Das Onlinezugangsgesetz (OZG) Das Onlinezugangsgesetz (OZG) Das Onlinezugangsgesetz (OZG)

Im Rahmen der OZG-Umsetzung sind Sie mit dem Management einer Vielzahl unterschiedlicher Auftraggeber, Bedarfsträger sowie Umsetzungsverantwortlichen konfrontiert. Zwischen Projekten bestehen Abhängigkeitsbeziehungen, insbesondere zwischen erforderlichen und verpflichtenden OZG-Basisdiensten sowie technischen Betriebskomponenten. Zugleich ist mit der OZG-Umsetzung der Aufbau von IT-Infrastrukturen bei Bund, Land, Kommunen und deren Dienstleistern verbunden. Weitere Herausforderungen bestehen in den unterschiedlichen Reifegraden, den Umsetzungsständen sowie den Planungen der Projekte. Bei der Entscheidung für das Nachnutzungsmodell nach dem "Einer für alle"-Prinzip (EfA), das durch das Corona-Konjunkturpaket 2020 finanziell gefördert werden kann, müssen etwa für die Umsetzung von EfA-Diensten erhöhte Mindestanforderungen berücksichtigt werden. Auch die Federführerschaft von Bundesländern für OZG-Themenfelder geht mit zusätzlichen Anforderungen von Bedarfsträgern anderer Länder und Kommunen einher, wodurch strukturierte Vorgehensweisen unerlässlich bleiben.

Entscheidend für die erfolgreiche OZG-Umsetzung ist ein aufgesetztes (Multi-)Projekt- oder Programmmanagement mit einem strukturiertem Project Management Office (PMO). Wir nutzen dazu anerkannte klassische und agile Managementmethoden, die wir projektspezifisch auswählen und einsetzen.

Zur Steuerung der OZG-Programme auf Landesebene und der Einzelprojekte setzen wir im Rahmen unseres Leistungsbausteins (Multi-)Projektmanagement ein Projekt-Portfoliomanagement mit strukturiertem PMO zur Steuerung und zum Lieferantenmanagement auf. Wir empfehlen dazu, die Projekte durch sich wechselseitige ergänzende Projektmanagementmethoden zu begleiten. Als bewährten Steuerungsrahmen für Projekte setzen wir auf PRINCE2. Die international anerkannte prozessbasierte Methode eignet sich für die strukturierte Durchführung von Digitalisierungsprojekten in besonderer Weise, wie eine Vielzahl an erfolgreichen Umsetzungsprojekten aufzeigt. Sollte ein klassisches Wasserfall-Vorgehen von Vorteil sein, kann auch auf das V-Modell XT zurückgegriffen werden. 

Unter Einbeziehung agiler Methoden wie SCRUM oder PRINCE2 Agile werden wir auch dem achten Prinzip der Servicestandards für die OZG-Umsetzung gerecht. Beides sind Standards des agilen Projektmanagements und der agilen Projektsteuerung. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich aus der Kombination beider Ansätze die optimale Synergie aus strukturierter, transparenter Projektarbeit einerseits und einem auf die stetige Optimierung des Zielerreichungsgrads der Projektarbeit ausgerichteten agilen Vorgehens andererseits ergibt. Dadurch lassen sich die digitalen Angebote der Verwaltung langfristig innovativ und nutzerfreundlich ausrichten. 

Eine effektive Abstimmung zwischen den Einzelprojekten und die Sicherstellung der nachhaltigen Lieferung von Ergebnissen in hoher Qualität kann mithilfe des Scaled Agile Frameworks (SAFe) mit Kanban-Techniken erzielt werden. Damit werden den PMO's, je nach ihren spezifischen Herausforderungen, Rahmen vorgegeben, welche Mindeststandards setzen und eine effektive Interaktion von Programmen und Projekten ermöglichen. Durch eine steile Lernkurve resultierend aus definierten Prozessen, klar spezifizierten Qualitätskriterien und entsprechenden Steuerungsinstrumenten, werden Synergieeffekte zwischen den Projekten erzeugt. Wir verfügen zudem über definierte Prozesse, Qualitätsmesspunkte und Steuerungsinstrumente und übernehmen eine Management-Funktion.

Unsere Erfahrungen umfassen die vollständige Übernahme des (Multi-)Projektmanagements sowie des Managements von Einzelprojekten von der (Teil-)Projektinitiierung bis zum Abschluss einzelner Projektbausteine. Sie erhalten ein aufgesetztes (Multi-)Projektmanagement mit PMO nach anerkannten Methoden. Sie profitieren von einem umfassenden Reporting, welches ein bedeutender Bestandteil des (Multi-)Projektmanagements in Bezug auf die OZG-Umsetzung ist. Um die Programmleitung zu befähigen, die verschiedenen Projekte zu steuern und die Koordination des Gesamtportfolios zu ermöglichen, nehmen wir eine zentrale Koordinierungsfunktion im Berichtswesen ein und unterstützen Sie bei der Ausgestaltung und Durchführung effektiver Abstimmungsprozesse im Gesamtprogramm. Das Reporting beinhaltet die Analyse, Bewertung und Bereitstellung von Steuerungsindikatoren (Projektfortschritt und -ergebnis im Verhältnis zu den Projektdimensionen Leistung, Kosten und Termine respektive dem (Multi-)Projektmanagement) bei der OZG-Umsetzung.

Mitautoren: Dominika Zedler, Jonas Bruder

Bei der Umsetzung und dem flächendeckenden sowie föderal übergreifenden Roll-out der OZG-Leistungen im gesamten Bundesgebiet sind eine Vielzahl spezifischer Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. So müssen teils auch bundes- und europarechtlich verankerte fachliche, organisatorische und politische Vorgaben eingehalten werden. Beispiele hierfür sind die Vorgaben der Europäischen Verordnung zum „Single Digital Gateway“ (SDG), die mit der Vergabe von Konjunkturmitteln einhergehende Umsetzung und Nachnutzungskoordination nach dem „Einer für Alle“  - Prinzip (EfA) oder der Anschluss der Kommunen an die Landesportale.

Trotz der Vielzahl an Steuerungselementen und aufgesetzten Instruktionen unterliegen die Umsetzungsanforderungen einem großen Gestaltungsspielraum. Denn viele Leitlinien sind nur unpräzise formuliert oder bedürfen einer weiteren Ausgestaltung durch die Länder. Daraus ergeben sich sowohl in der Gesamtstrategie, im Programmmanagement als auch in den einzelnen Umsetzungsprojekten der Länder und Kommunen strategische Fragestellungen, die wir gemeinsam mit Ihnen lösen möchten.

Wir entwickeln nach Ihrem Bedarf eine auf die situativen Anforderungen zugeschnittene Strategie. Dabei können wir auf die Erfahrungen aus unseren einzelnen Leistungsbausteinen aufbauen und so von der übergreifenden Projektsteuerung über die technologischen Aspekte der Entwicklung und Anbindung bis hin zu Kommunikationskonzepten als Teil des Veränderungsmanagements alle zu beachtenden Aspekte zur erfolgreichen Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes einbringen. Dabei sehen wir derzeit drei Kernbedarfe:

1. Landesstrategien zur OZG-Umsetzung in den Kommunen
2. Strategien des Programmmanagements zur Erzeugung von Synergien
3. Entwicklungsstrategien zur Weiterführung des OZG

Derzeit ist zu beobachten, dass vordergründig in den Kommunen die Digitalisierung nicht schnell genug vorankommt. Gründe können wir in uneinheitlichen Informationswegen, einer zu geringen Einbindung in die Landes- und Bundesplanungen sowie in nicht sicheren Rechtsgrundlagen finden. Auf Landesebene beschleunigt das Konjunkturpaket derzeit zwar die Umsetzungsprojekte, jedoch fehlt es hier an Synergien zwischen den Einzelprojekten. Gerade im Bereich der Nachnutzungsorganisation nach dem EfA-Prinzip kann eine engere Abstimmung zu vereinfachten Roll-outs führen und organisatorische Fragen an einer Stelle gebündelt lösen. Unberücksichtigt bleiben in vielen Umsetzungsprojekten derzeit auch die verwaltungsinternen Prozesse. Um die Vorteile digitaler Anträge vollkommen auszufüllen, ist deren Beachtung unerlässlich. Zudem gilt es auch weiterführende Fragestellungen im Blick zu behalten und überholte Anforderungen des OZGs neu zu denken. Möglichkeiten sehen wir in automatisierten Antragsverfahren. Zukünftig könnten bei der Geburt eines Kindes Anmeldeverfahren beim Standesamt, der Krankenkasse oder die Anträge auf Kinder- und Elterngeld bereits vom Krankenhaus angestoßen werden, sodass die Bürgerin oder der Bürger gar keinen Antrag mehr stellen muss oder seine Zustimmung für alle Prozesse zugleich initiiert.

In jedem Fall begleiten wir Sie bei der Erarbeitung, Einführung, Umsetzung, Weiterentwicklung und Nachbereitung Ihrer gewünschten Strategie. Dabei integrieren wir unsere Konzepte in bereits vorhandene Konzepte, achten auf die Einbindung aller Stakeholder und eröffnen Ihnen neue Perspektiven. Dazu nutzen wir unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Situation erfolgreich erprobte und gängige Methoden der Strategieentwicklung. Unser Ansatz besteht in der starken Einbindung aller relevanten Akteure. Denn nur kollektiv entwickelte strategische Ansätze können auch nachhaltig umgesetzt werden, da sie von den Einzelnen operativ getragen werden müssen. Wir setzen hierzu standardisierte Analysemethoden ein, wie beispielsweise die STEP-Analyse, welche politische, ökonomische, sozio-kulturelle und technologische Einflussfaktoren in die Analyse einbezieht, um Ihr Organisationsumfeld zu betrachten. Ihre strategischen Ziele und Kennzahlen haben wir mit der Balanced Scorecard im Blick. In Workshops identifizieren wir Ursachen-Wirkungszusammenhänge (Ishikawa-Diagramm) und ermitteln mithilfe der SWOT-Analyse strategische Handlungsempfehlungen. Dabei werden auch die Vorgaben, Empfehlungen und Hilfestellungen der föderalen IT-Kooperation (FITKO) und des Föderalen Informationsmanagements (FIM) berücksichtigt.

Das Ziel dieses Leistungsbausteins ist ein Umsetzungskonzept mit konkreten Handlungsempfehlungen. Außerdem werden in diesem Zusammenhang auch mögliche Veränderungen in der Organisationsstruktur (Aufbau- und Ablauforganisation) betrachtet und bewertet sowie ggf. notwendige Kommunikationsmaßnahmen mit dem Veränderungsmanagement abgestimmt. Die übergreifende Steuerung im Projekt- und Programmmanagement wird in einer strategischen Ausprägung über verschiedene Workshops gewährleistet. Wir entwickeln eine Strategie sowie ein Konzept mit Maßnahmen zur OZG-Umsetzung, welches Ihnen einen nachhaltigen und praxisorientierten Nutzen bietet und zukünftig als Leitfaden für weitere Digitalisierungsmaßnahmen über das OZG hinaus dienen kann.

Sie profitieren von unseren Beraterteams, welche umfangreiche Erfahrungen in der strategischen Ausgestaltung und den damit einhergehenden Herausforderungen mitbringen. Dabei achten wir auf die richtige Mischung aus zertifizierten OZG-Experten und Fachspezialisten einzelner Umsetzungskriterien, um einen perfekten Gesamtüberblick gewährleisten zu können.

Durch unsere Erfahrungen auf allen Umsetzungsebenen garantieren wir Ihnen zudem Konzepte aus einem Guss.

Mitautoren: Dominika Zedler, Maximilian Kaehne

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung wird von der öffentlichen Hand erwartet, dass sie ihre Kanäle öffnet und innovative Möglichkeiten für die Abwicklung behördlicher Vorgänge zur Verfügung stellt. Dies bedingt die Digitalisierung sowohl der internen als auch der externen Verwaltungsvorgänge.

Mithilfe des KPMG Assesments können Sie im Bereich Digital Transformation und OZG Public Sector den digitalen Reifegrad Ihrer Organisation und Ihre Bereitschaft zur OZG-Umsetzung analysieren. Anhand des Ist-Zustandes der aktuellen OZG-Umsetzung (durch regelmäßige Evaluierung) werden Maßnahmen festgelegt und darauf basierend Controllinginstrumente zur Fortschrittsmessung etabliert.

Durch das von KPMG entwickelte Reifegradmodell „Digital Transformation und OZG Public Sector  - Assessment“ wird eine Bewertung der OZG Umsetzung möglich. Für die Ermittlung des digitalen Reifegrads Ihrer Organisation und Ihrer Bereitschaft zur OZG-Umsetzung setzen wir im Rahmen unseres Leistungsbausteins drei passende Business Analytics ein, der Reifegrad der OZG-Umsetzung wird dabei in einer Onlinebefragung erhoben. 

Free-Variante

Unsere Business Analytics in der Free-Variante bieten Ihnen individuellen Mehrwert, Fragestellungen aus verschiedenen Blickwinkeln zu durchdringen. 

Advanced-Variante

Unsere Business Analytics in der Advanced-Variante bietet Ihrer Organisation einen Mehrwert bei der Reifegradermittlung zu spezifischen Themen. Sie erhalten einen detaillierten Echtzeit-Ergebnisreport für bis zu 20 Teilnehmende. Unsere ausführliche Ergebnisanalyse schafft Klarheit und ermöglicht den Benchmark-Vergleich. 

Tailored-Variante

Unsere maßgeschneiderten Business Analytics in der Tailored-Variante bieten Ihnen zusätzlich zu den bereits erläuterten Vorteilen, die Möglichkeit das Assessment individuell für Ihre Problemstellung und Organisation zu entwickeln.

Die Auswertung liefert eine Analyse Ihres Reifegrades der OZG-Umsetzung. Anhand dieser Informationen und der Identifikation von Optimierungspotenzialen können Sie die Nutzerzentrierung Ihrer Organisation verbessern.

Überblick zum Reifegrad einer/mehrerer Organisationen mit Handlungsempfehlungen. Falls eine vertiefende Analyse bzw. die Beantwortung von Einzelfragen erforderlich sind, werden von unseren Expertinnen und Experten weiterführende Workshops angeboten.

Ziel dieses Bausteins ist es, einen umfassenden Überblick des Umsetzungsstandes zu den OZG-Anforderungen bis auf die kommunale Ebene zu erhalten. Hierdurch wird nicht nur klare Transparenz über den aktuellen Status der OZG-Umsetzung geschaffen, sondern es werden auch tiefgehende Erkenntnisse, Lessons Learned, Empfehlungen und Better Practices für Ihre zukünftige OZG-Umsetzung sowie weitere Digitalisierungsmaßnahmen gewonnen. In Absprache mit Ihnen erstellen wir die Kategorien und Kriterien zur Ist-Analyse auch individuell für Sie, wie zum Beispiel in der Abbildung dargestellt.

Gerhard Rempp

Senior Manager, Consulting

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

+49 711 9060 41334 

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Die Frage, wie viele OZG-Leistungen bereits umgesetzt wurden, steht bei vielen Auswertungen zur OZG-Umsetzung im Fokus. Aus dieser rein quantitativen Betrachtung lassen sich jedoch keine Rückschlüsse ziehen, inwiefern bei der jeweiligen OZG-Leistung die Nutzerfreundlichkeit berücksichtigt wurde. Dabei sollte der einfache Zugang zu OZG-Leistungen für Bürgerinnen und Bürger im Fokus der Umsetzungsmaßnahmen stehen.

Diese Lücke zwischen quantitativer und qualitativer Betrachtung der OZG-Maßnahmen kann insbesondere durch eine Wirkungsanalyse geschlossen werden. Anhand des IST-Zustandes der aktuellen OZG-Umsetzung (durch regelmäßige Evaluierung) werden dabei Maßnahmen festgelegt und darauf basierend Controllinginstrumente zur Fortschrittsmessung etabliert.

Mitautorin: Johanna Koch

Bei der Wirkungsanalyse stehen daher die Ergebnisse und die Wirkung der OZG-Maßnahmen im Vordergrund. Dabei geht es nicht nur um die Nutzerfreundlichkeit, sondern auch um die Umsetzbarkeit für die Behörden selbst. Ein Ziel der OZG-Leistungen ist es, die Komplexität von behördlichen Prozessen zu minimieren, um somit eine schnelle und reibungslose Bearbeitung von Anliegen seitens der Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen zu erzielen. Deshalb ist es bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes auch entscheidend, ob die dadurch resultierenden Abläufe für Mitarbeitende der Behörden wirklich effizient gestaltet sind (Employee Experience). Die folgende Abbildung zeigt das Spannungsfeld von Anforderungen des OZG, dem besonderen Fokus auf die Nutzerzentrierung und dem Wunsch nach einer verwaltungsinternen Modernisierung.

Durch Monitoring und Evaluation von Daten können Rückschlüsse darauf gezogen werden, mit welchem Mehrwert für die Nutzenden und für die Mitarbeitenden eine OZG-Leistung umgesetzt wurde.

Mit der Wirkungsanalyse als Teil des KPMG OZG Transformation-Frameworks können wir daher gezielt bei der Überprüfung der Wirksamkeit einzelner OZG-Maßnahmen ansetzen. Dadurch können wir Ihnen Potenziale mit Blick auf Nutzerfreundlichkeit und/oder Prozess-Effizienz liefern. Der kontinuierliche Monitoring-Prozess zur gesamtheitlichen Betrachtung der OZG-Umsetzung bietet daher einen weiteren wichtigen Leistungsbaustein, um dem vorhandenen Digitalisierungsdefizit entgegen zu wirken.

Durch den Einklang der Anforderungen des OZG, der Verwaltung als effektiv umsetzender Akteur und der Ausrichtung auf die Zufriedenheit von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen als Adressaten und Empfangende der digitalen Verwaltungsleistungen kann das Potenzial digitaler Prozesse im öffentlichen Sektor optimal genutzt und der vorhandene Rückstand aufgeholt werden.

Menschen stellen im Rahmen des Technologie- und Innovationsmanagements einen zentralen Bestandteil dar. Dienstleistungen werden von ihnen bereitgestellt und in Anspruch genommen. Um hervorragende Dienstleistungen zu gestalten, sollten Menschen und ihre Bedürfnisse tiefgehend verstanden werden. Der Mensch wird dazu aktiv in die Entwicklungsprozesse einbezogen. Das bedeutet, Lösungen werden in einem Zusammenspiel mit Bürgerinnen und Bürgern, Mitarbeitenden, Technologie-Expertinnen und -Experten und anderen relevanten Stakeholdern entwickelt. Auf diese Weise entstehen Lösungen, die akzeptiert, unterstützt und selbstständig vorangetrieben werden. Bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes müssen die Dienstleistungen, die den Bürgerinnen und Bürgern angeboten werden sollen, genau spezifiziert und nutzerzentriert umgesetzt werden. Für eine rechtssichere und zeitgemäße User Experience müssen sowohl die Dienstleistungsspezifikation (Service Blueprint) als auch die verwendeten Technologien in Einklang gebracht und auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzenden ausgerichtet werden.

Der gezielte Einsatz von Technologie- und Innovationsmanagement kann erheblich zur Nutzerakzeptanz beitragen. Unter Berücksichtigung der Anforderungen setzen wir innovative Lösungen und Methoden ein und erarbeiten Konzepte, die eine nutzerzentrierte und technologisch ausgereifte OZG-Umsetzung ermöglichen. Dazu dienen uns folgende Aspekte als Leitlinie.

Mitautoren: Sebastian Sternberg, Stoyan Alexiev

Hier geht es vorrangig darum, Nutzende und den zentralen Nutzungskontext so gut zu verstehen, dass relevante Anforderungen und Ziele abgeleitet werden können. Die dafür eingesetzten Methoden hängen von der jeweiligen Kundensituation ab und können von Immersionstechniken bis hin zu einer qualitativen Designforschung, in Form von explorativen Interviews mit den Nutzenden, führen. Die Ergebnisse werden in Workshops mit heterogenen Teams verarbeitet. 

Ein tiefgehendes Verständnis der Bedürfnisse und des Kontextes bildet die Grundlage für die Ideenentwicklung. In Workshops erarbeiten wir dabei erste Ideen, clustern diese inhaltlich und legen verschiedene Kriterien zur Priorisierung fest.

Die priorisierten Ideen werden durch unsere Prototyping-Expertinnen und -Experten prototypisch dargestellt. Dabei werden konkrete Storyboards erstellt, die den Ablauf der Dienstleistung visuell darstellen. Das Prototyping ist dabei der zentrale Baustein, um sowohl die Akzeptanz der Dienstleistung beim Nutzenden zu testen als auch um die Technologieanforderungen zu evaluieren und verschiedene interne und externe Akteure zu den Vorhaben abzuholen.  

Beim User Testing werden die kritischen Hypothesen des Nutzungsverhaltens in Testszenarien übersetzt. Anschließend werden Tests mit der Zielgruppe durchgeführt. Wichtig ist es dabei, genau zu definieren, welche Ziele der Test verfolgt und wann der Test als erfolgreich erachtet wird. Unser Team hat umfassende Erfahrung im Design von Testszenarien und in der Durchführung von User Tests. Zusätzlich können wir auch die technologische Machbarkeit sowie die Erfolgsaussichten des Geschäftsmodells evaluieren. 

Die systematische und kontinuierliche Berücksichtigung aktueller informationstechnologischer Entwicklungen bereichert das Ideenmanagement essenziell und schärft die Ansätze zur OZG-Umsetzung. Als international aktive Technologieberatung können wir hierbei auf umfassende interne Ressourcen und Expertinnen und Experten zurückgreifen. Dies umfasst unter anderem die Technologiefelder Big Data, Blockchain, eID, Robotics, AI sowie AI-Security, Distributed Cloud Speicher, Process Mining und Data Mining.

Ihre Verwaltungsleistungen werden konsequent nach dem OZG-Umsetzungsprinzip der Nutzerorientierung umgesetzt. Dienstleistungen werden zuvor im Rahmen der Zielgruppe getestet und prototypisch dargestellt. Dadurch wird die Akzeptanz der entwickelten Dienste erhöht. Sie profitieren von geringen Entwicklungskosten und schnelleren Entwicklungszeiten und einem verringerten Risiko des Scheiterns eines Vorhabens. Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung eines Programms, das auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten ist. Wir verwenden einen sprintbasierten, modularen Ansatz, der sich an den Phasen des Design Thinking Prozesses orientiert. Unser Ansatz zeichnet sich durch einen variablen Raum, das KPMG Ignition Center, heterogene interdisziplinäre Teams sowie strukturierte und bewährte Prozesse aus. 

Andreas Fachinger

Partner, Consulting, Lighthouse Germany - Digital Lighthouse | Data & Analytics Solutions

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

+49 621 4267-764

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Die Komplexität des Onlinezugangsgesetzes umfasst verschiedene Umsetzungsprojekte auf unterschiedlichen Ebenen. Dazu gehören zum Beispiel die Digitalisierung von Onlinediensten, die technische Modernisierung, wie die Anpassung von bereits bestehenden Onlinediensten an das Leitprinzip der OZG-Umsetzung der Benutzerfreundlichkeit, die Anpassung der Schnittstellen an die Fachverfahren sowie die Umsetzung des Once-Only-Prinzips. Zu den Herausforderungen von OZG-Umsetzungsprojekten gehören neben der Koordination einer Vielzahl von Akteuren nach wie vor auch die Heterogenität der IT-Landschaft, die Gewährleistung der Interoperabilität der technischen Dienste und die Sicherstellung von Rechtssicherheit bei der Entwicklung von Onlinediensten. Darüber hinaus müssen alle relevanten Stakeholder, darunter insbesondere Nutzende und Mitarbeitende, mit ihren Erwartungen und Zielen sowie Anforderungen im Umsetzungsprojekt berücksichtigt werden.

Um mit der Umsetzung beginnen zu können, muss daher sichergestellt werden, dass die notwendige Infrastruktur für die Umsetzung, wie ein leistungsfähiger IT-Dienstleister, finanzielle Ressourcen, Standardisierung und Schnittstellen, vorhanden sowie deren Management gewährleistet sind. Ziel unserer Umsetzungsprojekte ist es, die gesetzlichen Anforderungen des OZG zu erfüllen, das heißt zunächst den Reifegrad 3 zu erreichen und danach im Rahmen der Registermodernisierung den Reifegrad 4 zu erzielen. Auch im Hinblick auf das baldige Fristende 2022 liegt unser Fokus nicht nur auf der Geschwindigkeit, sondern auf der Erreichung hoher Qualitätsziele in unseren Umsetzungsprojekten als Standard. Die Umsetzungsprojekte müssen kundenorientiert und rechtskonform durchgeführt werden.

Zur Digitalisierung von OZG-Verwaltungsleistungen wird auf effiziente Umsetzungsprojekte von der Initiierung bis zum (flächendeckenden) Roll-out gesetzt. Häufig beinhalten diese die Einführung eines Prototyps oder Piloten ggf. als Bestandteil weiterführender Digitalisierungsprojekte. Diese Projekte zielen in der Regel auf einen hohen Reifegrad der OZG-Dienstleistung ab, daher auf die vollständig digitale Abwicklung einer Verwaltungsdienstleistung ohne Medienbrüche. Auf Länderebene erfolgt dies oft nach dem „Einer-für-Alle“-Prinzip (EfA), wonach ein Land eine OZG-Verwaltungsleistung zentral entwickelt und anderen Ländern zur Nachnutzung bereitstellt. So können Effizienzen geschaffen werden. In diesem Leistungsbaustein wird die Umsetzung einer OZG-Verwaltungsleistung von der Initiierung bis zur Implementierung sowie gegebenenfalls landes- oder regionsweiten Rollouts begleitet. 

Ihr Umsetzungsprojekt wird in der Projektplanung und -durchführung durch weitere Dienstleistungen begleitet, vom Multiprojektmanagement über Veränderungsmanagement bis hin zur Berücksichtigung von Datenschutzaspekten. Aus den Erkenntnissen ermitteln wir Optimierungsmöglichkeiten und leiten geeignete Maßnahmen zur weiteren Umsetzung ab. Ergänzende Leistungen können nach Bedarf hinzukommen, wie Prozessanalysen, Entwicklung von Organisationskonzepten, gezieltes Anforderungsmanagement, Design-Thinking-Konzepte und die Entwicklung von Nutzerreisen.

Mit unseren Expertinnen und Experten in Ihrer Nähe und unserem KPMG Nearshore Center in Sofia sind wir bestens gerüstet, um Sie im Rahmen der OZG-Anforderungen in den Bereichen (1) Management, Organisation und Planung, (2) im Anforderungsmanagement sowie in der (3) Entwicklung von Online-Services zu unterstützen.

1. Aufsetzen eines Projekt-Portfoliomanagements mit einem strukturierten Projektmanagement-Office zur Steuerung und Koordinierung des Lieferantenmanagements
2. Zusammenführung und Priorisierung der bundesweiten strategischen Zielsetzungen des Digitalisierungsprogramms mit kommunalen OZG-Zielsetzungen (EfA, Anbindung Portalverbund)
3. Erzeugung von Synergieeffekten zwischen den Projekten 
4. Definition von Prozessen, Qualitätsmesspunkten und Einführung von Steuerungsinstrumenten, beispielsweise einer Definition of Done (DoD)
5. Einbringen innovativer Projektmanagement-Tools zur Komplementierung und Unterstützung der OZG-Koordinierungsstelle
6. Ein-/Anbindung vorhandener Strukturen zur OZG-Umsetzung auf landes- und kommunaler Ebene 
7. Etablierung eines Beurteilungssystems für Anspruchsgruppen auf landes- und kommunaler Ebene

Im Rahmen unseres Leistungsbausteins Umsetzungsprojekte digitalisieren wir für Sie OZG-Verwaltungsleistungen und zahlen auf Wunsch auch auf die über OZG-Mindestanforderungen hinausgehenden Zielstellungen ein.

Unsere Teams entwickeln ein auf das OZG spezifisch zugeschnittenes Projekt-Portfoliomanagement auf struktureller und prozessualer Ebene. Die OZG-Umsetzung wird einheitlich überwacht und gesteuert. Dabei können wir jederzeit und flexibel Fachexpertise zu OZG- und E-Government-Themen sowie zum Portfoliomanagement aus unserem KPMG-Expertennetzwerk abrufen. Wir leben einen kooperativen Beratungsansatz und greifen auf erprobtes Methodenwissen und Tools zurück.

Mitautoren: Dominik Nerge, Maximilian Kaehne

Die maßgeblichen Herausforderungen für die Veränderungsbegleitung liegen in den traditionellen Strukturen und Prozessen der Verwaltungsarbeit und den darauf abgestimmten Arbeitsroutinen. Im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung müssen diese Prozesse zum Teil neu gedacht werden, um das Potenzial digitaler Serviceleistungen voll auszuschöpfen. Der Arbeitsalltag in der Verwaltung wird sich dadurch tiefgreifend und nachhaltig verändern. Diese Wirkungen bleiben jedoch auch auf der Nachfrageseite nicht aus. Um Akzeptanz und Transparenz für Verwaltungsmitarbeitende und Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen zu erreichen, entwickeln wir im Rahmen Ihres OZG-Umsetzungsprojektes gemeinsam mit Ihnen ein auf Ihre Situation zugeschnittenes Change-Management-Konzept. Dieses führt unter anderem konkrete Change-Management-Rollen ein, um das Akzeptanzmanagement bereits von Anfang an in Ihrer Organisation zu verankern. Auf dieser Basis leiten wir gemeinsam mit Ihnen Umsetzungsmaßnahmen ab und führen diese durch.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Etablierung einer gezielten Kommunikationsstrategie, um ein konsistentes „Storytelling“ im gesamten Projekt zu gewährleisten. Die Maßnahmen sollen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Bürgerinnen und Bürger erreichen. Das Ziel ist eine schnelle und effiziente Integration digitalisierter Verwaltungsleistungen. Darüber hinaus steht dieser Leistungsbaustein ebenfalls für die Kooperation und das Wissensmanagement zwischen den Bundesländern und Kommunen. Die Leistung Veränderungsmanagement wird im dafür aufgesetzten Teilprojekt entworfen und umgesetzt. 

Ein wesentlicher Ansatzpunkt unseres Veränderungsmanagements ist deshalb die Förderung von Transparenz und Beteiligung und damit einhergehend die Reduzierung der Unsicherheiten und Widerstände unter den Mitarbeitenden. Wir sehen die Bedeutung vom Veränderungsmanagement vor allem darin, dass es nicht allein für sich steht, sondern das fachliche Projektmanagement bei der Umsetzung von Veränderungsprojekten mit Fokus auf alle relevanten Beteiligten unterstützt. Diese werden durch gezielte Kommunikation, bedarfsgerechte Einbindung sowie zielgruppengerechte Qualifizierung bei den Veränderungen begleitet. Dabei stützen wir uns auf bewährte Methoden und Anwendungen des Veränderungsmanagements, welche konkrete Entwicklungsstufen für jeden Einzelnen  - Mitarbeitende oder Führungskraft - für eine erfolgreiche Veränderung definiert und mit konkreten Maßnahmen hinterlegt werden.

Die Verzahnung mit dem fachlichen Projektmanagement verdeutlicht die untenstehende Abbildung. 

Das Ergebnis umfasst die Integration digitalisierter OZG-Verwaltungsleistungen sowie ein Kooperations- und Wissensmanagement (z.B. Once-Only-Prinzip).

Unser Veränderungsmanagement ist der Katalysator für Ihren Veränderungsprozess, da sich die Motivation und die Arbeitszufriedenheit erhöht, wenn die Veränderung überschaubar bzw. ihre Konsequenzen einschätzbar sind.

Mitautoren: Ann-Catrin Obersteg

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und deren Bereitstellung über das Internet birgt vielfältige Risiken. Einerseits werden im Rahmen der Verwaltungsleistungen vertrauliche und personenbezogene Informationen verarbeitet. Diese bilden ein lohnendes Ziel für Cyber-Kriminelle. Andererseits bietet der Onlinezugang neue Angriffsflächen, über die Informationen abgeschöpft, in Behörden eingedrungen oder Verwaltungsleistungen kompromittiert werden können. Darüber hinaus entstehen weitere Abhängigkeiten von Dienstleistenden, insbesondere von Strom-, Netz- und Webdienstanbietern. Ein potenzieller Ausfall dieser Dienstleistenden gefährdet die Bereitstellung der Verwaltungsleistungen.

Diesen Gefahren wird im Onlinezugangsgesetz (OZG) durch direkte Anforderungen an Cyber Security und Datenschutz Rechnung getragen. Aber auch aus Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), länderspezifischen Datenschutzgesetzen und dem Telemediengesetz (TMG) ergeben sich für OZG-Vorhaben diverse zu beachtende Pflichten. 

Zugleich bildet die Skepsis von Nutzenden der neuen Verfahren, also Verwaltungsmitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen ein weiteres Risiko in der OZG-Umsetzung.

In dieser Gemengelage den regulatorischen und fachlichen Gegebenheiten genüge zu tragen, gleichzeitig alle Stakeholder frühzeitig und transparent einzubinden und Änderungen in Hard- und Software umzusetzen, stellt Organisationen vor beträchtliche Herausforderungen.

Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen müssen Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der OZG-Verwaltungsleistungen sowie der darin verarbeiteten Informationen frühzeitig im Prozess eingeplant und bis zuletzt gelebt werden, um einen angemessenen Schutz sicherstellen zu können. Personenbezogene Daten, insbesondere sensible personenbezogene Daten, bedürfen darüber hinaus zusätzlichen Schutz hinsichtlich Transparenz, Nichtverkettung, Intervenierbarkeit und Datenminimierung. Services für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen als auch Backend-Prozesse müssen stabil laufen und die wichtigsten Dienste auch in Notfällen und Krisen unter Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität zur Verfügung stehen.

KPMG steht Ihnen mit langjähriger Expertise zur Seite und bietet Ihnen individuelle Beratung und Lösungen zur Informationssicherheit gemäß BSI IT-Grundschutz und ISO 27001, zum Business Continuity Management mit BSI 200-4 und ISO 22301, als auch zum Datenschutz gemäß DSGVO sowie den Bundes- und Landesdatenschutzgesetzen. Wir blicken auf eine Vielzahl von Projekten und auf Jahre der Umsetzung auf Bundes- und Landesebene zurück. Unsere nach BSI und ISO zertifizierten Mitarbeitenden kombinieren Fach- mit Branchenwissen und begleiten Sie tagtäglich in Ihren Herausforderungen.

An erster Stelle steht das Vertrauen der Nutzerinnen und Nutzer Ihrer OZG-Leistungen. Dazu ist es wichtig, einen umfassenden Sicherheitsprozess zu etablieren, der den gesamten Lebenszyklus Ihrer Projekte und OZG-Leistungen befähigt: Früh im Projekt werden Sicherheitsanforderungen identifiziert und eingeplant. Mittels Stakeholder-Analysen und Workshops werden Sicherheitsbedenken und Risiken identifiziert und ihnen begegnet. Security-Quality-Gates werden für das Projekt und für den anschließenden Betrieb geschaffen. In der Umsetzung des Projekts unterstützen wir Sie mit Konzeption, Abstimmung und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen. Dabei sorgen die zuvor definierten Quality-Gates für eine hohe Qualität und Transparenz des Projektfortschritts. Vor dem Produktivgang der OZG-Leistungen werden notwendige Prozesse geschaffen, um Sicherheitsaspekte weiterhin im Betrieb zu berücksichtigen: Dafür werden die OZG-Leistungen in Ihre Prozesse für das Berechtigungs- und Patchmanagement integriert, aber auch das Systemmonitoring und die Überwachung von der Cyber-Informationslage ist dabei ein wichtiger Aspekt.

Die Berücksichtigung der Cyber-Sicherheit in allen Phasen eines OZG-Vorhabens ist ein wesentlicher Aspekt zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Geschäftsprozessen, Anwendungen, IT-Systemen, IT-Services und der zugehörigen Informationen und Daten. Ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) bildet hierfür die strukturierte Grundlage, Ihre organisatorischen, personellen und technischen Informationssicherheitsmaßnahmen risiko- und bedarfsorientiert zu ermitteln und umzusetzen, damit Ihre Vorhaben heute und in Zukunft effizient und sicher gestaltet werden können.

Seien es digitale Bürgerservices, Backend-Prozesse wie die E-Akte, die E-Laufmappe, der E-Rechnungsworkflow, seien es Anforderungen des BSI IT-Grundschutzes aus den Koordinationsgruppen der Bundesländer zu Informationssicherheit oder die Umstellung der IT im Rahmen der IT-Konsolidierung  - mit unserem Team aus zertifizierten Informationssicherheitsexpertinnen und -experten unterstützen wir Sie gerne.

Wir unterstützen Sie auch gerne bei weiteren Themen der Informationssicherheit: 

• Konzeptionierung, Umsetzung und Weiterentwicklung Ihres ISMS nach BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001,
• Vorbereitung und/oder Begleitung einer ISMS-Zertifizierung,
• Erstellung der Informationssicherheitskonzeption,
•  Durchführung von IS-Revisionen und IS-Audits,
• Definition und Implementierung Ihrer IS-Aufbau- und -Ablauforganisation,
• Definition und Unterstützung bei der Implementierung von Informationssicherheitsleitlinien,
• Richtlinien und -Konzepten,
• Erarbeitung eines risiko- und bedarfsorientierten IS-Schulungs- und Sensibilisierungsprogramms,
• Prüfung von Informationssicherheitskonzepten und Erarbeitung von Verbesserungspotenzialen zur Realisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses,
• Realisierungsplanung und Umsetzungsbegleitung von Informationssicherheitsmaßnahmen.

Das Standard-Datenschutzmodell (SDM) und die ISO27701 bieten geeignete Mechanismen, um alle datenschutzrechtlichen Anforderungen des OZG und der DSGVO zu erfüllen und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) abzuleiten. Das Datenschutz-Managementsystem (DSMS) ist ein Instrument, um Anforderungen zu planen, umzusetzen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Das DSMS umfasst abgestimmte Prozesse und Maßnahmen sowie eine eingespielte Datenschutzorganisation, eingebettet in die Organisationsstruktur Ihrer Institution bzw. Behörde.

Wir greifen auf unsere Erfahrung aus intensiven Austauschen mit den Aufsichtsbehörden in Deutschland sowie internationalen Datenschutznetzwerken zurück und unterstützen Sie mit unseren zertifizierten Datenschutzbeauftragten bei der

• Konzeptionierung, Umsetzung und Weiterentwicklung Ihres DSMS,
• Definition und Unterstützung bei der Implementierung von Datenschutzleitlinien, -Richtlinien und -Vorlagen,
• Definition und Unterstützung bei Datenschutzrisikoanalysen und Datenschutzfolgeabschätzungen
• Erarbeitung eines Datenschutz-Schulungs- und -Sensibilisierungsprogramms,
• Prüfung von Datenschutzkonzepten und Erarbeitung von Verbesserungspotenzialen zur Realisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses,
• Durchführung von DS-Audits,
• Realisierungsplanung und Umsetzungsbegleitung von Datenschutzmaßnahmen.

Für eine umfassende und strukturierte Notfallvorsorge empfehlen wir die Umsetzung eines Business- Continuity-Managementsystems (BCMS). Die Standards ISO 22301 und BSI 200-4 bieten hierfür eine erprobte und anerkannte Grundlage.

Wir stehen Ihnen mit zertifizierten BCM-Experten und Auditoren zur Seite und unterstützen Sie bei der 

• Konzeptionierung und Implementierung einer BCMS-Aufbau- und Ablauforganisation,
• Identifikation Ihrer kritischen Prozesse und Dienstleistungen,
• Bestimmung der tolerierten Ausfallzeiten und der Wiederanlaufparameter
• Durchführung von Risikoanalysen hinsichtlich der Verfügbarkeit Ihrer wichtigsten Ressourcen,
• Entwicklung von Notfallvorsorgemaßnahmen und Notfallplänen,
• Definition einer Notfallorganisation, 
• Planung, Durchführung und Überwachung von Notfallübungen.

Weitere Informationen zu unserem Leistungsangebot im Kontext Cyber Security und Datenschutz finden Sie hier.

Je nach Ihrem individuellen Bedarf erhalten Sie im Ergebnis spezifische und passgenau Leistungen zur erfolgreichen Durchführung der OZG-Umsetzung in Ihren Projekten, unter Sicherung der Informationssicherheit, des Datenschutzes und der Notfallvorsorge. Wünschen Sie eine umfassende, dauerhafte und zukunftsorientierte Lösung in diesen Themengebieten, erhalten Sie im Ergebnis ein Informationssicherheits-Managementsystem, ein Datenschutz-Managementsystem, ein Business-Continuity-Managementsystem oder ein kombiniertes, integriertes Managementsystem.

Unsere Berater und Beraterinnen unterstützen Sie mit langjähriger Expertise aus vergangenen und vergleichbaren OZG-Projekten und der Umsetzung von Cyber-Security-Anforderungen in Behörden und Wirtschaft. Gemeinsam schaffen wir einen umfassenden Schutz der verarbeiteten Informationen und Verfahren Ihrer OZG-Verwaltungsleistungen vor Angriffen und Ausfällen. Sie erhalten Detektions- und Reaktionsfähigkeiten, um auch in kritischen Situationen handlungsfähig zu bleiben. Mit uns stellen Sie die Einhaltung aller relevanter regulatorischer Anforderungen in Cyber Security, Datenschutz und Notfallvorsorge sicher. Indem wir früh im Prozess ansetzen, steigern Sie langfristig Vertrauen von Verwaltungsmitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen in Sie als Organisation und Ihre OZG-Fähigkeiten.

Mitautor: Sascha Hauch

Wilhelm Dolle

Partner, Consulting, Head of Cyber Security

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

+49 30 2068 2323

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Digitalisierung muss ganzheitlich betrachtet werden, und wo es erforderlich und möglich ist, sollte das Ziel sein, durchgängig digitale Prozesse zu erreichen. Durch den Frontend-orientierten Ansatz des Onlinezugangsgesetzes werden die internen Verwaltungsprozesse allerdings in den Hintergrund gedrängt. Dies hat zur Folge, dass Verwaltungen zwar am Frontend digitalisiert werden, die Bearbeitung in den bestehenden Fachverfahren aber weiterhin papierbasiert erfolgt und die Anwendungslandschaft somit Medienbrüche aufweist. Spätestens für die Erreichung höherer Reifegrade müssen die Fachanwendungen bidirektional mit den Komponenten der OZG-Plattform kommunizieren können.

Hierfür müssen standardisierte Schnittstellen zwischen Fachverfahren und OZG-Plattform implementiert werden, soweit diese von der OZG-Plattform nicht angeboten werden. So können in Verfahren, die auf der OZG-Plattform umgesetzt werden, an beliebiger Stelle im Prozessablauf bestehende Verfahren und der Zugriff auf die dort verwalteten Daten gewährleistet werden. Dazu können Standards, wie XTA, sowie standardisierte Metadatenschamata aus XÖV, XFall und aus FIM (z. B. XProzess, XDatenfelder, XZuFi) genutzt werden.

Ein serviceorientiertes Vorgehen ermöglicht darüber hinaus die Kapselung und Wiederverwendbarkeit von Schnittstellen und Komponenten. Technologien und Vorgehensweisen und offene Standards, die bei der Erstellung webbasierter und mobiler Anwendungen genutzt werden, ermöglichen plattformunabhängig, nachhaltige und wartbare Anwendungen oder Prozessketten. Containertechnologien und Werkzeuge zur Orchestrierung runden das Thema ab. Neben den Überlegungen zur optimalen Architektur und den Einsatz konkreter Technologien und Entwicklungssprachen spielt auch die Optimierung bestehender Prozesse und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess eine wichtige Rolle.

Eine kritische Betrachtung bestehender Prozesse sollte am Anfang stehen und, wo möglich, mit den an den Prozessen Beteiligten eine Optimierung vorgenommen werden. Dies hat den praktischen Nebeneffekt, dass die von der Veränderung direkt Betroffenen  - denn Digitalisierung heißt immer auch Veränderung der etablierten Arbeitsabläufe  - mit eingebunden werden und die Transformation mitgestalten. Dies erhöht die Akzeptanz der Digitalisierungsmaßnahmen in der Gesamtorganisation. Die Kombination mit unserem Leistungsbaustein Veränderungsmanagement bietet sich hier besonders an.  

Im Rahmen des Einsatzes unseres Leistungsbausteins Backend-Integration erfolgt die nahtlose Integration ausgewählter oder aller Backend-Prozesse.

Das Backend ermöglicht unter anderem den Zugriff auf Datenbanken, die Integration diverser Systeme, die Einhaltung von Regeln und Geschäftslogiken und die Bereitstellung von Daten und Funktionen für das Frontend. Das Frontend greift dabei permanent auf das Backend zu.

Wir analysieren Ihre Ist-Situation und entwickeln je nach Bedarfslage einen Soll-Prozess unter Berücksichtigung der Digitalisierungsvorhaben im Frontend, sodass ein medienbruchfreier Prozess von der digitalen Beantragung einer Online-Leistung durch die Nutzenden bis zur vollständig digitalisierten Bearbeitung des Antrags durch den Sachbearbeitenden entsteht. 

Sowohl im Frontend als auch im Backend wird Ihre Verwaltung vollständig digitalisiert. Im Ergebnis werden Ihre Prozesslaufzeiten gesenkt und Ihr Output gesteigert. Durch die Etablierung digitaler End-to-End-Prozesse erreichen Sie höhere Reifegrade bei Ihren Online-Diensten und beschleunigen die OZG-Implementierung in Ihrer Organisation.

Sie profitieren von der durchgängig digitalen Verfügbarkeit von Leistungen und der digitalisierten Bearbeitung ohne Medienbrüche, die im Ergebnis die Bearbeitungszeit von Vorgängen reduziert und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden erhöht.

Mitautoren: Jörg Veidt, Dominik Nerge, Martin Czerwick

Die oftmals mit technologisch veralteten Fachverfahren verbundene mangelnde Flexibilität, die langen Prozesslaufzeiten und unzureichende Transparenz durch unvollständige Dokumentation führen zu zunehmender Unzufriedenheit der Mitarbeitenden und langen Bearbeitungszeiten.

Mit dem Ziel, Ihnen eine rein elektronische Vorgangsabwicklung auch in angrenzenden Bereichen zu ermöglichen, planen, vereinfachen und implementieren wir gemeinsam mit unseren IT-Expertinnen und Experten Ihre Fachverfahren und ermöglichen so eine weitestgehend digitale Vorgangsabwicklung in Ihrer Organisation. Dabei beziehen wir Überlegungen mit ein, wie Backoffices durch innovative Ansätze wie Robotic Process Automation (RPA) optimiert werden können.

Auf Basis von Business Process Model and Notation (BPMN) modellieren wir Ihre Geschäftsprozesse und schaffen es hiermit, eine Verständnisbrücke zwischen Business und IT zu bauen und somit Verständnislücken zu vermeiden. Nach BPMN aufgebaute Modelle besitzen die Fähigkeit, Behörden aus verschiedenen Blickwinkeln zu repräsentieren und ermöglichen die Sicht auf eine interprozessuale Zusammenarbeit.

Hierzu bündeln wir unser umfangreiches Know-how aus den Bereichen Projektmanagement, Technologie- und Innovationsmanagement und Umsetzungsprojekten. Unser Leistungsbaustein „Modernisierung weiterer Fachverfahren“ ermöglicht Prozessoptimierungen sowie die Modernisierung und Neu-Entwicklung von Fachverfahren. Dabei können Fachverfahren auch an die E-Akte angebunden werden. Sie profitieren von modernisierten Fachanwendungen und vereinheitlichten Systemen.

Mitautor: Jörg Veidt, Dominik Nerge 

Fachanwendungen werden nicht mehr nach dem Wasserfallprinzip, sondern in der Regel mit Hilfe von agilen Methoden und Verfahren entwickelt, um auf Anpassungen der rechtlichen, technischen sowie nutzerzentrierten Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes reagieren zu können.

Bei dem Einsatz von agilen Methoden müssen stetig kleinteilige Verbesserungen der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Diese bestehen zum einen aus neuen (technischen) Funktionalitäten in Fachanwendungen, aber auch aus Prozessanpassungen und ggf. auch Anpassungen der Organisation. Im Rahmen des kontinuierlichen Ausrollens von Verbesserungen müssen diese stets aufeinander abgestimmt sein und den Nutzenden im Rahmen eines abgestimmten Changemanagements/Kommunikationsmanagement zur Verfügung gestellt werden.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) gilt als Grundprinzip des Qualitätsmanagements und ist in der Qualitätsnorm DIN ISO 90001 fest integriert. Gemäß der Philosophie des japanischen Wortes „KAIZEN“, übersetzt „Veränderung zum Besseren“, steht hierbei das stetige Bemühen, die Qualität der Produkte, Services und Prozesse durch operativ-orientierte, permanente Prozessverbesserungen zu steigern, im Vordergrund (im Gegensatz zu Innovationen im Rahmen sprunghafter, einschneidender Neuerungen). Der konkrete Ablauf in der Verwaltung beginnt mit der Prozessdokumentation, gefolgt von regelmäßigen Abgleichungen von Standardprozessen (Ist-Prozesse) mit vordefinierten Soll-Prozessen und endet mit der Problembewertung und Ableitung von Maßnahmen und Lösungsideen unter einer stetigen Einbeziehung von Kundenanforderungen.

Unser Ansatz orientiert sich an dem iterativen Regelkreis des so genannten Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA). Der PDCA-Zyklus ist ein Instrument des Qualitätsmanagements und ermöglicht die regelkreishafte Darstellung von Planungsaufgaben (Plan), Umsetzungsmaßnahmen (Do) und Kontrollaufgaben (Check) sowie der Verbesserung bei Abweichung/Zielverfehlung bzw. Verstetigung und Institutionalisierung (Act). 

• Unter dem Schritt „Plan“ wird das konkrete Problem bzw. die zu lösende Aufgabe bestimmt und die Ist-Situation analysiert. Zudem werden Ziele und Maßnahmen zur Lösung bzw. Optimierung beschlossen.
• Beim Schritt „Do“ wird der Plan an die betreffenden Mitarbeitenden kommuniziert und die unter „Plan“ definierten Maßnahmen umgesetzt.
• Unter „Check“ findet eine Überprüfung statt (Soll-Ist-Abgleich). Es werden die erreichten Ergebnisse erhoben und bewertet und überprüft, ob die Ziele der Planungsphase erreicht wurden.
• Unter dem Schritt „Act“ wird der Prozess reflektiert und insbesondere bei Abweichungen von Soll- und Ist-Entscheidungen getroffen, wie oft und mit welchen Inhalten Phasen P und D nochmals durchlaufen werden müssen. Bei Übereinstimmung von Soll- und Ist-Situation kann das Ergebnis standardisiert und eingeführt bzw. institutionalisiert werden.

Mitautor: Jörg Veidt, Dominik Nerge 

Die Umsetzung der Vorgaben des OZG bringt eine Reihe an rechtlichen Herausforderungen und Fragestellungen mit sich. Es handelt sich um ein Bundesgesetz, die Verantwortung der konkreten Umsetzung fällt jedoch in weiten Teilen in die Zuständigkeitsbereiche der Länder und Kommunen. Die konkreten Rahmenbedingungen und Projektrichtlinien zur kommunalen OZG-Umsetzung führen zu diversen rechtlichen Unklarheiten, insbesondere, aber nicht ausschließlich hinsichtlich der Erwartungen und Aufgaben der Kommunen. In allen Rechtsfragen rund um die rechtssichere Umsetzung des OZG sowie bei der rechtsgebietsübergreifenden Betreuung, beraten* Sie die Expertinnen und Experten der KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. KPMG Law unterstützt Sie dabei, das komplexe Feld der OZG-Umsetzung rechtlich zu durchdringen und begleiten Sie bei allen Fragen rund um die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Digitalisierung der Verwaltung. Das Knowhow von KPMG Law beschränkt sich dabei nicht nur auf das Verfassungs- und Verwaltungsrecht, sondern schließt sämtliche relevanten Rechtsbereiche, wie beispielsweise das Vergaberecht, das Datenschutzrecht, das IT-Recht und auch die Vertragsgestaltung mit ein. Dadurch erhalten Sie eine ganzheitliche Rechtsberatung „aus einer Hand“*.

* Rechtsdienstleistungen werden von der KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erbracht.

Bei der Umsetzung des OZG ist eine umfassende Analyse des rechtlichen Rahmens und der bereits digitalisierten Leistungen erforderlich. Hierbei sind diverse (verwaltungs-)rechtliche Prozesse, die durch die Regelungen des OZG angestoßen werden sollen bzw. müssen, zu beachten. Beginnend mit der Erläuterung der Gesetzesvorgaben und Aufschlüsselung der durch das OZG entstehenden einzelnen Verpflichtungen der Verwaltungsbehörden hin zur konkreten Übernahme und Vorbereitung eben jener Aufgaben. Die Expertinnen und Experten der KPMG Law übernehmen die Erstellung von Rechtsgutachten zu diversen rechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit dem OZG und seiner konkreten Umsetzung, beispielsweise Zuständigkeitsfragen und Handlungsverpflichtungen betreffend. Außerdem analysiert KPMG Law für Sie die noch zu schaffenden notwendigen rechtlichen Grundlagen und legt Ihnen die entsprechenden Handlungsoptionen dar. Insbesondere berät KPMG Law Sie auch bei der Schaffung von Verwaltungsvereinbarungen und der Überprüfung ebendieser. 

Schritt für Schritt gibt KPMG Law Vorgehensempfehlungen- und Einschätzungen für die OZG-Umsetzung in Ihrer Behörde, die ausführlich von den Law Expertinnen und Experten auf ihre Rechtssicherheit hin überprüft wurden. Dabei betreut Sie KPMG Law von Anfang an bis zur finalen Umsetzung des Digitalisierungsprojekts, auch in allen angrenzenden Bereichen des Verwaltungsrechts über rechtliche Datenschutz- und IT-Themen bis hin zu Fragen der Vertragsgestaltung und des Vergaberechts. Besonders wichtig ist dabei die stetige Rückkopplung mit anderen Kommunen, Verwaltungsbehörden, dem Land und auch dem Bund in Bezug auf standardisierten Fragestellungen sowie Kompetenz- und Zuständigkeitsfragen. Die Bündelung von Kompetenzen und der regelmäßige Austausch der Akteure auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene dient damit dem Hauptziel der rechtssicheren Gestaltung der notwendigen Maßnahmen für eine lösungsorientierte Umsetzung der OZG-Ziele. Klarheit und Effizienz stehen dabei an vorderster Stelle.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen Schulungen zum gezielten Umgang mit rechtlichen Fallstricken des OZG und seiner Umsetzung, um so nachhaltig rechtliche Hindernisse zu erkennen und zu überwinden. 

Durch die weitreichende Erfahrung der Expertinnen und Experten von KPMG Law im Umgang mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt KPMG Law für Sie praxisgerechte Lösungen, die sich „mit wenigen Handgriffen“ an neuere Entwicklungen anpassen lassen. KPMG Law bietet Ihnen ein interdisziplinäres Team mit höchster fachlicher Kompetenz und der notwendigen Kreativität für flexible Lösungen. Auch für eilige Anfragen steht Ihnen jederzeit eine Ansprechperson zur Verfügung. 

Natürlich übernimmt das Team von erfahrenen (Fach-)Anwältinnen und Anwälten (falls notwendig) von KPMG Law auch die rechtliche Prozessvertretung über alle Instanzen.

Kristina Knauber*

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Verwaltungsrecht

Senior Manager

KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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