De boekhoudkundige verplichtingen van de maatschap en haar vennoten

• Als de maatschap een omzet van maximaal € 500.000,00 exclusief btw per jaar heeft, mag zij een vereenvoudigde boekhouding voeren.
• Als de omzet hoger is dan € 500.000,00 exclusief btw per jaar, moet de maatschap verplicht een dubbele boekhouding voeren.

Maatschappen die minder dan € 500.000,00 exclusief btw aan omzet hebben, mogen echter vrijwillig toch een dubbele boekhouding voeren. Die optie kan jaarlijks worden aangepast.

Voor de definitie en berekeningswijze van het begrip ‘omzet’ verwijzen wij graag naar ons eerdere artikel over de boekhoudplicht voor maatschappen.

Welk type van boekhouding de maatschap ook voert, zij moet steeds een voor de aard en de omvang van haar bedrijf passende boekhouding voeren en neemt daarbij de bijzondere wetsvoorschriften betreffende dat bedrijf in acht.

Naar analogie met wat geldt voor de inschrijvingsplicht bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), ontstaat de boekhoudverplichting voor een maatschap vanaf het ogenblik dat de vennoten een eerste inbreng hebben volgestort in de vennootschap waardoor een afgescheiden vermogen bestaat. Het staat het bestuursorgaan van de maatschap uiteraard vrij om het boekjaar van de maatschap al te laten aanvangen vanaf de datum van de oprichting van de maatschap. Het is immers weinig zinvol om de boekhoudverplichting al te laten aanvangen op een moment dat voorafgaat aan het ontstaan van een afgescheiden vermogen.

In antwoord op een parlementaire vraag heeft de minister van justitie immers geoordeeld dat een maatschap die enkel een offerte voorbereidt en die automatisch wordt ontbonden als de opdracht niet aan de maatschap wordt toebedeeld, geen inschrijvingsplicht heeft in de KBO omdat deze maatschap niet deelneemt aan het rechtsverkeer tenzij eenmalig voor het indienen van de offerte, die louter een voorbereidend karakter heeft. Als de opdracht niet wordt gegund en die maatschap verder geen andere activiteiten ontwikkelt, wordt er, aldus de minister, geen maatschappelijk belang gediend met het opleggen van een inschrijvingsplicht in de KBO.

De vereenvoudigde boekhouding bestaat uit:

• Een inkoopboek
• Een verkoopboek
• Een financieel dagboek
• Een inventarisboek

De regelgeving voorziet geen praktische voorbeelden maar wel enkele stringente bepalingen waaraan deze boeken moeten voldoen.  Vermelde boeken moeten de materiële continuïteit, de regelmatigheid en de onveranderlijkheid garanderen.

De boeken kunnen worden gehouden door middel van:

• Geïnformatiseerde systemen
• Ingebonden of ingenaaide registers met vermelding van het aantal bladzijden. Vóór eerste ingebruikname van een boek wordt overgegaan tot neerlegging bij een erkend ondernemingsloket van een ingevuld, gedagtekend en ondertekend identificatieformulier dat door de drukker samen met het boek is afgeleverd.

Alle verrichtingen moeten zonder uitstel, getrouw en naar tijdsorde ingeschreven worden in bovenvermelde dagboeken. Om regelmatig te zijn moet een boekhouding controleerbaar zijn. Dit impliceert niet alleen dat elke verrichting van begin tot einde moet kunnen worden gevolgd, maar dat ook dat alle verantwoordingsstukken beschikbaar zijn.

Eénmaal per jaar moet er een inventaris opgesteld worden, die wordt ingeschreven in het inventarisboek.

De maatschappen moeten hun boeken bewaren gedurende 7 jaren, te rekenen vanaf de 1^ste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.

De maatschap die een boekhouding voert volgens de beginselen van het dubbel boekhouden moet iedere transactie in haar boekhouding opnemen volgens deze beginselen.

De boekhouding wordt in dit geval quasi altijd via specifieke accountingsoftware gevoerd door middel van een passend rekeningstelsel. Deze verrichtingen worden elektronisch verwerkt via (hulp)journalen:

• Het aankoopjournaal
• Het verkoopjournaal
• Het financieel journaal
• Het diversenjournaal

Elke boeking gebeurt op basis van een gedagtekend verantwoordingsstuk en alle verrichtingen worden, net zoals in de vereenvoudigde boekhouding, zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde ingeschreven.

In de literatuur bestaat er enige discussie over de verwerking van een effectenportefeuille die een familiale maatschap aanhoudt bij een financiële instelling in het kader van ‘private banking’. De meeste professionals zijn van mening dat wanneer een maatschap een boekhouding voert volgens de regels van het dubbel boekhouden, alle verrichtingen die worden uitgevoerd door deze maatschap of voor rekening van deze maatschap, individueel moeten worden opgenomen in deze dubbele boekhouding.

Voor een boekhoudplichtige maatschap die een vereenvoudigde jaarrekening voert zijn er géén formele vormvoorwaarden waaraan de (interne) jaarrekening moet voldoen.

De maatschappen die een dubbele boekhouding voeren moeten een jaarrekening opstellen, al naargelang hun grootte, volgens het microschema, het verkorte of volledige schema van de jaarrekening. Deze jaarrekening van de maatschap moet niet worden neergelegd, noch bij de Nationale Bank van België, noch bij de ondernemingsrechtbank en dit ongeacht de grootte van de maatschap.

De vennoot van een maatschap die zelf een boekhoudplichtige onderneming is, moet zijn deelname aan deze vennootschap ook zelf opnemen in zijn boekhouding. De wetgeving schrijft voor dat de rekeningen van de maatschap in de boekhouding van de vennoten moeten worden opgenomen volgens de proportionele integratiemethode.

De proportionele integratiemethode houdt in essentie in dat elke rubriek van de balans en van de resultatenrekening geïntegreerd wordt in verhouding tot het aandeel dat de partner in kwestie heeft in de desbetreffende maatschap waarna de nodige eliminaties en correcties worden verricht om de zogenaamde homogeniteit terug te vinden en ervoor te zorgen dat de boekhouding de realiteit weergeeft.

Auteur: Patrick Valckx, Partner KPMG Tax, Legal & Accountancy