Vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing voor opleiding van werknemers

Elke werkgever dient verplicht bedrijfsvoorheffing in te houden op de lonen die hij betaalt aan zijn werknemers. In principe is de bedrijfsvoorheffing betaalbaar binnen de vijftien dagen na het verstrijken van de maand waarin de inkomsten werden betaald of toegekend of waarin de bedrijfsvoorheffing wordt aangemerkt als verschuldigde bedrijfsvoorheffing. Die voorheffing dient de werkgever binnen deze termijn door te storten aan de schatkist. Verder kan de voorheffing beschouwd worden als een maandelijkse voorbelasting in hoofde van de werknemer. Bij de indiening van de aangifte in de personenbelasting voor de werknemer wordt deze voorbelasting verrekend met de totale eindbelasting.

De wetgever had al verschillende vrijstellingsregimes over de doorstorting van bedrijfsvoorheffing in het leven geroepen, onder meer voor onderzoek en ontwikkeling, steunzones, startende ondernemingen en ploegen- en nachtarbeid. Sinds 1 januari 2021 wordt ook de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor opleiding van werknemers aan deze reeks van gunstmaatregelen toegevoegd. Concreet betekent deze vrijstelling dat werkgevers die hun werknemers bepaalde opleidingen aanbieden (buiten of op de werkplek), een fiscaal voordeel kunnen genieten.

De vrijstelling bedraagt 11,75% van de bruto-bezoldigingen van de kalendermaand waarin de opleiding is beëindigd, waarbij de bruto-bezoldigingen worden begrensd op 3.500 EUR per werknemer. Deze vrijstelling is bovendien cumuleerbaar met andere vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing.

Opdat werkgevers van deze vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing kunnen genieten, dienen bepaalde voorwaarden voldaan te zijn.

Werknemers moeten een opleiding volgen van minstens 10 dagen gedurende 30 opeenvolgende kalenderdagen. Een opleidingsdag bedraagt 7,6 uur en de opleiding moet effectief gevolgd worden door de werknemer. Deze voorwaarde wordt versoepeld in geval van KMO’s en ondernemingen waar ploegen- of nachtarbeid wordt verricht. Wanneer de werkgever een KMO is (zoals gedefinieerd in artikel 1:24 § 1 tot 6 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen), zal de werknemer slechts een opleiding van minstens 5 dagen gedurende 75 opeenvolgende kalenderdagen moeten volgen. Wanneer men ploegen- of nachtarbeid verricht, betreft het opnieuw een opleiding van 10 dagen, maar dit gedurende een periode van 60 opeenvolgende kalenderdagen. Die minimum opleidingsduur is enkel van toepassing is op voltijdse werknemers. Voor deeltijdse werknemers bepaalt men het aantal dagen opleiding pro rata de arbeidstijd.

Verder mag de opleiding zowel formeel als informeel georganiseerd zijn, i.e. zowel extern als intern. Deze opleiding mag evenwel niet verplicht zijn gesteld door een wettelijke of reglementaire bepaling of door een collectieve arbeidsovereenkomst. Dat heeft als gevolg dat de vrijstelling enkel van toepassing is voor werkgevers die hun werknemers meer opleidingen laten volgen dan wettelijk noodzakelijk is. Daarenboven mag de duur van de informele opleidingen niet meer uitmaken dan 10% van de totale opleidingen wat betreft opleidingen van minstens 10 dagen (voor grote ondernemingen en ploegen- en nachtarbeid) en niet meer dan 20% voor opleidingen van minstens 5 dagen (voor KMO’s).

Het aantal opleidingen gevolgd door eenzelfde werknemer bij eenzelfde werkgever waarvoor men de vrijstelling kan aanvragen, wordt beperkt tot 10. Verder is ook vereist dat de werknemer reeds 6 maanden in dienst is bij de werkgever.

Als laatste voorwaarde dient de opleiding een beroepskost uit te maken in hoofde van de werkgever. Het is dus de werkgever die de opleiding zal moeten betalen. 

Neem een werkgever die 10 werknemers tewerkstelt. In de loop van de maand maart 2021, hebben twee van deze werknemers (A en B) een opleiding van minimum 10 dagen over een ononderbroken periode van 30 kalenderdagen gevolgd. In de twee gevallen heeft de opleiding volledig plaatsgevonden in de loop van de maand maart 2021.

Voor het geheel van zijn werknemers is de werkgever schuldenaar van een bedrijfsvoorheffing van 9.500 euro in de maand maart 2021.

De werknemer A behaalt in maart 2021 een belastbare bezoldiging van 2.400 euro. Dit bedrag omvat achterstallige bezoldigingen van 245 euro. De werknemer B behaalt in maart 2021 een belastbare bezoldiging van 4.260 euro.

Berekeningsgrondslag van de vrijstelling:

• Werknemer A: 2.400 – 245 = 2.155 euro
• Werknemer B: 4.260 → beperkt tot 3.500 euro.

Berekening van de vrijstelling:

• De vrijstelling van doorstorting is dus gelijk aan 11,75 % van (2.155 + 3.500), zijnde 664,46 euro. Voor de maand maart 2021, zal de werkgever dus 9.500 – 664,46, zijnde 8.835,54 euro, aan de Schatkist moeten storten.

Het Koninklijk Besluit van 14 maart 2021 bepaalt de modaliteiten voor het aanvragen van de vrijstelling. In overeenstemming met de aanvraagprocedure voor het merendeel van de andere vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, dient men twee aangiftes in de bedrijfsvoorheffing in te dienen.

De eerste aangifte bevat de belastbare bezoldigingen en de ingehouden bedrijfsvoorheffing, zoals bij een normale aangifte in de bedrijfsvoorheffing. De tweede aangifte dient zowel de belastbare bezoldigingen te vermelden als het negatieve bedrag van de bedrijfsvoorheffing (ten belope van de vrijstelling) dat niet zal worden doorgestort, aangevuld met de code (in dit geval 64) die de aard van de belastbare inkomsten bepaalt.

Tot slot dient de werkgever een nominatieve lijst per werknemer ter beschikking te houden van de Belastingadministratie, waarin de volgende gegevens worden opgenomen:

• de identiteit van de werknemer;
• het rijksregisternummer;
• de gevolgde opleiding;
• de data waarop deze opleiding werd gevolgd;
• het bedrag van de betaalde of toegekende bruto-bezoldigingen van de kalendermaand waarin de opleiding werd afgerond; en
• het bedrag van de bedrijfsvoorheffing dat werd ingehouden op die bezoldigingen en een gedetailleerde berekening van die bedrijfsvoorheffing.

De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor opleiding van werknemers biedt bedrijven de opportuniteit om hun personeel op een fiscaal interessante manier verder te laten ontwikkelen om op die manier tegemoet te komen aan de evoluerende noden van de arbeidsmarkt. Investeren in educatie is cruciaal voor de competitiviteit en de flexibiliteit op de arbeidsmarkt. Ook voor de werknemers brengt deze vrijstelling positieve gevolgen met zich mee, alhoewel er voor hunzelf geen fiscaal voordeel aan gekoppeld is.

Heeft u hierbij vragen of wil u graag samen nagaan of u voor dit fiscaal voordelige regime in aanmerking kan komen? Aarzel zeker niet om ons te contacteren!