6 tipů, jak efektivně vést tým, který pracuje v kanceláři i z domova

Během pandemie koronaviru přešla řada firem do hybridního modelu kombinujícího tzv. home office s prací v kanceláři. Jaké problémy tento model přináší a jak se s nimi vyrovnat, radí Eva Fryjaufová, Senior Manager oddělení Risk Consultingu.

Nový způsob spolupráce poskytuje nové možnosti začlenění zaměstnanců, kteří se původnímu nastavení složitěji přizpůsobovali, třeba rodiče s malými dětmi. Na druhou stranu přinesla nové problémy:

• zhoršenou komunikaci,
• nutnost lepšího plánování,
• nedostupnost zaměstnanců,
• lepší organizaci sdílení výstupů,
• obtížné a delší zapracování nových zaměstnanců,
• problémy týmů, kde část zaměstnanců pracuje v kanceláři, část na „home officu“,
• nepohodlí pro zaměstnance, kteří nedokážou dobře oddělit pracovní a rodinný život, nebo nemají pro práci vhodné podmínky.

Jak tedy zařídit, aby práce na „home officu“ byla co nejefektivnější? Máme několik vyzkoušených tipů, které se v našich týmech osvědčily během posledních měsíců hybridního fungování.

1. Zajistěte dostupnost a vzájemné propojení členů týmů

Váš tým potřebuje spolupracovat v reálném čase. Stanovte si tedy dobu, kdy budete všichni online a připravení reagovat na e-maily a hovory, třeba mezi 10. a 15. hodinou. Stanovte takový čas, který bude vyhovovat všem, i těm kteří mají flexibilní pracovní dobu nebo zkrácený úvazek.

2. Sdílejte si kalendáře

V kanceláři hned vidíte, že kolega zrovna telefonuje, a tak chápete, že musíte s řešením svého problému počkat. Při online práci už to tak zřejmé není, a proto si sdílejte kalendáře, abyste hned viděli, kdy má kolega schůzku, dovolenou nebo je u lékaře. 

3. Vytvořte více menších zasedaček

Kombinace práce v kanceláři a na „home officu“ je občas oříšek zejména pro zaměstnance pracující v open spacu. Ti často hledají volnou zasedací místnost, aby při telefonátech s lidmi pracujícími z domova nerušili kolegy sedící okolo. To může způsobovat zdržení. Jako zaměstnavatel můžete napomoci vytvořením většího počtu menších zasedacích místností. Jako vedoucí týmu zase můžete sladit vzájemné potřeby. Například určit, které dny se budete potkávat v kanceláři a kdy můžete práci dělat v klidu doma

4. Zapínejte kameru

Nedostatečný osobní kontakt můžete částečně vykompenzovat zapínáním kamery při online hovoru. Pokud vás limituje rychlost datového připojení, které způsobuje, že se konverzace a obraz zadrhávají, zapněte kameru alespoň při uvítání a rozloučení.

5. Dejte si pozor na přehlcení e-mailové komunikace

Při práci z domu někdy řešíme e-mailovou komunikací záležitost, kterou bychom v kanceláři zařídili návštěvou kolegy. Zvláště vedoucí pracovníci jsou pak zahlceni stovkami e-mailů denně, z nichž některé by mohl nahradit třeba telefonát nebo online chat. Před napsáním e-mailu tedy zvažte, jestli se problém nedá vyřešit jiným způsobem.

6. Organizujte statusy a sdílejte výstupy

Práci na výstupech věnujte větší pozornost, protože nebudete moci jednoduše nahlédnout kolegovi přes rameno a podívat se, jak je daleko. S celým týmem se proto pravidelně setkávejte na krátkých statusech a zaveďte sdílení souborů na společném úložišti.

Zkušenosti z pandemie nám ukázaly, že řada pracovišť je schopná se velmi rychle přizpůsobit rozsáhlým změnám a hybridnímu fungování. Také zaměstnanci si rychle zvykli na práci z domova a na flexibilitu, kterou tak získali. Vedoucí pracovníci musí hledat nové způsoby, jak podpořit spolupráci v týmu. Až se budete snažit nastartovat pracovní výkon v novém roce, mějte našich šest tipů na paměti.