Op basis van artikel 3:12, §1, 1° Wetboek Vennootschappen en Verenigingen moet men in de jaarrekening, ongeacht of het een micro, verkort of volledig schema betreft, de gegevens van de bestuurders opnemen. Als de vennootschap naast bestuurders ook één of meerdere commissarissen heeft benoemd, moeten ook hun gegevens opgenomen worden in de jaarrekening. Die verplichting geldt zowel voor vennootschappen, als voor vzw’s, ivzw’s en stichtingen.

Bestuurders worden niet voor het leven benoemd en van heel wat bestuursraden verandert de samenstelling regelmatig. Daardoor is het soms onduidelijk welke bestuurders en commissarissen men moet vermelden in de jaarrekening. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft zich in een advies (advies 2020/09 van 8 juli 2020) daarover uitgesproken. Omdat de bestuurders de jaarrekening na haar vaststelling ongewijzigd ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering, meent de Commissie dat enkel de bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening, moeten worden opgenomen in de jaarrekening. De commissaris die moet worden vermeld in de jaarrekening is degene die het controleverslag heeft opgesteld en getekend.

De Raad van Bestuur beschikt over de bevoegdheid om de jaarrekening op te stellen en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de jaarlijkse algemene vergadering. Het zijn dan ook de persoonsgegevens van diegenen die deel uitmaken van het bestuursorgaan op het moment van de vaststelling, die moeten vermeld worden. Zij zijn namelijk aansprakelijk voor fouten in de jaarrekening.

De vaststelling van dat referentiepunt lost een aantal vraagstukken op. Als een bestuurder ontslagen wordt in de periode tussen het moment waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd en het moment waarop de jaarrekening wordt neergelegd, heeft dat geen impact op het feit dat men die bestuurder moet vermelden in de jaarrekening. Als een bestuurder in diezelfde periode benoemd wordt, dan moet men de gegevens van deze bestuurder niet vermelden in de jaarrekening. Enkel de gegevens van bestuurders die in functie waren op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten worden vermeld. Een bestuurder die benoemd wordt in de periode tussen de afsluiting van het boekjaar en de datum waarop de jaarrekening van dat boekjaar wordt vastgesteld, moet worden vermeld in de jaarrekening ook al was die persoon geen bestuurder tijdens het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. Als de bestuurder tijdens het boekjaar of na de afsluiting van het boekjaar - maar voor de vaststelling van de jaarrekening - ontslagen wordt, ontslag neemt of overlijdt, dan moet men die bestuurder niet vermelden in de jaarrekening ook al was de bestuurder in functie tijdens het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

Dat referentiepunt zorgt ervoor dat men bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moet opnemen, ongeacht of hun benoeming reeds werd gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Gecoöpteerde bestuurders die deel uitmaken van het bestuursorgaan op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten eveneens vermeld worden in de jaarrekening. Het feit dat hun benoeming al dan niet reeds is bevestigd door de algemene vergadering, is van geen belang.

Indien de vennootschap gekenmerkt wordt door een duaal bestuur moeten de leden van de raad van toezicht vermeld worden in de jaarrekening ook al heeft men de vaststelling van de jaarrekening gedelegeerd aan de directieraad. De bevoegdheden die in een monistisch bestuurssysteem specifiek worden voorbehouden aan het bestuursorgaan worden bij een duaal bestuur toegewezen aan de raad van toezicht. Daardoor is het vaststellen van de jaarrekening een exclusieve bevoegdheid van de raad van toezicht. De raad van toezicht blijft aansprakelijk voor de vaststelling van de jaarrekening.

Enkel de commissaris die het controleverslag heeft opgesteld en ondertekend moet vermeld worden in de jaarrekening. Men moet geen melding maken van commissarissen die deze niet hebben opgesteld of ondertekend, ook al waren zij in functie als commissaris tijdens het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

Van elke bestuurder moet de naam, de voornaam, het beroep en de woonplaats opgenomen worden in de jaarrekening. Het is toegelaten om ook de begin- en einddatum van het bestuursmandaat te vermelden maar dat is niet vereist. Bovendien mogen ook de gegevens met betrekking tot bestuurders die niet actief zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening maar die wel bestuurder zijn geweest tijdens het boekjaar of in de periode voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening, opgenomen worden in de jaarrekening. Hoewel het vermelden van ontslagnemende bestuurders een courante praktijk is geworden, is dat geen wettelijke verplichting. Die praktijk vergemakkelijkt weliswaar het bepalen van de aansprakelijkheid van ontslagnemende bestuurders voor fouten begaan tijdens de uitoefening van hun opdracht. Daarom is het ook aangeraden om een begin- en einddatum van het mandaat te vermelden.

Met dit advies wenst de Commissie duidelijkheid te scheppen over het vermelden van bestuurders en commissarissen in de jaarrekening. Heeft u vragen over het feit hoe men de regels moet toepassen of twijfelt u over het feit of u al dan niet een bestuurder of commissaris moet vermelden, aarzel dan niet om ons te contacteren. Onze specialisten helpen u graag verder als u bijkomend advies wenst.

Auteur: Patrick Valckx