Los mecanismos de reporte Hotline de KPMG permiten a las partes interesadas de KPMG reportar sus preocupaciones de manera confidencial.

Usted puede utilizar los mecanismos de reporte Hotline de KPMG para reportar instancias en las que usted considere que el personal de alguna de las firmas miembro de la red KPMG (o algún informe emitido por estas) no cumplen con sus obligaciones profesionales, regulatorias o legales. En particular, sugerimos reportar tales asuntos mediante los mecanismos de reporte Hotline de KPMG, si estos se relacionan a:

• KPMG Internacional (“KPMGI”)
• Cualquier firma miembro KPMG; o
• El alto liderazgo de alguna firma miembro KPMG

Los reportes pueden estar relacionados a las siguientes situaciones (sin ser taxativos):

• Calidad de la auditoría: Cuando se considere que una firma KPMG o su personal no ha cumplido las normas de calidad adecuadas en relación con una auditoría realizada por una firma de KPMG.

• Calidad de la prestación de servicios: Algún servicio no se ha prestado con los estándares de calidad establecidos por KPMG y/o no ha cumplido con los términos establecidos en el contrato u oferta.

• Independencia: Cuando se considere que una firma KPMG o su personal ha infringido las normas de independencia que les son aplicables (por ejemplo, tener intereses financieros en un cliente que se encuentren prohibidos).

• Conflictos de interés: Un conflicto de intereses ocurre cuando los intereses de una persona o entidad generan inquietudes respecto a si sus acciones, juicio y/o toma de decisiones pueden ser imparciales y/u objetivos. Por ejemplo, un conflicto de intereses surge cuando una persona elige su beneficio personal por encima de sus deberes para con su empleador o la organización a la que esta persona represente, o cuando una persona se vale de su posición para beneficiarse personalmente.

- Integridad en el reporte financiero, la contabilidad y los controles internos:

o    Preocupaciones sobre la exactitud e integridad de estados financieros u otros registros o informes financieros que tengan que ver con KPMG.

o    Preocupaciones respecto a la contabilidad, controles contables internos o asuntos de auditoría asociados a KPMG.

o    Preocupaciones de que se hayan manipulado o falsificado documentos o registros, con cualquiera de los siguientes fines:

-  Encubrir errores o fraudes.

-  Mejorar resultados financieros u operativos.

-  Obtener ventajas injustas en un contrato.

• Soborno, corrupción, lavado de dinero, fraude u otros actos ilegales: Cuando una firma KPMG (o cualquier miembro de su personal) esté involucrada en actividades ilegales en cualquier jurisdicción, incluyendo, entre otros actos, el ofrecer o aceptar sobornos, ofrecer pagos de facilitación, la corrupción de funcionarios públicos (colombianos o extranjeros), el lavado de dinero, el uso de información privilegiada, el fraude y/o evasión de impuestos, o cuando se considere que la firma KPMG o su personal no actuaron de manera apropiada ante hechos como los descritos anteriormente.

• Seguridad o privacidad de la información: Cualquier actividad o situación que pueda suponer un riesgo para la preservación, seguridad, privacidad o confidencialidad de los datos administrados por KPMG o relacionados a esta. Ello incluye, pero no se limita a situaciones de acceso no autorizado, piratería, el robo o la manipulación de datos.

• Ética e interés público: Cuando se considere que el comportamiento de una firma KPMG, de su personal, de sus clientes o proveedores, o de los funcionarios públicos con los que KPMG trata, infringe el Código de Conducta Global de KPMG; o cuando dicho comportamiento se considere ilegal, poco ético o viole los derechos humanos.

• Discriminación, intimidación, acoso, victimización u otro comportamiento inapropiado: Situaciones relacionadas con el bienestar de las personas en su lugar de trabajo, que incluyen:

1. Discriminación de cualquier naturaleza, incluso por motivos de etnia, lugar de origen, religión, género, orientación sexual, edad, discapacidad, etc.
2. Violencia o amenazas de violencia.
3. Abuso de sustancias.
4. Victimización a través del acoso, matoneo o la intimidación por parte de compañeros de trabajo; la negación de ascensos pese a cumplir con los requisitos o traslados a puestos de menor responsabilidad sin sustento.

• Esclavitud moderna: La esclavitud moderna se define como el reclutamiento, transporte, alojamiento o recepción de niños, mujeres u hombres mediante el uso de la fuerza, la coerción, el abuso de su vulnerabilidad, el engaño u otros medios con fines de explotación. Incluye el mantener a una persona en una posición de esclavitud, servidumbre, trabajo forzoso u obligatorio, tales como la servidumbre por deudas o la facilitación de un viaje con la intención de explotar a la persona poco después (por ejemplo, la trata de personas). Otros ejemplos de explotación pueden incluir la prostitución o cualquier forma de explotación sexual, o la extracción de órganos.

KPMG alienta a las personas a informar sus preocupaciones ("levantar la mano") sin temor a represalias, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables. Todas las firmas KPMG tienen prohibido tomar represalias contra las personas que levanten la mano de buena fe para informar de alguna situación o preocupación, como las anteriormente mencionadas.

Cualquier abuso de los mecanismos de reporte Hotline de KPMG puede dar lugar a que se tomen medidas contra los autores del abuso. En el caso de socios, empleados o contratistas de las firmas KPMG, esta acción puede incluir medidas disciplinarias, incluyendo el despido. En el caso de terceros, el abuso de los mecanismos de reporte puede conllevar a la terminación de relaciones comerciales y/o la realización de acciones legales. Sin embargo, siempre que usted utilice estos mecanismos de buena fe, no enfrentará sanciones de nuestra parte.

Los mecanismos de reporte hotline de KPMG permiten a las partes interesadas levantar la mano en un entorno condencial.

La manera en que se encuentra configurado el formulario de reporte local, y el uso de un proveedor externo para el canal de KPMG Internacional, garantiza tanto la confidencialidad a cualquier persona que presente un reporte, como también el anonimato a quienes opten por mantener bajo reserva su identidad. Sin embargo, dadas las medidas existentes para garantizar la confidencialidad de los reportes recibidos y los detalles de las personas que realizan tales reportes de buena fe, lo invitamos a que proporcione su nombre y datos de contacto al realizar su reporte. Su identidad se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso y no se divulgará a terceros o personas que sean objeto de su reporte.

Las excepciones a la confidencialidad operan cuando sea necesario revelar información a las personas pertinentes que sean involucradas en la investigación de las materias reportadas, o cuando tal revelación sea requerida por la ley (por ejemplo, por orden judicial o durante procedimientos judiciales o administrativos); o cuando cualquier autoridad judicial o regulatoria solicite acceso a información. Pueden aplicarse otras excepciones en función de la legislación aplicable.

No obstante lo anterior, tenga en cuenta que para llevar a cabo una investigación adecuada sobre los asuntos reportados, puede ser necesario que informemos a ciertas personas sobre el contenido de su reporte. Como tal, su identidad puede hacerse evidente, y por ende debe considerarlo antes de enviar su reporte.

Adicionalmente, en caso de que usted no desee proporcionar su nombre o ningún dato de contacto, debe considerar que la línea directa local de KPMG no permite que nos comuniquemos directamente con usted, en caso de resultar necesario. Esta función solo está disponible en la línea directa de KPMG International.

Una vez recibido su reporte, se determinará la acción inicial apropiada, dependiendo del canal utilizado.

Cuando haga un informe a la línea directa local de KPMG, el equipo de Compliance de la Dirección Jurídica revisará el reporte y realizará una evaluación sobre la mejor manera de abordar el asunto. Establecida la forma en que será abordado el reporte, se dará inicio a las actividades y estas se ejecutarán por etapas, las cuales obedecerán a criterios de complejidad del asunto. Esto puede tomar varias semanas. Sin embargo, tenga la seguridad de que su reporte siempre será revisado y tratado con la mayor prioridad y relevancia posible.

Tratándose de reportes remitidos a través de la línea de KPMG Internacional, el reporte será revisado por el Equipo de Hotlines de KPMG Internacional, quienes analizarán la mejor manera de manejar la situación. Tenga en cuenta que muchas de las materias reportadas a través de la línea de KPMG Internacional son investigadas y resueltas en mejor forma por parte de la firma miembro KPMG asociada a dicho reporte. Ello depende de ciertos factores, por ejemplo, la naturaleza del reporte, la persona o personas acerca de los cuales se refiere el reporte, y la gobernanza de la firma miembro en cuestión. Si el equipo de Hotlines de KPMG Internacional considera que la materia debería ser manejada por parte de la firma miembro aludida, el reporte se enviará a la firma miembro en cuestión para su revisión y resolución, con la supervisión del equipo de KPMG Internacional, cuando resulte apropiado.

KPMG tiene una política de no represalias respecto de todas las personas que realizan reportes de buena fe.

La política de KPMG es alentar a las personas a informar preocupaciones ("levantar la mano") sin temor a represalias de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Todas las firmas miembro tienen prohibido tomar represalias contra las personas que "levantan la mano" por informar de buena fe.

Las represalias son una violación grave de nuestro Código de Conducta Global. Cualquier represalia por parte de una persona de KPMG está sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.

Los ejemplos de lo que podría constituir represalias inaceptables incluyen, entre otros:

• Suspensión, despido o medidas equivalentes;
• Retraso de promoción;
• Transferencia de funciones, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción de salarios, cambio de horario de trabajo;
• Retención de capacitación;
• Una evaluación de desempeño o referencia laboral negativa;
• Imposición o administración de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluida una sanción financiera;
• Coacción, intimidación, acoso u ostracismo;
• Discriminación, trato desventajoso o injusto;
• No convertir un contrato de trabajo temporal en indefinido, cuando el trabajador tenía expectativas legítimas de que se le ofrecería un empleo indefinido;
• No renovar o rescindir anticipadamente un contrato de trabajo temporal;
• Daño, incluso a la reputación de la persona, particularmente en las redes sociales, o pérdida financiera, incluida la pérdida de negocios y la pérdida de ingresos;
• Inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo, que puede implicar que la persona no encuentre empleo en el futuro, en el sector o la industria;
• Terminación anticipada; o
• Referencias psiquiátricas o médicas. 

KPMG cumple con las normas de provacidad y protección de datos asociados a reportes.

Los datos personales que sean proveídos por usted serán tratados de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios y en general, el marco normativo local e internacional que le sea aplicable a la protección de datos personales, y de conformidad con la Política de Privacidad de KPMG Colombia, la cual puede ser consultada en la página web www.kpmg.com.co.

Cualquier persona cuyos datos personales se procesen en el contexto del sistema de reporte, ya sea denunciante o denunciado, tiene derecho de rectificación, eliminación y acceso a cualquier dato personal del que sea objeto. Tales derechos pueden ser ejercidos enviando un correo a CO-FMPrivacy@kpmg.com. En el caso de que una persona denunciada reciba confirmación de la existencia de un reporte hacia esta y/o los datos personales de tal persona denunciada contenidos en un reporte, la identidad de la persona que realice el reporte permanecerá confidencial y no será revelada (a menos que se aplique una de las excepciones establecidas en la sección de Anonimato y confidencialidad).

Los reportes remitidos a través de los canales de Hotline son retenidos por las personas involucradas en la investigación. Una vez que se completa una investigación, los informes que contienen información personal generalmente solo se conservan hasta dos años después de la finalización de la investigación. Esto se hace para cumplir con la legislación de protección de datos y privacidad. Sin embargo, cuando los informes puedan ser razonablemente requeridos como parte de procedimientos legales, reglamentarios o similares o en virtud de normas u obligaciones profesionales, se conservan copias completas de los informes, incluida cualquier información personal, durante el período de prescripción pertinente según la ley aplicable.

Para obtener más detalles sobre cómo KPMG procesa su información personal, consulte la Política de Privacidad de KPMG Colombia.