Wekelijks krijgen wij vragen over het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten of andere sociale documenten. In deze bijdrage staan we daarom graag stil bij de verschillende soorten elektronische handtekeningen en het gebruik daarvan in de arbeidsrechtelijke context.
Soorten elektronische handtekeningen
Het regelgevende kader voor elektronische handtekeningen kan worden teruggebracht tot de Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, of kortweg de “eIDAS-verordening”.
In de eIDAS-verordening wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten elektronische handtekeningen (hierna “e-handtekeningen”).
De gewone elektronische handtekening
Vooreerst is er de gewone of standaard elektronische handtekening (hierna “SES”). De eIDAS-verordening definieert dit type e-handtekening als “gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”. Aan deze e-handtekening worden als dusdanig geen specifieke technische eisen gesteld.
Voorbeelden van een SES zijn handgeschreven gescande handtekeningen, biometrische handtekeningen (zoals stemherkenning, irisherkenning, herkenning van vingerafdrukken) en digitale handtekeningen.
De geavanceerde elektronische handtekening
Een tweede type e-handtekening is de geavanceerde elektronische handtekening (hierna “AES”). In tegenstelling tot bij de SES, worden aan de AES wel technische eisen gesteld. Meer bepaald moet zij:
(i) op unieke wijze met de ondertekenaar verbonden zijn;
(ii) het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren;
(iii) tot stand zijn gekomen met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
(iv) op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
Een voorbeeld van een AES is de handtekening die wordt geplaatst in een digitale omgeving, nadat de ondertekenaar heeft ingelogd met een unieke combinatie van een gebruikersnaam en paswoord.
De gekwalificeerde elektronische handtekening
Tot slot is er de gekwalificeerde elektronische handtekening (hierna “QES”). De QES voldoet aan de vereisten van een AES, maar wordt bovendien aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische ondertekeningen.
De meest voorkomende voorbeelden van een QES zijn handtekeningen met behulp van de identiteitskaart, ondertekeningen van pdf-documenten met Adobe Acrobat en handtekeningen via de Itsme-app.
De elektronische handtekening in de arbeidsrechtelijke context
Bovenvermelde e-handtekeningen verschillen van elkaar op het vlak van de garanties die zij bieden, maar in principe zijn zij alle drie perfect rechtsgeldig. De QES, gevolgd door de AES, biedt de meeste garanties.
Voor een aantal documenten bent u verplicht om de QES te gebruiken. Het gaat om arbeidsrechtelijke documenten waarvoor een geschrift noodzakelijk is. Te denken valt aan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of voor een bepaald werk, een arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid of een vervangingsovereenkomst. De QES wordt volledig gelijkgesteld met een gewone handtekening. De bewijswaarde en de rechtsgevolgen ervan zijn met andere woorden identiek. Als de ondertekenaar de QES naderhand betwist, dan zal hij zijn beweringen moeten staven.
Wenst u een arbeidsovereenkomst elektronisch te ondertekenen, dan bent u bovendien verplicht om het arbeidsreglement aan te passen. Het arbeidsreglement vermeldt dan de rechten en plichten van uw werknemer in geval van een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst en de gegevens van de externe archiveringsdienst.
Voor heel wat andere arbeidsrechtelijke documenten is geen geschrift vereist. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur en arbeidspolicies (zoals een IT-policy). Voor dit soort documenten geldt dat de ondertekenaar niet verplicht is om de QES te gebruiken. Het is dus evenzeer mogelijk dat deze documenten worden ondertekend met een SES of een AES. Een belangrijke opmerking hierbij is dat deze e-handtekeningen achteraf makkelijker te betwisten zijn, een risico dat u niet loopt als er gebruik wordt gemaakt van een QES.
Conclusie
Het is van groot van belang om na te gaan voor welke arbeidsrechtelijke documenten de wet een geschrift vereist, aangezien deze documenten in elk geval gekwalificeerd elektronisch ondertekend moeten worden. Andere documenten kunnen in principe ook gewoon of geavanceerd elektronisch ondertekend worden. Als de gevolgen van een eventuele betwisting evenwel verregaand zijn, dan maakt u toch best gebruik van een QES of minstens van een AES.
Auteur: Floor Laenen, advocaat
