J’ai un conseil d’administration. Que faire maintenant?

Dans mon dernier billet de blogue, j’ai discuté des avantages de la création d’un conseil d’administration ou d’un conseil consultatif pour les entreprises familiales, ainsi que de certaines idées fausses à ce sujet. Bien que j’espère que les propriétaires d’entreprises familiales envisagent désormais de mettre sur pied un conseil d’administration et qu’ils ont hâte de faire les premiers pas, je sais que certains lecteurs se sont dit : « Cela ne me concerne pas – mon entreprise a déjà un conseil! »

En effet, les sociétés canadiennes sont tenues de nommer un conseil d’administration… en théorie. Toutefois, ces « conseils » sont souvent inactifs ou inefficaces. Un conseil d’administration pourrait par exemple être composé uniquement de membres de la famille, et donc, ne pas disposer de l’objectivité ou des compétences nécessaires pour faire progresser l’entreprise. Certains propriétaires ont même délaissé l’idée d’un conseil pour des raisons juridiques, et il s’agit selon moi d’une occasion manquée. Un conseil d’administration actif et efficace apporte des perspectives nouvelles et externes à l’entreprise et aide ses dirigeants à prendre des décisions stratégiques importantes, qu’elle soit en croissance, en évolution, en diversification ou en transition.

Pour de nombreuses entreprises familiales, « conseil d’administration » ne sont que des mots sur un tableau blanc. Cependant, passer de la planification à l’action représente un facteur essentiel à la réussite des entreprises, mais ce processus ne se fait pas du jour au lendemain. En effet, constituer et structurer un excellent conseil d’administration demande une planification réfléchie et de la diligence, mais les résultats en vaudront la peine. Comme je l’ai mentionné dans mon dernier billet, certaines entreprises familiales sont plus à l’aise avec le concept de comité consultatif. Veuillez donc noter que les conseils relatifs à la mise sur pied d’un conseil efficace présentés dans ce billet s’appliquent tant à un conseil d’administration qu’à un conseil consultatif.

Une entreprise familiale doit déterminer quel est le moment opportun pour mettre sur pied un conseil. Les principaux indicateurs et jalons à considérer sont les prochains événements liés à la relève, les transitions importantes, ainsi que l’augmentation de la complexité de la famille, de l’entreprise ou de la propriété (p. ex., le transfert d’actions à la prochaine génération ou un partenariat de frères et sœurs qui devient un consortium de cousins). Il peut être utile pour les dirigeants d’entreprises familiales de réfléchir à leurs objectifs individuels et aux questions suivantes :

• La relève de la direction est-elle prévue dans les cinq prochaines années?
• Votre plan stratégique est-il axé sur la croissance ou l’expansion de votre entreprise?
• Les dirigeants actuels de l’entreprise bénéficieraient-ils de partenariats stratégiques?
• La propriété familiale deviendra-t-elle plus complexe au cours des cinq à dix prochaines années?
• La famille est-elle réceptive à la rétroaction et aux conseils de personnes extérieures à la famille?

Si vous avez répondu par l’affirmative à l’une de ces questions, le moment est peut-être bien choisi pour établir un conseil. Si vous faites plutôt face à de l’incertitude, un conseiller auprès d’entreprises familiales peut vous guider dans votre processus de réflexion afin d’approfondir la question et de vous aider à déterminer ce qui fonctionnera le mieux pour toutes les parties concernées.

La mise sur pied d’un conseil actif et engagé requiert du temps et de l’attention, notamment pour déterminer qui est admissible à y siéger ainsi que les rôles et les responsabilités que devront assumer ses futurs membres. La description de poste d’un membre de conseil comprend habituellement les tâches suivantes :

• Superviser, surveiller et évaluer la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise
• Fournir des conseils et des commentaires continus sur l’orientation stratégique
• Se concentrer sur la vue d’ensemble et éviter de s’enliser dans les détails
• Évaluer la culture de l’entreprise familiale
• Guider la direction dans l’établissement de plans de relève efficaces.

Constituer un conseil efficace ne consiste pas à recruter des membres qui vont s’intégrer et faire comme les autres, car cela nuirait à la prise de décisions éclairées et objectives. L’état d’esprit des membres d’un conseil efficace diffère de celui des gestionnaires et des propriétaires : ils ne sont pas là pour prendre les décisions, mais bien pour guider la direction dans la prise de décisions au moyen de questions judicieuses et du partage de leurs connaissances.

Une fois que l’entreprise familiale est prête à mettre sur pied son conseil, les propriétaires doivent se pencher sur leur situation actuelle et future et déterminer les ressources dont ils ont besoin pour réussir. Bien que les étapes à suivre soient semblables pour la plupart des entreprises familiales, la structure de chaque conseil est unique, car elle est déterminée en fonction des besoins particuliers de celles-ci. Les propriétaires de l’entreprise et les membres de la famille devraient prendre en considération les premières étapes suivantes :

1. Examiner la situation actuelle de l’entreprise. Un plan stratégique est-il en place? Comment le progrès est-il mesuré? Comment les rapports sont-ils gérés?
2. Réfléchir à la façon dont le conseil générera de la valeur. Quelles sont les lacunes actuelles en matière de compétences, d’expérience et de savoir-faire? Quels sont les principaux défis à venir ou quelles transitions se profilent à l’horizon? Dans quel domaine l’entreprise a-t-elle le plus besoin de conseils?
3. Déterminer les compétences souhaitées et la composition requise. Qui peut siéger au conseil (membres de la famille, propriétaires, employés-propriétaires, etc.)? Quel est le bon ratio membres indépendants / membres de la famille? Comment le conseil stimulera-t-il la diversité des points de vue, des approches et des idées?
   

La phase de réflexion et de planification ne représente que le début de la mise en place d’un conseil efficace. S’ensuivront des responsabilités telles que la composition d’un conseil adapté à l’entreprise, l’élaboration de critères de sélection des membres, la tenue de réunions, l’évaluation de l’efficacité du conseil, et plus encore.

Dans mon prochain billet, j’examinerai la sélection des membres du conseil en fonction des compétences nécessaires pour assurer un ensemble diversifié, unifié, et surtout efficace. Bonne lecture!