Ley No 10.597 establece el correo electrónico como medio de notificación empresarial

El 3 de diciembre del 2024 se publicó en el Alcance No. 195 a La Gaceta No. 227, la ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles. Dentro de sus principales reformas se encuentran:

➤ Artículo 18 del Código de Comercio 

“La escritura constitutiva de toda sociedad mercantil deberá contener:

10) Domicilio de la sociedad: deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio nacional, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones. Adicionalmente, se deberá consignar una dirección electrónica a través de una cuenta de correo que garantice el recibido de la notificación en curso para recibir las notificaciones de las autoridades administrativas y jurisdiccionales.” (El resaltado es nuestro).

➤ Artículo 20 de la Ley de Notificaciones Judiciales

“Notificaciones a personas jurídicas. Las personas jurídicas, salvo disposición legal en contrario, serán notificadas por medio de su representante, personalmente o en su casa de habitación, o en el domicilio real de este. Además, podrán notificarse en el domicilio contractual, en el domicilio social, real, registral o, en caso de sociedades mercantiles, en la dirección electrónica que conste en el Registro Mercantil. La cuenta electrónica debe estar debidamente registrada y actualizada para recibir notificaciones por parte de las autoridades administrativas y las instancias judiciales. La omisión de señalarla conlleva necesariamente la aplicación de la notificación automática.

Para los efectos del cómputo del plazo, en caso de utilizarse la dirección electrónica, se estará a lo dispuesto por el artículo 38 de esta ley.

Si la persona jurídica tiene representación conjunta, quedará debidamente notificada con la comunicación del acto dirigida a uno solo de sus representantes, a la única cuenta de correo electrónico señalada por ella para recibir notificaciones.” (El resaltado es nuestro).

➤ Artículo 243 de la Ley General de la Administración Pública

“1- La notificación podrá hacerse personalmente, por medio de telegrama o carta certificada dirigida al lugar señalado para notificaciones y, tratándose de sociedades mercantiles, al correo electrónico señalado al efecto en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional. Si no hay señalamiento al efecto hecho por la parte interesada, la notificación deberá hacerse en la residencia, el lugar de trabajo o la dirección del interesado, si constan en el expediente por indicación de la Administración o de cualquiera de las partes.

[ ... ].” (El resaltado es nuestro).

➤ Artículo 21 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público

“Los demás interesados, según los documentos o las inscripciones, deberán ser citados por un término que no exceda de quince días para que se presenten en defensa de sus derechos. La citación se les notificará mediante carta certificada dirigida a su domicilio, si este fuera conocido y, tratándose de sociedades mercantiles, al correo electrónico señalado al efecto en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional; en caso contrario, mediante aviso publicado una vez en el Boletín Judicial. Transcurridos ocho días, contados a partir de la fecha del depósito de la nota en la oficina del correo o de la publicación del aviso, se tendrán por notificados esos interesados para todo efecto legal.” (El resaltado es nuestro).

Mediante esta ley se estableció también el Transitorio I, el cual indica que el Registro Nacional tendrá un plazo de seis meses, a partir de la entrada en vigor de esta ley, para realizar las modificaciones pertinentes para su implementación.

En La Gaceta No. 98 del viernes 30 de mayo del 2025, se publicó la Directriz DPJ-002-2025, de la Dirección Registro de Personas Jurídicas, sobre la Aplicación registral de la Ley N° 10.597: para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles, la cual indica que a partir del 4 de junio de 2025, el Registro Nacional, a través del Registro de Personas Jurídicas, pondrá en desarrollo la publicidad formal del correo electrónico para las sociedades mercantiles.

Las constituciones de sociedades mercantiles presentadas por primera vez a partir del 4 de junio de 2025, deberán incluir obligatoriamente una cuenta de correo electrónico en su escritura constitutiva. La omisión será considerada un defecto registral, independientemente del canal utilizado (TrámiteYa o Ventanilla Digital).

Las sociedades inscritas antes del 4 de junio de 2025 deberán solicitar la inscripción del correo electrónico mediante solicitud formal de escritura pública. Esta inscripción tiene efectos legales como medio de notificación.

¿Quiénes tienen facultades para solicitar la inscripción?

• El representante legal.
• El apoderado general o generalísimo, según sus atribuciones separadas o conjuntas.
• Se permite el otorgamiento de apoderados para este fin, sin que ello implique sustitución del cargo del representante.

Asimismo, se permite la protocolización de asamblea o reunión que reforme el pacto constitutivo de la sociedad para incorporar el correo electrónico. Toda modificación al pacto social que incluya el correo electrónico, debe ser publicada en el Diario Oficial La Gaceta, bastando con que esté en trámite de publicación para efectos registrales.

Es improcedente el nombramiento del agente residente, su inclusión posterior al 4 de junio de 2025 será considerada un defecto.

Las sucursales de sociedades o poderes extranjeros, en caso de que los apoderados no tengan domicilio en el país, así como las asociaciones residentes en el extranjero, deberán registrar un correo electrónico, conforme a la Ley N.º 10.597 y la Ley de Asociaciones N.º 218.

La dirección de correo electrónico publicitada será la que conste en el documento notarial, en el orden, forma y caracterización indicada en la solicitud. Se aceptan correos electrónicos con números, abreviaturas, símbolos y signos, dada su funcionalidad técnica.

A partir del 5 de junio de 2026, el Registro no inscribirá ningún documento relativo a una sociedad que no tenga registrada una dirección de correo electrónico. Se consignará el defecto respectivo.

Dicha directriz deroga la circular DPJ-024-2024.

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