E-Invoicing bzw. digitalisierte Rechnungsprozesse sollen für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgen. Gesetzliche Verpflichtungen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen: Mit Verkündung des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 steht nun fest, dass die eRechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025 eingeführt wird. Eine Anwendung auf EU-Ebene im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (VIDA) folgt voraussichtlich ab 2028.
Das sind die Eckpunkte der eRechnung im Überblick
Einführung der eRechnung für den B2B-Bereich zum 1. Januar 2025, d. h. alle Unternehmen müssen sich empfangsbereit machen
- Zweijährige Übergangsphase, in der Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen (z. B. PDF) weiterhin zulässig bleiben
- Verpflichtende Ausstellung von eRechnungen ab dem 1. Januar 2027 im B2B-Bereich
- Rechnungsformat: EN16931 (europäische CEN-Norm aus dem B2G-Sektor), d. h. die bereits heute existierenden Formate XRechnung und ZUGFeRD werden grundsätzlich auch für den B2B-Bereich zulässig sein
- EDI-Verfahren mit anderen elektronischen Formaten bleiben dauerhaft zulässig, wenn die Extraktion in EN16931 oder in ein mit EN16931 interoperables Format möglich ist
- Ausnahmen: keine eRechnungspflicht besteht für:
- Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 EUR
- Rechnungen für Fahrausweise
- Steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug
- B2C-Umsätze
- Zunächst keine Meldepflicht an das Finanzamt: Das sogenannte „Digital Reporting“ soll erst zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden (frühestens ab 2028)
So bereiten sich Unternehmen auf die Einführung der eRechnung vor
- Überprüfung der bestehenden ERP-Systeme hinsichtlich vorhandener Umsetzungsmöglichkeiten
- Pflege und Aktualisierung der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren
- Analyse der aktuell bestehenden rechnungslegenden Prozesse. Insbesondere wenn Unternehmen in mehreren Ländern ansässig sind, sollte geprüft werden, wie eine effiziente und länderübergreifende Lösung aussieht (ERP-integriert und/oder über die Einschaltung eines Service Providers).
Nancy Schanda
Partner, Tax, Indirect Tax Services, Head of VAT Technology
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Christopher-Ulrich Böcker
Partner, Tax, Indirect Tax Services
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
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