Verrechnung von zentralisierten Dienstleistungen

Internationale Konzerngruppen zentralisieren oft administrative Dienstleistungen, um Kosten zu sparen und von einheitlichen Prozessen zu profitieren. Eine Herausforderung besteht in der korrekten steuerlichen Aufteilung der Kosten, da diese Dienstleistungen häufig mehreren Unternehmen der Gruppe zugutekommen. Insbesondere in Inbound-Fällen werden die Entgelte für zentrale Dienstleistungen regelmäßig von den deutschen Finanzverwaltungen hinterfragt. Dieser Beitrag liefert Handlungsempfehlung und ein praxisrelevantes Beispiel hinsichtlich einer gebündelten Leistungsverrechnung bei der Konzernmutter.

Praktisch jede international agierende Konzerngruppe zentralisiert administrative Dienstleistungen in Bereichen wie Finanzen, Steuern und Recht, Personalwesen und IT. Es sind Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens zählen, gleichzeitig aber unerlässlich sind. Eine Bündelung dieser Aktivitäten kann aufgrund ihrer Gleichförmigkeit zu hohen Einsparungen führen. Daneben spielen auch organisatorische Aspekte eine Rolle, da die Konzerngruppe von einheitlichen Prozessen – zum Beispiel in Form einer gemeinsamen IT-Landschaft – profitieren kann. Schwierigkeiten treten jedoch auf, wenn es darum geht, wer die Kosten für solche Dienstleistungen zu tragen hat. Die Herausforderung besteht in der steuerlich sachgerechten Aufteilung der Kosten, denn im Regelfall werden die Dienstleistungen übergreifend für mehrere Unternehmen erbracht, sodass die Abgrenzung der Tätigkeiten für das einzelne Gruppenunternehmen erschwert oder gar unmöglich wird. Die Erstellung von Verrechnungspreisdokumentationen (und insbesondere eines Master Files oder Benchmarking-Studien) sind dafür gute Beispiele solcher Dienstleistungen.

Die deutsche Finanzverwaltung ist an besondere Regelungen für die Verrechnung zentraler Dienstleistungen in der Gruppe gebunden und folgt damit weitestgehend dem internationalen Standard der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD). Routinedienstleistungen sind im Regelfall anhand der Kostenaufschlagsmethode (bedeutet Kostenerstattung zuzüglich eines Gewinnelements) zu vergüten. Die sogenannten „Routinedienstleistungen mit geringer Wertschöpfung“ weisen einen unterstützenden Charakter auf und sind nicht Teil des Kerngeschäfts des Unternehmens. Die Erbringung erfolgt ohne den Einsatz oder das Schaffen wesentlicher immaterieller Werte und es werden keine wesentlichen Risiken kontrolliert oder entstehen.

Für solche Dienstleistungen akzeptiert die Finanzverwaltung ohne den Nachweis von Vergleichsdaten die Anwendung einer Gewinnkomponente in Höhe von 5 Prozent der Vollkosten, wenn dies im Konzern einheitlich erfolgt. Die Zuordnung der Kosten auf die einzelnen Dienstleistungsempfänger darf sodann im Wege einer Umlage erfolgen. Die direkte Zuordnung der Dienstleistungskosten je Gruppenunternehmen (zum Beispiel durch Stundenzettel) ist anerkanntermaßen in der Konzernpraxis kaum darstellbar. Es ist daher möglich, Gemeinkosten anhand sachgerechter Aufteilungsmaßstäbe an die Unternehmen zu verteilen. Für IT-Leistungen sind häufige Verteilungsschlüssel die PC-Arbeitsplätze oder die Anzahl der Softwarelizenzen; bei Personalleistungen hingegen wird häufig die Anzahl der Mitarbeitenden als sachgerechter Aufteilungsschlüssel gewählt.

Grundsätzlich soll bei der Verrechnung von Dienstleistungen im Konzern nachgewiesen werden, dass die Leistungen tatsächlich erbracht wurden. Ebenfalls muss dargelegt werden, ob die Leistungen zum Nutzen des Empfängers sind. Dies impliziert auch, dass die Leistungen keine Gesellschafteraktivitäten beinhalten, das umfasst Tätigkeiten der Muttergesellschaft, die der Kontrolle und Leitung ihrer Beteiligungen dienen. Bei Routinedienstleistungen mit geringer Wertschöpfung greifen jedoch Vereinfachungen, welche die OECD vorgegeben hat und an welchen sich die deutsche Finanzverwaltung orientiert. Zum Beispiel sollen demnach die Finanzverwaltungen von der Prüfung des Nutzennachweises (auch sogenannter Vorteilstest) absehen.

Häufig ist es die Muttergesellschaft, die zentrale Dienstleistungen für die Gruppe bündelt. In Inbound-Fällen, in denen die Muttergesellschaft im Ausland sitzt, werden infolgedessen in Betriebsprüfungen regelmäßig die Entgelte in Frage gestellt, die für das dienstleistungsempfangende Unternehmen einen steuermindernden Betriebsausgabenabzug bedeuten.

So wurden im vorliegenden Fall innerhalb des Betriebsprüfungszeitraums Preissteigerungen bei der Konzernumlage beobachtet. Der Betriebsprüfer fragte nach den Gründen für die Mehrkosten und forderte Nachweise, dass Mehrleistungen erbracht wurden. Dies stellte das Unternehmen vor besondere Herausforderungen aus den folgenden Gründen:

• Das deutsche Unternehmen wurde akquiriert, sodass das Mutterunternehmen und somit die Leistungserbringerin im Zeitablauf wechselten. Unterlagen und Informationen der früheren Konzernleitung waren aufgrund der Übernahme und der großen Zeitspanne zwischen Veranlagungszeitraum und Prüfungshandlungen nur mit hohem Aufwand zu beschaffen.
• Unterlagen und Informationen der neuen Konzernleitung wurden aufgrund der diskreten Konzernpolitik verwehrt. Berechnungsdetails für die Konzernumlage beinhalten aus Sicht der Konzernleitung vertrauliche Daten (beispielsweise Gehälter des Managements der Muttergesellschaft), in die das lokale Management keinen Einblick erhalten sollte.
• Die Dienstleistungen umfassten aus Sicht der deutschen Betriebsprüfung in Teilen auch Gesellschafteraufwand. Eine Abgrenzung zu Gesellschafteraufwand ist bei Verwaltungsaktivitäten regelmäßig nicht eindeutig und kann unterschiedlich ausgelegt werden; dies kann beispielsweise Bereiche wie Geschäftsentwicklung oder Controlling betreffen.
• Die Betriebsprüfung erklärte eine verdeckte Gewinnausschüttung, die zu Dividenden und somit zu Kapitalertragssteuer führt. Eine Verrechnungspreiskorrektur nach § 1 Außensteuergesetz, welche lediglich eine außerbilanzielle Anpassung zur Folge hat, erfolgt grundsätzlich lediglich nachrangig zur verdeckten Gewinnausschüttung.

Bleibt die Frage, wie man sich gegen Korrekturen aufgrund der Verrechnung von Management Fees schützen kann. Nachweise über die erbrachten Leistungen und Berechnungen der Gebühren sind gegenüber der Betriebsprüfung zu erbringen und in der Praxis ist es – auch bei Anwendung des vereinfachten Ansatzes für Routinedienstleistungen mit geringer Wertschöpfung – kaum möglich, sich gegen übermäßig detaillierte und umfangreiche Nachweisverlangen zu wehren, da es sich um Ermessens- sowie Einzelfallentscheidungen handelt. Es gelten zudem erhöhte Mitwirkungspflichten bei Auslandssachverhalten. Das Argument, dass es sich um vertrauliche Daten handelt, ist aufgrund des Steuergeheimnisses nicht valide.

Es empfiehlt sich somit, zeitnah, das heißt spätestens mit Empfang der Leistungen, Unterlagen zu sammeln beziehungsweise bei der Konzernleitung einzufordern. Dazu gehören schriftliche Verträge, Rechnungen mit ausführlichen Leistungsbeschreibungen sowie Kalkulationsgrundlagen. Idealerweise erstellt die Konzernleitung eine zentrale Verrechnungspreisdokumentation, welche frühzeitig angefragt werden sollte. Vertrauliche Daten können im Zweifelsfall direkt durch den Steuerberater von der ausländischen Konzernleitung eingesammelt werden und unmittelbar an die Betriebsprüfung weitergeleitet werden.

Ist die Dokumentation durch die Konzernleitung unzureichend, können auch lokal Aufzeichnungen zu den erhaltenen Leistungen erstellt werden. Um darzulegen, dass die Entgelte angemessen hoch sind, kann sich das Gruppenunternehmen an Drittangeboten von Dienstleistern oder Personalkosten von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern orientieren.

In der Betriebsprüfungspraxis werden häufig Konzernumlagen geprüft und dezidierte Nachweise verlangt. Dies kann aufwendig sein und erfordert im Inbound-Fall regelmäßig eine zentral vorbereitete Dokumentation mit der Unterstützung des Leistungserbringers. Dies sollte frühzeitig adressiert werden, da die Möglichkeiten, lokal zu dokumentieren, begrenzt sind.

Veröffentlichungsdatum:

30.05.2025