeriget) er enhver virksomheds grundlæggende ønske. Med andre ord, handler det om at forbinde alt det der er i leverandørens interesse til også at være i kundens interesse og vice versa, således at man arbejder mod de samme fælles mål.
I denne artikel får du to helt konkrete indspark til at styrke din næste udbudsproces, det vil sige faciliteringen af konkurrenceprægede og retfærdige anmodninger om tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser
Første indspark: Forbind leverandørens løsning til jeres behov gennem en projektkonkurrence
I de seneste par år, er mange kunder (enhver, der arbejder med indkøb/udbud) blevet bedre til at udnytte muligheden for at gennemføre markedsdialoger, men oftest sker det med kort varsel og med henblik på at afklare ens egne små hypoteser og et par enkelte compliance spørgsmål. Mange kunder udnytter ikke de forskellige muligheder der står til rådighed for dem. Det er på tide at hæve ambitionsniveauet og afprøve kræfter med nye udbudsformer, der kan skabe grundlaget for nye, spændende og innovative løsninger.
En udbudsform* der meget sjældent benyttes er projektkonkurrencen, som typisk kun er blevet brugt i forbindelse med byplanlægning, ingeniør- og arkitektarbejde. Meget sjældent ser man det brugt inden for IT-udbud.
Projektkonkurrencer er velegnede til de typer af projekter, hvor man ikke på forhånd har taget stilling til et konkret løsningsdesign og giver mulighed for, at opnå et bedre overblik over de seneste digitaliseringstrends og -muligheder. Man kunne f.eks. overveje denne udbudsform til at modtage forskellige løsningsforslag til konkrete IT-systemer eller i særdeleshed IT-platforme, der er baseret på MACH-principperne (Microservices, API-first, Cloud-native, Headless). Disse IT-platforme er kendetegnet ved en løskoblet IT-arkitektur, der gør det nemt og hurtigt at udskifte enkelte applikationer på platformen på kryds og tværs. Her er der altså stor variation og fleksibilitet i, hvordan de forskellige leverandører kan designe en IT-platform og løsning og dermed er det oplagt at skabe et større råderum, som tilbudsgiverne kan byde ind i, for at fremme innovationen. Forhåbentligt kan en udbredelse af projektkonkurrencerne dermed bidrage til mere moderne, fleksible og forretningsnære løsninger fremadrettet.
Senest i 2020 udgav Dansk IT ligeledes en rapport med en række anbefalinger til at benytte de mere dialogbaserede udbudsprocedurer, herunder bl.a. projektkonkurrencer. Konklusionen blev dengang, at der var en udbredt frygt for at lave fejl og få klager ved at afprøve alternative muligheder og at denne frygt i sidste ende resulterede i manglende forretningsmæssige resultater. Du kan læse den fulde rapport her.
Forbered derfor jeres markedsdialog grundigt og benyt projektkonkurrencen til at modtage alternative løsningsforslag, som åbner op for mere kreativitet, forretningsnærhed og alternative måder at opfylde forretningens mål, ambitioner og behov på. Dette vil fra starten af samarbejdet gøre det nemmere at fastslå en fælles forståelse for både leverandørens og kundens målsætninger og dermed sikre et bedre grundlag for samarbejde.
Andet indspark: Forpligt jeres leverandører til ESG-målene gennem alternative bodsbestemmelser
Mange organisationer pryder sig af, at være fremadstormende på den grønne dagsorden, men når der skal foretages indkøb/udbud/genforhandling af kontrakterne, falder handlekraften som oftest til jorden. Prisen og den konkrete, målbare kvalitet af den tilbudte løsning, er stadig de altoverskyggende kriterier.
Problemet bunder ofte i, at mange ordregivere ikke er villige til at sætte fordyrende ESG-krav, f.eks. pga. manglende budget, uklare gevinstforventninger, manglende standardiseringer eller fokus på kortsigtede gevinster.
Der er dog mange forskellige muligheder og tiltag at gøre brug af. En af de vigtigste og mest essentielle tiltag er bl.a. at sikre, at ledelsen er villige til at anerkende og acceptere, at ESG-krav til leverandøren kan blive et fordyrende element og en såkaldt ”cost driver” i kravene. Det er derfor essentielt at sikre forankring af ESG-målene hos topledelsen, tidligt i udbudsprocessen, inden kontraktens vilkår forhandles.
En konkret mulighed er at udforme alternative bodsbestemmelser. Ofte er den økonomiske sanktion ved en bodsovertrædelse ikke afgørende for leverandørens forretning, men i stedet vil en sådan overtrædelse have symbolsk værdi og samtidig arbejde for det gode. Der bør overvejes alternative bodsbestemmelser, som f.eks. omhandler en ESG-baseret sanktion om, at leverandøren skal plante X antal træer for sin forsømmelse, frem for en økonomisk sanktion. Tænk blot på de skove vi ville få i fremtiden: ”Virksomhed X’s skov, plantet pga. forsømte servicemål i årene 2024-26”.
Manglen på at forbinde leverandørernes løsninger til forretningens reelle behov, kombineret med bodsbestemmelser som reelt er konsekvensløse, er spild af en gylden mulighed for, at styrke en fælles målsætning. Ved at vende straffen ved bodsovertrædelse, til en positiv ting for miljøet (men stadig en omkostning for leverandøren), skabes en positiv situation ud af noget negativt, uden at det ødelægger leverandørens incitament for overholdelse af den pågældende KPI. Forpligt jer selv og jeres leverandører via ESG-baserede bodsbestemmelser, så I sammen skaber et partnerskab, baseret på mere relevante bodsbestemmelser til gavn for miljøet, diversiteten og den bedre governance!
Du skal være meget velkommen til at række ud såfremt du har spørgsmål eller kommentarer. Jeg håber at disse to indspark har vækket din interesse og lyst til at prøve noget nyt og anderledes til dit næste udbud.
* En projektkonkurrence kan i sig selv ikke betegnes som en egentlig udbudsprocedure på lige fod med f.eks. offentligt udbud eller begrænset udbud, men kan i stedet danne grundlaget for et efterfølgende udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse. Se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsreglerne her, for en nærmere gennemgang af de konkrete krav til projektkonkurrencer. Link