E-Invoicing und digitale Meldepflichten für B2B-Umsätze

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E-Invoicing bzw. digitalisierte Rechnungsprozesse sollen für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgen. Die neuen Anforderungen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen: Mit Verkündung des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 steht nun fest, dass die Pflicht zur elektronischen Rechnung, die bisher nur für öffentliche Auftraggeber und deren Rechnungssteller in Deutschland galt, ab dem 1. Januar 2025 auf den B2B-Bereich ausgeweitet wird. Eine Anwendung auf EU-Ebene im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (VIDA) folgt voraussichtlich ab 2028/2030.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Zeitplan

Übergangsphase bis 2027

Die Eckpunkte der E-Rechnung im Überblick

Verpflichtende Einführung des Rechnungsformats EN16931 (europäische CEN-Norm aus dem B2G-Sektor), d. h. die bereits heute existierenden Formate XRechnung und ZUGFeRD werden grundsätzlich auch für den B2B-Bereich zulässig sein.
Das EDI-Verfahren mit anderen elektronischen Formaten bleibt dauerhaft zulässig, wenn die Extraktion in EN16931 oder in ein mit EN16931 interoperables Format möglich ist.
Es gibt auch Ausnahmen. Keine E-Rechnungspflicht besteht für:
- Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 EUR,
- Rechnungen für Fahrausweise,
- Steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug,
- B2C-Umsätze.

Das sollten Unternehmen jetzt tun

Aufgrund der sich rasant entwickelnden heterogenen Regulierungslandschaft sollten Unternehmen eine globale Strategie für die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung entwickeln. Welche Punkte dabei mit einzubeziehen sind, lesen Sie in unserem Klardenker-Beitrag.

Neben der Strategieentwicklung sind ganz konkrete Schritte erforderlich:

Analyse und Anpassung von Prozessen

Überprüfen Sie bestehende ERP-Systeme, analysieren Sie Ihre rechnungslegenden Prozesse, entwickeln Sie länderübergreifende Lösungen (ERP-integriert und/oder über die Einschaltung eines Service Providers) und pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Kreditoren und Debitoren.

Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Erarbeiten Sie eine Digitalisierungsstrategie, besonders wenn Ihr Unternehmen bisher primär analoge Rechnungsformate nutzt.

Kommunikation mit Geschäftspartnern

Informieren Sie Lieferanten und Kunden frühzeitig über die bevorstehenden Änderungen und die neuen Anforderungen.

So unterstützen wir Sie

Unser Expertenteam aus dem Bereich Tax unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung auf die E-Rechnung, angefangen bei der Identifikation der Anforderungen bis hin zur Auswahl und Implementierung der für Sie geeigneten Lösung.

Unsere Kollegen von Digital Process Compliance unterstützen zudem bei der Anpassung und Erstellung von digitalen Prozessen und ermitteln als Prüfer die Robustheit und Konformität Ihrer Prozesse. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie bei der Umsetzung auf elektronische Rechnungsformate sowie bei der Anpassung Ihrer Prozesse und des internen Kontrollsystems.

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