Systém vyhodnocuje detaily z importovaného bankovního souboru – například strukturované reference, variabilní symboly, IBAN nebo čísla faktur – a snaží se je přiřadit k existujícím otevřeným položkám v systému na základě definovaných pravidel.
Automatizace se uplatňuje v několika oblastech:
- identifikace zákaznických a dodavatelských faktur,
- automatické vyrovnání (clearing) položek,
- zaúčtování bankovních poplatků, úroků a interních převodů,
- vytváření účetních zápisů do hlavní knihy.
Pokud bankovní transakce splňuje podmínky pravidel, systém ji může automaticky zaúčtovat nebo spárovat s příslušným účetním dokladem. Při správně nastavených pravidlech může být většina výpisu zpracována plně automaticky, což šetří čas a snižuje chybovost.
Ruční zpracování jako doplněk
Pokud bankovní transakci nelze spárovat automaticky, například kvůli neúplným nebo nepřesným údajům v popisu platby, systém ji označí k ručnímu zpracování. Uživatel má následně možnost:
- spárovat ji s existujícím dokladem,
- vytvořit nový účetní zápis,
- nebo doplnit informace a pravidla pro budoucí zpracování
Tento postup zajišťuje zpracování všech transakcí a zároveň postupně zvyšuje úroveň automatizace.
Zpracování specifických transakcí
SAP S/4HANA Cloud Public Edition nabízí řešení i pro nestandardní případy, jako například vrácené platby nebo poplatky. Ty lze zpracovat automaticky, pokud jsou v systému definovány odpovídající podmínky. Automatizace tak pokryje nejen běžné úhrady a inkasa, ale i speciální bankovní procesy.
Integrace s účetnictvím a finančními procesy
Automaticky zpracované bankovní transakce se zaúčtují do hlavní knihy nebo účetnictví pohledávek a závazků. Finanční data jsou tak aktuální a připravená k dalšímu zpracování, jako jsou uzávěrky, reporting nebo controlling. Pro firmy to znamená méně ručních zásahů, nižší chybovost, rychlejší uzávěrky, a konzistentní účetní data.
Flexibilní nastavení podle potřeb firmy
Každá organizace si může vytvořit vlastní sadu pravidel, která přesně odrazí její bankovní procesy. Systém umožňuje pravidla průběžně měnit a rozšiřovat, což je důležité zejména při expanzi podnikání, změně bank nebo při zvýšené potřebě automatizace.
Automatizace zpracování bankovních výpisů v SAP S/4HANA Cloud Public Edition představuje efektivní způsob, jak urychlit finanční procesy a ulevit účetním od rutinních úkolů. Díky flexibilnímu nastavení lze postupně dosáhnout vysoké úrovně automatizace bez nutnosti výrazných zásahů do firemních procesů.
