Mzdové účetnictví řeší každá firma, ať už má jednoho zaměstnance, nebo tisíce. Firmy mají často svoji mzdovou účetní. V tom případě si ale musí zajistit vlastní mzdový software, sledovat změny v legislativě a školit zaměstnance. Problém navíc nastává ve chvíli, kdy účetní onemocní a mzdy nemá kdo zpracovat. I v takových situacích se firmy obracejí k outsourcingu. Sepsali jsme šest důvodů, proč byste ho měli zvážit i vy.
1. Expertní znalosti
Pokud se rozhodnete outsourcovat, odpadne vám starost s udržováním interního týmu zaměstnanců s odbornými znalostmi. Společnosti nabízející outsourcingové služby zpravidla mají široké portfolio klientů a díky tomu se setkají i s velmi specifickými situacemi, například s exekucemi u zaměstnanců, různými druhy směn, nepřetržitým provozem, zahraničními zákony a podobně. Umí si poradit i tam, kde by mzdová účetní z menší firmy tápala.
Pokud svůj outsourcing svěříte konzultační společnosti, můžete se spolehnout i na doprovodné služby, například konzultace daňových poradců nebo právníků.
2. Časová i finanční úspora
Zejména pro menší firmy může být drahé udržovat interní tým specialistů na mzdy, zvláště nyní, kdy na trhu práce navíc chybí zkušené mzdové účetní. Díky outsourcingu si mohou najmout profesionály za pevnou cenu, což je často finančně výhodnější.
Nemusíte se starat o mzdové výpočty, řešit změny v legislativě, trávit čas školeními zaměstnanců nebo hledáním náhrady v případě nečekaného výpadku či posily v sezoně. Můžete se naplno věnovat hlavní činnosti své firmy nebo tomu, co vás při podnikání baví nejvíce.
3. Flexibilita
Outsourcingové firmy nabízí širokou škálu služeb. Kromě zpracování účetnictví se vším všudy nabízí i „vypůjčování“ pracovníků, kteří dočasně dochází do firmy, kde například z důvodu nemoci vypadl člověk. Dále zpracovávají statistiky, připravují reporty, jednají s úřady, poskytují individuální poradenství a někdy nabízí i služby s přesahem do HR. Kromě vlastního mzdového softwaru ovládají i další účetní programy, a umí se tak plně přizpůsobit potřebám klienta.
4. Zabezpečení
Společnosti, které se věnují outsourcingu mzdového účetnictví, investují velké peníze do moderních technologií a systémů zajišťujících bezpečnost a ochranu dat. To může zahrnovat šifrování dat, pravidelné zálohování a zabezpečené přenosy informací. Tím minimalizují riziko ztráty nebo zneužití důvěrných informací o zaměstnancích.
Pro nás v KPMG je zabezpečení dat našich klientů prioritou, a proto pro nás byla hlavním kritériem při výběru nového dodavatele mzdového softwaru právě bezpečnost.
5. Ohlídání legislativy
Ke změnám v legislativě dochází neustále a to, co platilo jeden týden, je druhý týden jinak. Využijte toho, že externí dodavatel účetnictví ohlídá změny za vás a zpracuje vám mzdy podle aktuálně platné legislativy. Z naší zkušenosti je právě tento aspekt tím, co si naši klienti chválí nejvíce.
6. Inovativní přístup
Outsourcingové firmy investují velké peníze do technologií. Často mají přístup k nejmodernějším softwarovým řešením, která využívají automatizaci procesů, umělou inteligenci, strojové učení nebo cloudové platformy. Díky tomu dokážou rychleji zpracovat mzdy i administrativní úkoly a poskytnout propracovanější reporty.
Například my v KPMG jsme přešli na cloudové řešení od OKbase, díky kterému spoustu úkolů vyřešíme digitálně. Zaměstnanci našich klientů teď mohou vyplnit online např. prohlášení poplatníka a požádat o roční zúčtování. Program je intuitivní, umožňuje vkládat poznámky a vysvětlivky, díky čemuž jeho obsluhu zvládnou i zaměstnanci, kteří nejsou tak zběhlí v technologiích. Pokud narazíme ve formuláři na chybu, jednáme se zaměstnanci přímo přes systém a ušetříme si zdlouhavý proces vyměňování obálek. Data od klienta už nemusíme dopředu očišťovat a seřazovat, jednoduše si je naimportujeme třeba z excelovského dokumentu. Digitalizace nám spoří čas, zjednodušuje postupy a snižuje chybovost. Navíc šetříme papír a tím snižujeme svůj dopad na životní prostředí. Za nás má digitalizace rozhodně smysl a vyplatí se i finančně.
