Ensemble, pour le mieux

Dans mon dernier billet, j’ai commencé à aborder les éléments juridiques à considérer dans l’utilisation de mesures de suivi de l’inclusion, de la diversité et de l’équité (IDE). Aujourd’hui, je me penche sur les questions relatives aux lois sur la protection des renseignements personnels en indiquant notamment ce qu’il faut faire lorsqu’un membre du personnel refuse de fournir des données sur l’IDE.

Y a-t-il une limite de renseignements pouvant être recueillis et utilisés?
Comme mentionné dans le billet précédent, en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la seule raison permise pour la collecte de données sur l’IDE est l’amélioration de l’expérience d’embauche et d’emploi des talents faisant partie de groupes pour lesquels on recherche l’équité.

Les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels et des données limitent également la collecte, l’utilisation et la divulgation de cette information sur les membres du personnel. Les entreprises en exploitation en Colombie-Britannique, en Alberta et au Québec, celles régies par les lois fédérales et les organisations du secteur public doivent s’y conformer.

Les principaux concepts touchés par ces lois sont la transparence, l’objectif et la responsabilisation.

Par transparence, on entend l’identification précise de l’objectif derrière la collecte et l’utilisation des renseignements personnels des talents. Par exemple, veut-on régler des écarts de salaire, Augmenter la diversité du conseil d’administration et de la haute direction? Surveiller l’efficacité des programmes de ressources humaines?

Les lois sur la protection des renseignements personnels exigent que les entreprises collectent uniquement les données nécessaires à l’atteinte de leurs objectifs d’IDE. Il peut être tentant de recueillir toute l’information disponible, mais en avez-vous vraiment besoin? À quoi sert toute cette information? De plus, l’accès aux données doit être limité. Par exemple, si l’objectif est d’agréger l’information et de suivre le progrès des initiatives de diversité, les données personnelles ne peuvent être divulguées à un conseiller en rendement. L’information ne doit être accessible qu’à une petite équipe et agrégée avant d’être communiquée à l’équipe de gestion.

La responsabilisation signifie de prendre la responsabilité de la conservation, de l’exactitude et de la sécurité des données, ainsi que de l’accès à celles-ci. La collecte de renseignements personnels sensibles entraîne d’importants risques. Il est essentiel d’obtenir des avis juridiques, d’effectuer des audits internes et de mettre en place des systèmes de cybersécurité pour veiller à répondre à ces exigences.

Alors, quelles données recueillir?
Les sondages sur l’IDE collectent généralement des données sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, l’identité racisée, l’identité autochtone et la limitation. Toutefois, comme je l’indiquais plus haut, les renseignements recueillis doivent être adaptés à votre lieu de travail et à votre communauté, ou ajustés pour se conformer aux lois en vigueur, notamment la Loi sur l’équité en matière d’emploi au fédéral, ou aux rapports proposés sur la transparence salariale.

Avant de décider de l’information à recueillir, réfléchissez à ce qui suit : Quels sont vos objectifs? À quelles fins utilisez-vous les données? Où se situent les écarts d’embauche ou de salaire, le cas échéant? En quoi votre lieu de travail, votre conseil d’administration ou votre équipe de direction ne reflète pas la diversité de votre communauté?

Il n’y a pas de solution passe-partout. La clé est de veiller à ce que les données d’IDE que vous collectez des candidat·e·s et des membres du personnel soient nécessaires et qu’elles servent à améliorer les occasions d’embauche et d’emploi des groupes pour lesquels on recherche l’équité.

Que faire lorsque les candidat·e·s et les membres du personnel ne veulent pas divulguer leurs renseignements?
Ces gens peuvent hésiter à fournir leurs renseignements personnels pour bien des raisons. Les questions relatives au « mérite » (voir mon billet précédent), les expériences de discrimination et l’incidence historique de la recherche sur les communautés marginalisées sont des points à prendre en considération lors de la collecte de données d’IDE. Le potentiel de discrimination et d’utilisation de l’information à mauvais escient augmente chaque fois que vous recueillez des renseignements personnels.

Comme le mentionne ce récent article du Harvard Business Review (en anglais), la collecte de données doit être un partenariat talent-employeur : les deux parties doivent en tirer profit. Pour renforcer la confiance, il devrait être très évident pour les membres du personnel que les données servent à améliorer l’équité au travail. Devant l’absence de cette valeur, il est peu probable que les talents fournissent leurs renseignements personnels.

Pour inspirer confiance, il importe de prendre des mesures comme celles-ci :

• Réviser tout sondage pour s’assurer que sa formulation est inclusive et respectueuse, et qu’il reflète correctement la terminologie et l’identité du groupe.
• Demander de la rétroaction aux organisations communautaires soutenant les groupes pour lesquels on recherche l’équité.
• Démontrer un engagement envers l’amélioration du sentiment d’inclusion et d’appartenance au travail.
• Veiller à la sécurité des données, préciser les moyens de limiter leur accès et leur utilisation, et offrir la possibilité aux employés de réviser et de modifier leurs renseignements personnels. En d’autres mots, suivre les principes des lois sur la protection des renseignements personnels, même s’ils ne s’appliquent pas directement à votre entreprise.
• Obtenir des conseils pour s’assurer que les renseignements ne puissent causer de tort. Par exemple, réfléchir à la façon dont certaines communautés ont été négativement touchées par les données ou la recherche et aux moyens de traiter leurs inquiétudes de façon proactive.

Des précautions qui font toute la différence
La collecte de données est une étape cruciale à l’avancement des initiatives d’IDE, et les outils de gestion du capital humain facilitent la tâche des entreprises. Cependant, en raison des risques, l’improvisation n’a pas sa place. Pour déterminer la façon de procéder en entamant votre programme d’IDE ou en pensant à le modifier ou à l’améliorer, réfléchissez aux exigences juridiques qui s’appliquent, aux risques pour les talents et aux expériences vécues par votre personnel. Celui-ci, vos candidat·e·s à l’embauche et vous-mêmes en sortirez tous gagnants.

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