Kapitalmarkt-Compliance

Insiderrecht im Fokus: Wir erklären, wie der Systemaufbau gelingt.

Verstöße gegen insiderrechtliche Regelungen können schnell erhebliche Bußgelder nach sich ziehen. Mit umfassender Vorbereitung und Unterstützung durch unsere Expert:innen können Sie Ihr Unternehmen gegen die Risiken absichern und potenzielle Ernstfälle managen. 

Abweichungen von kommunizierten Zahlen, plötzliche Personalwechsel, große Transaktionen, Probleme in der Produktion: Unerwartete Entwicklungen im Unternehmen stellen vor allem operative Herausforderungen an die Unternehmensführung. 

Häufig wird dabei übersehen oder zu spät realisiert, dass es sich beim Bekanntwerden neuer interner Entwicklungen um Insiderinformationen handeln könnte. So kommt zum operativen Problem ein weiteres Risiko.

Kapitalmarkt-Compliance ist aufgrund diverser Faktoren höchstrelevant: Der Bußgeldrahmen ist erheblich, Verstöße werden regelmäßig aufgegriffen. Betroffen sind auch Personen in der Organisationsleitung – ob bei eigenen Verstößen wegen vergessener Meldungen nach Transaktionen oder bei Streitigkeiten mit dem Unternehmen im Nachgang zu einem festgestellten Verstoß wegen angeblich verletzter Organisationspflichten. Zudem kann die BaFin bestimmte Verstöße und verhängte Bußgelder öffentlich machen. Erhebliche Reputationsschäden für das Unternehmen und die betroffenen Führungskräfte drohen.

Ein funktionierendes Kapitalmarkt-Compliance-System ist die wirksamste Vorkehrung, um diese Risiken zu minimieren. Risikovermeidung setzt an zwei Stellen an: an der Vorbereitung eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Kapitalmarkt-Compliance-Systems und an der Reaktion im Ernstfall.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens sollte ein Kapitalmarkt-Compliance-System die folgenden Faktoren abbilden, um das Risiko eines Verstoßes zu minimieren:

• Bewusstseinsbildung/Sensibilisierung bei den Führungskräften auch unterhalb der Vorstandsebene: Insiderinformationen können an allen Stellen des Unternehmens entstehen, betreffen aber erfahrungsgemäß häufig Abweichungen von Prognosen, M&A-Transaktionen, Betriebsunterbrechungen und justiziable Vorfälle wie Cyber Fraud und weitere Cybercrime-Arten
• Fundierte Kenntnis der Gremienmitglieder über ihre eigenen Pflichten in Bezug auf Kapitalmarkt-Compliance, aber auch in Bezug auf die grundlegende Bedeutung des Themas
• Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Schaffung von Strukturen, um im Ernstfall reagieren zu können („Ad-hoc-Komitee“ oder jedenfalls Klarheit in Bezug auf Zusammenarbeit zwischen relevanten Personen und Abteilungen)
• Auf das Unternehmen und seine Gegebenheiten abgestimmte Richtlinien und insbesondere Verfahrensanweisungen, die den Mitarbeitenden im konkreten Fall Hilfestellung geben
• Implementierung des Systems innerhalb des Unternehmens, einschließlich technischer Schulungen zuständiger Mitarbeiter:innen

Wichtig ist es, im Ernstfall schnell zu reagieren, da die BaFin nur wenig Zeit für die interne Prüfung einräumt und Verstöße verfolgt werden:

• Frühzeitige Identifikation der relevanten Themen durch Mitarbeiter:innen sowie Ansprechbarkeit und Erreichbarkeit der zuständigen Personen
• Schaffung von Kapazitäten für ein komplexes Thema, wenn der zugrundeliegende Vorfall bereits operativ eine Herausforderung darstellt
• Notfallkapazitäten einplanen: Backup und „Workarounds“ sind erforderlich, denn es genügt nicht, wenn ein:e einzige:r Mitarbeiter:in in die Systeme und Abläufe eingearbeitet ist (Ausfälle beispielsweise bei Krankheitsfällen sollten bedacht werden)
• Sorgfältige Dokumentation aller Entscheidungen und Verfahrensschritte

Ein gutes Kapitalmarkt-Compliance-System bleibt nicht bei der Reaktion auf den Ernstfall stehen, sondern lernt laufend mit:

• Nach einer Ad-hoc-Mitteilung sollte eine Analyse erfolgen, ob ggf. systematische Gründe die Notwendigkeit einer solchen Mitteilung befördert haben.
• Dies zeigt sich beispielsweise im Fall von Abweichungen bei prognostizierten Geschäftszahlen.
  
• Prüfung der Finanz-/Accountingprozesse: Aus welchem Grund sind Zahlenabweichungen unerwartet aufgetreten? Warum haben sich diese nicht in den vorherigen Reports an das Management abgezeichnet?
• Prüfung der IR-Arbeit und der Verbindungen zu Analysten: Hätte eine frühzeitigere Kommunikation ggf. eine Ad-hoc-Mitteilung überflüssig gemacht, weil der Markt die neuen Zahlen schon erwartet hätte?
• Prüfung der Planungsprozesse: Wieso entstand die Abweichung von der Guidance und sind ggf. Verbesserungen am Planungsprozess vorzunehmen?
  

Auch bei Verstößen gegen Meldepflichten bei Eigengeschäften von Führungskräften “Directors‘ Dealings“) sowie gegen Verwaltungspflichten (Fokus auf Insiderlisten) ermittelt die Bafin.

Die Fehleranfälligkeit in Unternehmen ist aufgrund mehrerer Faktoren hoch: Zum einen sind viele Unternehmen nicht täglich mit kapitalmarktrechtlich relevanten Sachverhalten konfrontiert. Zum anderen stehen Gremienmitglieder und Mitarbeiter:innen in den meisten kapitalmarktrechtlich relevanten Situationen erheblich unter Stress. Daher ist eine umfassende Vorbereitung auf den akuten Ernstfall maßgeblich für das erfolgreiche Management. Unsere erfahrenen Expert:innen helfen, zusätzliche Probleme in herausfordernden Situationen zu vermeiden, die durch komplexe Detailregelungen und Abzweigungen im Insiderrecht entstehen können. 

Folgende Fragestellungen sind grundsätzlich zu beantworten: 

• Plant das Unternehmen in näherer Zukunft einen Börsengang? Dann ist der Aufbau eines Kapitalmarkt-Compliance-Systems unumgänglich.
• Ist das Unternehmen bereits börsennotiert? Dann sollten Systeme regelmäßig auf ihre Wirksamkeit geprüft und an aktuelle Rechtsentwicklungen angepasst werden.
• Auch bei nicht-börsennotierten Unternehmen kann das Insiderrecht in manchen Fallkonstruktionen relevant werden, beispielsweise bei Transaktionen, bei denen Geschäftspartner oder Zielunternehmen börsennotiert sind. Wenn bisher keine Berührung zu insiderrechtlichen Fragestellungen bestand, ist die Gefahr besonders groß, relevante Themenbereiche zu übersehen.

Das Insiderrecht erfasst nicht nur an der Börse notierte Aktien, sondern in bestimmten Facetten auch Unternehmensanleihen, die an Börsen und anderen Märkten notiert werden, sowie reine Freiverkehrs-Emittenten. Auch auf diese Fälle sollten Unternehmen vorbereitet sein.

Wir setzen auf eine engmaschige Vernetzung aus rechtlicher Beratung*, Prozesswissen (insbesondere im Zusammenhang mit IPOs) sowie Erfahrung mit der Funktionsweise von Finanzabteilungen. Das ermöglicht uns den Aufbau von Systemen, die effektiv und wirksam sind.

Bei unserer Kooperationspartnerin KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH finden Sie weitere Informationen rund um das Thema Compliance.*

Dr. Lisa Kopp*

Partnerin
KPMG Law Rechtanwaltsgesellschaft mbH
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