De COVID-19-crisis maakte duidelijk dat het een blijvende noodzaak is om de algemene vergadering op afstand te kunnen organiseren zonder dat de staturen daarin voorzien. Na een eerste introductie van dit principe bij KB kwam de wetgever verder aan die noodzaak tegemoet door de Wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (de “Wet”).

De Wet voorziet de mogelijkheid voor de BV, CV en NV om de algemene vergadering op afstand te organiseren zonder dat een statutaire machtiging vereist is. Daarnaast voerde de Wet ook gelijkaardige bepalingen in voor de (i)VZW’s die in dit artikel echter niet behandeld worden. De relevante bepalingen traden in werking op 24 december 2020. Enkele bepalingen hebben slechts een beperkte duurtijd tot 30 juni 2021.

De deelname op afstand aan de algemene vergadering was voorheen slechts toegelaten als de statuten daar expliciet in voorzagen. Die vereiste statutaire bepaling wordt nu opgeheven. Voortaan kan het bestuursorgaan opteren om de deelname aan de algemene vergadering op afstand toe te laten via een elektronisch communicatiemiddel dat door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld. Er moet wel aan een aantal voorwaarden voldaan zijn:

• Het bestuursorgaan beslist om deelname op afstand toe te laten.
• Het elektronische communicatiemiddel laat toe om de hoedanigheid en identiteit van de effectenhouder te controleren.
• Het elektronische communicatiemiddel stelt de effectenhouders minstens in staat om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen en, wat betreft de aandeelhouders, het stemrecht uit te oefenen.
• Het elektronische communicatiemiddel stelt de effectenhouders in staat om deel te nemen aan de beraadslagingen en om het vraagrecht uit te oefenen. Tot 30 juni 2021 worden ook elektronische communicatiemiddelen die deze rechten niet waarborgen toegelaten mits motivering door het bestuursorgaan.
• De leden van het bureau (en niet langer de bestuurders en commissaris) zijn verplicht om de vergadering fysiek bij te wonen.

Daarnaast is het niet langer nodig om de basisprincipes (zoals de verificatiewijze van de identiteit en hoedanigheid) waaraan een elektronische algemene vergadering moet voldoen, statutair uit te werken.

Dat betekent niet dat er geen regeling in dat verband moet worden uitgewerkt. Het blijft namelijk noodzakelijk om de hoedanigheid en identiteit te controleren en de deelname van een bepaalde aandeelhouder vast te stellen (bijvoorbeeld in het kader van de naleving van de aanwezigheids- en meerderheidsvoorwaarden). Dat kan bijvoorbeeld gebeuren via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype of andere gelijkaardige systemen. De concrete omstandigheden zullen bepalen welk communicatiemiddel geschikt is voor de vennootschap. Een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole is dus niet steeds nodig. 

De regels omtrent het voorafgaand uitbrengen van een stem op schriftelijke wijze (voor de BV en CV) of per brief of via de vennootschapswebsite (voor de NV) op de algemene vergadering bleven ongewijzigd. Men moet de hoedanigheid en identiteit van het lid dat op die manier een stemt verifiëren op de manier die door de statuten wordt bepaald.  

Ten slotte voert de Wet beperkte wijzigingen door aan de bepalingen over de schriftelijke algemene vergaderingen binnen de BV, CV en NV. De Wet verduidelijkt dat de techniek van de eenparige schriftelijke besluiten niet kan worden toegepast voor “statutenwijzigingen” in plaats van voor beslissingen “die bij authentieke akte moeten worden verleden”. De bewoordingen komen in de praktijk echter vaak op hetzelfde neer.

Auteur: Gert Cauwenbergh, KPMG Law