Verruiming van de ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever vanaf 1 januari 2022

Om kosten eigen aan de werkgever als een aftrekbare beroepskost te kunnen beschouwen, heerst er vandaag de dag reeds een vermeldingsplicht. Zo voorzien de fiscale fiches 281.10 en 281.20 in drie – zij het vereenvoudigde – meldingsmogelijkheden. Wanneer kostenvergoedingen worden terugbetaald op basis van bewijsstukken is de vermelding “Ja – bewijsstukken” voldoende. Voor forfaitaire kostenvergoedingen die worden bepaald op basis van ernstige normen volstaat de vermelding “Ja – ernstige normen” zonder het vermelden van een bedrag. Wanneer forfaitaire kostenvergoedingen niet worden bepaald op basis van ernstige normen dient het bedrag wel te worden vermeld. Aangezien forfaitaire kostenvergoedingen over het algemeen worden betaald via een loonadministratie, levert het opstellen van de fiscale fiches in principe weinig problemen op.

Op 26 februari 2021 heeft de belastingdienst via haar Circulaire 2021/C/20^[1] gepreciseerd dat steeds het totale bedrag van de vergoedingen die een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk zijn, vanaf inkomstenjaar 2022 ook moeten worden verantwoord door individuele fiches.

In navolging van de Circulaire voegt de wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen^[2] een nieuwe rapporteringsverplichting toe. Voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever aan werknemers (fiche 281.10) en bedrijfsleiders (fiche 281.20) zal voor elke kostenvergoeding toegekend vanaf inkomstenjaar 2022 het werkelijk terugbetaalde bedrag vermeld moeten worden. De wetswijziging zal bijgevolg ten vroegste een invloed hebben op de fiches die worden opgesteld begin 2023.

De nieuwe wettelijke verplichting wordt gerechtvaardigd in de context van de snelle ontwikkeling van thuiswerk: “In het kader van de huidige context, waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden, is er immers nood aan een wettelijke basis voor het meedelen van de vergoedingen voor die kosten aan de fiscale administratie. Een ruimere ficheverplichting draagt ook bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken en op de eventuele aftrek als beroepskost van kosten die door de werkgever werden terugbetaald.”^[3]

Wanneer een werkgever zijn rapporteringsverplichting niet naleeft riskeert hij daarvoor een sanctie. Voor het niet correct rapporteren van kosten die werden terugbetaald op basis van bewijsstukken zal de aftrekbaarheid behouden blijven, maar zal er wel een administratieve sanctie volgen. Voor het niet correct melden van forfaitaire onkostenvergoedingen op de individuele fiche en samenvattende opgave, zal de terugbetaling als niet aftrekbaar worden beschouwd en kan dit aanleiding geven tot een aanslag geheime commissielonen.

Door vanaf 1 januari 2022 zowel vaste als variabele vergoedingen te onderwerpen aan de rapporteringsplicht, tracht de wetgever de controlemogelijkheden van de belastingdienst te verruimen zodat de dubbele aftrek van onkostenvergoedingen beter kan worden bestreden.

Op de praktische uitwerking van de verruimde ficheverplichting bij de fiches 281.10 en 281.20 is het nog even wachten, meer details worden binnen afzienbare tijd verwacht.

Bij vragen kan u ons uiteraard steeds contacteren.

Auteurs: Ilke Vandenbroeck, Director en Lorenz Vercauteren, Jr. Associate