ViDA: Die digitale Disruption der Mehrwertsteuer

Mit ViDA verändert die EU die umsatzsteuerliche Compliance grundlegend: Digitale Meldepflichten für innergemeinschaftliche (B2B-)Sachverhalte in nahezu Echtzeit basierend auf E-Invoicing ersetzen ab 1. Juli 2030 die Zusammenfassende Meldung. Zusätzlich ermöglicht es ViDA den Mitgliedsstaaten bereits heute, nationale E-Reporting und (B2B-)E-Invoicing-Mandate im eigenen Wirkungsbereich einzuführen. Die neuen Anforderungen betreffen nicht nur steuerliche Prozesse, sondern auch Datenmanagement, Geschäftsabläufe und IT-Systeme. Der Beitrag beleuchtet die zentralen Änderungen, aktuelle Entwicklungen in Europa und die wesentlichen Handlungsfelder für Unternehmen.

Mit dem Inkrafttreten des Maßnahmenpakets „VAT in the Digital Age“ (ViDA) im Jahr 2025 treibt die Europäische Union die Digitalisierung der Umsatzsteuer konsequent voran. Eine zentrale von insgesamt drei Säulen des ViDA-Pakets läutet dabei einen Paradigmenwechsel in der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie ein. Mit dem Ziel der Bekämpfung der Mehrwertsteuerlücke, insbesondere dem „VAT Compliance Gap“, wird ab 1. Juli 2030 die Zusammenfassende Meldung durch sogenannte Digitale Meldepflichten ersetzt, welche an die jeweiligen Finanzbehörden von Rechnungsaussteller und (voraussichtlich) -empfänger jeweils in nahezu Echtzeit zu erbringen sind.

Der Schwerpunkt verschiebt sich aus Sicht der Finanzverwaltungen somit von periodischen, aggregierten Meldungen (sogenannte „Periodic Transaction Controls“) hin zu transaktionsnahen Datenflüssen in nahezu Echtzeit („Continuous Transaction Controls“). Ein zentraler Aspekt von ViDA ist, dass die Rechnungen für diese (innergemeinschaftlichen) B2B-Transaktionen künftig zwingend in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgetauscht werden müssen. Mit anderen Worten wird der Austausch von elektronischen Rechnungen für den B2B-Bereich in der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie zum Regelfall. Unstrukturierte analoge und elektronische Rechnungsformate (z. B. Papier, PDF) sind nur mehr in jenen Bereichen zulässig, deren Transaktionen nicht von den Digitalen Meldepflichten erfasst sind (z. B. rein nationale Lieferungen und sonstige Leistungen).

Allerdings erleichtert das in Kraft getretene ViDA-Paket – unter bestimmten Voraussetzungen und mit Einschränkungen – bereits jetzt den EU-Mitgliedstaaten die Umsetzung nationaler Mandate zum verpflichtenden Austausch von strukturierten elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich und die Einführung von digitalen Meldepflichten, teilweise in nahezu Echtzeit. Eine Option, der bereits eine Vielzahl an EU-Mitgliedstaaten gefolgt ist. Aber auch außerhalb der Europäischen Union beschreiten immer mehr Länder den Weg hin zu strukturierten elektronischen Rechnungsformaten und Continuous Transaction Controls für den umsatzsteuerlichen Bereich. Der österreichische Gesetzgeber zeigt sich bislang noch abwartend, allerdings wird er sich der aktuellen Welle an konkret in Umsetzung befindlichen und geplanten nationalen Mandaten nicht verschließen können.

Die tiefgreifende und dynamische Veränderung der umsatzsteuerlichen Compliance hinterlässt bei international tätigen österreichischen Unternehmen bereits heute deutliche Spuren in den jeweiligen Geschäftsprozessen, dem Datenökosystem und der IT-Landschaft. Sofern Österreich nicht bereits zuvor im eigenen Wirkungsbereich ein nationales Mandat einführt, betreffen die neuen Digitalen Meldepflichten und das Senden und Empfangen von strukturierten elektronischen Rechnungen ab 1. Juli 2030 alle österreichischen Unternehmen zumindest mit ihren entsprechenden innergemeinschaftlichen B2B-Sachverhalten.

Die Umsetzung im Unternehmen ist klar als Transformationsprojekt zu adressieren und ein entsprechender Vorlauf ist – je nach Unternehmensgröße – unabdingbar. Unternehmen sind gefordert, ihre Datenqualität, klare und effiziente End-to-End-Prozesse und die technische Systemintegration gezielt zu stärken.

Nach der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie bezeichnet der Ausdruck „elektronische Rechnung“ in seiner zukünftigen Fassung eine Rechnung, die (vereinfacht) die nach der Richtlinie erforderlichen Angaben enthält und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Hinsichtlich des strukturierten Formats wird künftig der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste von Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU eine zentrale Bedeutung zukommen. Konkret angesprochen wird die Norm EN 16931, welche – technisch ausgedrückt – ein semantisches Datenmodell darstellt und kein konkretes Datenformat. Die Liste von Syntaxen („Syntax Bindings“) umfasst derzeit UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message und UBL invoice and credit note messages 2.1. Dies bedeutet konkret, dass es weiterhin länderspezifische Datenformate (teils mit landesspezifischen Präzisierungen der EN 16931 in Form von sogenannten „Core Invoice Usage Specifications (CIUS)“ oder mit z. B. branchenspezifischen Erweiterungen, sogenannten „Extensions“) geben kann und wird, deren Zulässigkeit jedoch davon abhängen wird, ob sie der EN 16931 „entsprechen“ oder sie – sofern überhaupt zulässig – entsprechend „interoperabel“ sind.

Die Ausstellung einer solchen elektronischen Rechnung im B2B-Bereich ist im Rahmen von nationalen Mandaten und später von ViDA für betroffene innergemeinschaftliche Transaktionen nicht mehr von der Zustimmung durch den Empfänger abhängig, wobei die näheren praktischen Einzelheiten, z. B. welche Formate jedenfalls zulässig sein sollen bzw. wie sich die Geschäftspartner allenfalls auf ein konkretes Format einigen, von Land zu Land variieren können.

Wie sich ab 1. Juli 2030 die Geschäftspartner auf ein gemeinsames, zulässiges Format für innergemeinschaftliche Sachverhalte verständigen sollen, ist derzeit noch in Diskussion. Die Zukunft und Zulässigkeit auf freiwilliger Basis anderer (national und international etablierter) strukturierter Datenformate, welche nicht der EN 16931 „entsprechen“ (z. B. EDIFACT), wird sich in den kommenden Jahren zeigen. In manchen nationalen Umsetzungen ist beobachtbar, dass die Geschäftspartner für diese Formate eine entsprechende Interoperabilität zu einem Datenformat, welches der EN 16931 „entspricht“, eigenverantwortlich sicherstellen müssen.

Andere unstrukturierte Rechnungsformate, wie z. B. Papier- und PDF-Rechnungen, bleiben – außerhalb nationaler Mandate bzw. der Digitalen Meldepflichten für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen – somit nur in Ausnahmefällen zulässig.

Ab dem 1. Juli 2030 wird im Rahmen von ViDA die Zusammenfassende Meldung vollständig durch neue Digitale Meldepflichten in nahezu Echtzeit (Continuous Transaction Controls) ersetzt. Als indikative Faustregel gilt, dass ab diesem Zeitpunkt all jene Unternehmen betroffen sein werden, die bereits heute eine Zusammenfassende Meldung abgeben müssen.

Die Einführung von digitalen (teilweise transaktionsbasierten) Meldepflichten ist per se keine neue Erscheinung innerhalb der Europäischen Union. Zahlreiche europäische und außereuropäische Länder kennen bereits heute unterschiedlich ausgestaltete Fiskalisierungsmodelle, bei welchen (B2B/B2C-)Rechnungen bzw. Rechnungsdaten (teils in Echtzeit und transaktionsbasiert, teils aggregiert und periodisch) an die Steuerverwaltung übertragen werden. Der Austausch der konkreten Rechnung zwischen den Geschäftspartnern muss dabei nicht immer zwingend in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen.

Das im Rahmen von ViDA angestrebte Modell für innergemeinschaftliche Transaktionen lebt jedoch zwei grundlegende Tendenzen vor:

1. Eine Hinwendung zu möglichst transaktionsbasierten Daten in (nahezu) Echtzeit (Continuous Transaction Controls)
2. Der verpflichtende Austausch von Rechnungen in einem zulässigen, strukturierten elektronischen Format zwischen den Geschäftspartnern

• Der Rechnungsersteller muss spätestens 10 Tage nach Eintreten des Steuertatbestandes eine (strukturierte elektronische) Rechnung an den Rechnungsempfänger ausstellen. Zeitgleich mit der Ausstellung der Rechnung hat er die erforderlichen Daten an seine jeweilige Finanzverwaltung zu melden (somit spätestens 10 Tage nach Eintreten des Steuertatbestandes).
• Der Rechnungsempfänger hat die (strukturierte elektronische) Rechnung entsprechend zu empfangen und die erforderlichen Daten an seine jeweilige Finanzverwaltung spätestens 5 Tage nach Erhalt der Rechnung zu melden. Die Mitgliedstaaten können jedoch vorsehen, dass die Rechnungsempfänger in ihrem Land keiner entsprechenden Meldepflicht unterliegen. Die konkreten Umsetzungen in den Mitgliedstaaten bleiben mit Spannung abzuwarten.

Die derzeitige Vielfalt unterschiedlicher nationaler Systeme und Ansätze hinsichtlich Datenformate und Datenaustausch zwischen den Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung bzw. den Steuerpflichtigen untereinander ist groß. Es bleibt abzuwarten, inwiefern ViDA mit ihren entsprechenden Rahmenvorgaben an bereits etablierte bzw. in Ausrollung befindliche nationale Systeme künftig eine gewisse Harmonisierung herbeiführen kann. Für bereits bestehende und bestimmte geplante nationale Mandate ist eine Übergangsfrist für die Anpassung an die Rahmenvorgaben bis zum 1. Jänner 2035 vorgesehen.

Während ViDA zumindest mit Blick auf zulässige Datenformate unter Bezugnahme auf das semantische Datenmodell EN 16931 einen gewissen Grad an Reduktion der Komplexität ermöglichen kann, bleibt ein für die Praxis fundamental wichtiger Teil (derzeit) von ViDA komplett ausgespart: nämlich jener der zulässigen Übertragungswege der strukturierten elektronischen Rechnungen zwischen den Geschäftspartnern bzw. der Daten mit der Finanzverwaltung. Auch hier gibt es in der Praxis bereits zahlreiche unterschiedliche Modellabstufungen, welche von zentralen, staatlich bereitgestellten Plattformen („Centralised-Exchange-Modell“) bis hin zu dezentralen Übertragungsnetzwerken (z. B. „5-Corner-Exchange-Modell“) reichen.

Die Verbreitung von elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Datenformat im B2B-Bereich sowie von Continuous Transaction Controls gewinnt zunehmend an Dynamik. Folgend ein kleiner Auszug von Ländern, für die elektronische Rechnungen im B2B-Bereich und teilweise (neue) digitale Meldepflichten heuer zur Normalität werden (zahlreiche weitere europäische Staaten planen bereits eine Einführung in den kommenden Jahren):

Belgien:

• Verpflichtendes E‑Invoicing im B2B-Bereich seit 1. Jänner 2026 mit grundsätzlicher Übertragung zwischen den Geschäftspartnern über Peppol (dezentrales 4-Corner-Exchange-Modell / Interoperability-Modell)
• Vermutlich später Erweiterung des E-Invoicings um ein E-Reporting an die belgische Finanzverwaltung (dezentrales 5-Corner-Exchange-Modell)

Polen:

• Stufenweiser Start des zentralen KSeF‑Systems (zunächst für große Unternehmen) seit 1. Februar 2026 (Centralised-Exchange-Modell)
• Mittelfristig Anpassungsbedarf an die ViDA-Rahmenvorgaben zu erwarten

Frankreich:

• Stufenweiser Start von E-Reporting (teils inklusive Statusmeldungen über den Rechnungsprozess) und B2B-E-Invoicing ab 1. September 2026
• Etablierung eines dezentralen 5-Corner-Exchange-Modells unter Einsatz (privater) zertifizierter Plattformbetreiber (PAs) zur Ermöglichung des (interoperablen) Datenaustauschs zwischen den Geschäftspartnern und der Finanzverwaltung

Kroatien:

• Einführung eines umfassenden Fiskalisierungsmodells (unter anderem) durch Einsatz von B2B-E-Invoicing seit 1. Jänner 2026

Eine persönliche Betroffenheit hinsichtlich E-Reporting und/oder E-Invoicing von im jeweiligen Land ansässigen Gesellschaften oder im Land umsatzsteuerlich registrierten ausländischen Gesellschaften ist stets einzelfallbezogen zu prüfen.

Aus Unternehmenssicht erfordert die Umsetzung nationaler Mandate eine vorausschauende, interdisziplinäre Adressierung unterschiedlicher Aspekte:

• Kenntnis über die regulatorischen Anforderungen an das E-Invoicing und E-Reporting nach den jeweiligen Ländermandaten hinsichtlich zulässiger Datenformate, zulässiger Sende- und Empfangsmethoden sowie revisionssicherer Archivierung
• Digitaler Reife- und Automatisierungsgrad der relevanten Unternehmensprozesse (Order2Cash, Purchase2Pay) der betroffenen Gesellschaften
• Reifegrad der Datenstrategie hinsichtlich der zeitkritischen Bereitstellung der erforderlichen Daten für das E-Invoicing und E-Reporting (teilweise inklusive Lifecycle-Daten / Statusmeldungen über den Rechnungsprozess)
• Implikationen der elektronischen Rechnung für die (automatisierte) Weiterverarbeitung durch die Buchhaltung (z. B. AP Automation / Touchless Accounting)

Die Umsetzung von E-Invoicing und E-Reporting im Unternehmen ist also keine inkrementelle Änderung, sondern ein Transformationsprojekt. Sie sollte daher möglichst interdisziplinär erfolgen, wobei der Steuerfunktion eine tragende Rolle zukommt. Die zentralen Dimensionen, um auch in Zukunft compliant zu sein und darüber hinaus das volle Potenzial der elektronischen Rechnung positiv zu nützen, sind dabei:

• Datentiefe
• Datenverfügbarkeit
• Geschäftsprozesse
• in der prozessualen, technischen und inhaltlichen Umsetzung