Generative KI im Unternehmen: Produktivität braucht Führung und klare Leitplanken

Generative KI spart im Büroalltag bereits messbar Zeit. Unternehmen heben das Potenzial jedoch erst nachhaltig, wenn Führungskräfte die Nutzung aktiv fördern, geeignete Lösungen verfügbar sind und klare Rahmenbedingungen herrschen. Das zeigt die Studie „GenAI Produktivität am Arbeitsplatz“ der IMC Hochschule für Angewandte Wissenschaften Krems. Befragt wurden mehr als 1.000 Büromitarbeiter:innen österreichischer Unternehmen.

Die Studienergebnisse senden eine klare Botschaft: Der Business Case für Generative KI ist nicht mehr nur eine Zukunftserwartung. Rund ein Fünftel der befragten GenAI-Nutzer:innen erzielt bereits heute wöchentliche Zeiteinsparungen von 10 bis 20 Prozent. Gleichzeitig stehen fast 70 Prozent der Anwender:innen noch am Anfang ihrer Lernkurve und weniger als 30 Prozent nutzen GenAI täglich. Das bislang realisierte Potenzial ist also erst ein Teil dessen, was Unternehmen künftig erreichen können.

Messbare Produktivitätsgewinne

Was GenAI von vielen klassischen Unternehmensanwendungen unterscheidet: Beschäftigte können die Werkzeuge unmittelbar im Arbeitsprozess erproben und früh einen Nutzen erkennen. Unternehmen müssen daher nicht zuerst umfangreiche Trainingsprogramme aufsetzen. Sie sollten den Einstieg erleichtern, sichere Anwendungen bereitstellen und konkrete Nutzungserfahrungen ermöglichen.

Die gewonnene Zeit fließt überwiegend zurück in die Arbeit. 64 Prozent reagieren schneller auf Anfragen oder liefern Ergebnisse früher. 63 Prozent erledigen mehr Aufgaben, 54 Prozent widmen sich höherwertigen oder kreativen Tätigkeiten. Rund ein Viertel nutzt Zeitgewinne für längere Pausen oder weniger Überstunden. Auch das kann Arbeitsdruck reduzieren und eine nachhaltige Leistungsfähigkeit unterstützen.

Führungskräfte entscheiden über die Verankerung

Ein positives Signal der Unternehmensleitung allein führt nicht automatisch zu intensiver oder besserer GenAI-Nutzung. Wirksamer sind Personen, die das Verhalten der Belegschaft im Arbeitsalltag prägen. Dazu zählen direkte Führungskräfte oder Kolleg:innen mit Vorbildwirkung. Diese müssen keine technischen Expert:innen sein, ihre Aufgabe besteht vielmehr darin, den Nutzen sichtbar zu machen, Erfahrungsaustausch zu ermöglichen und Erwartungen zu klären.

Die Studie bestätigt, dass Produktivitätsgewinne im Büroalltag möglich sind. Wie Mitarbeiter:innen motiviert werden, KI am Arbeitsplatz zu nutzen bzw. KI als Teammitglied zu akzeptieren, liegt dabei zu einem erheblichen Teil an Führungskräften und ihrer Vorbildwirkung.

Thomas Schmutzer

Partner, Advisory

Schatten-KI macht Governance zur Führungsaufgabe

Unternehmen sollten Produktivität jedoch nicht gegen Sicherheit ausspielen. Denn wo Unternehmen keine geeigneten Werkzeuge und Regeln bereitstellen, steigt das Risiko unkontrollierter Nutzung. Die Studie benennt vier problematische Verhaltensweisen: nicht offengelegte GenAI-Nutzung, das Hochladen sensibler Daten auf ungesicherte Plattformen, die ungeprüfte Verwendung von Ergebnissen sowie die Missachtung von Urheberrechten.

GenAI erzeugt bereits bei vergleichsweise geringer Erfahrung messbare Vorteile. Gleichzeitig entstehen Risiken, wenn Beschäftigte auf nicht freigegebene Plattformen ausweichen oder Ergebnisse ohne Gegencheck übernehmen. Produktivität und Governance müssen deshalb immer gemeinsam gedacht werden. Nur eine klare Unternehmensführung, zugelassene Werkzeuge und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten schaffen die Grundlage für eine kontrollierte Nutzung.

Michael Ginner

Partner, Advisory

Was bedeuten die Studienergebnisse für Unternehmen heute?

Vom Experimentieren zur gezielten Skalierung:

Unternehmen sollten GenAI nicht mehr ausschließlich als Innovations- oder Schulungsthema behandeln, sondern als konkreten Hebel für Produktivität, Qualität und bessere Arbeitsergebnisse.
Zeitgewinne bewusst in Wirkung übersetzen:

Die Studie zeigt, dass die gewonnene Zeit überwiegend wieder in die Arbeit fließt, insbesondere in schnellere Reaktionen, mehr erledigte Aufgaben und höherwertige Tätigkeiten. Unternehmen sollten daher früh klären, wie diese Freiräume für Kundennutzen, Innovation, Qualität oder Entlastung eingesetzt werden sollen.
Führungskräfte als aktive Multiplikator:innen gewinnen:

Ein positives Signal der Geschäftsführung allein reicht nicht. Entscheidend ist, dass Führungskräfte die Nutzung im Alltag vorleben, konkrete Anwendungsmöglichkeiten ansprechen und den Erfahrungsaustausch in ihren Teams fördern.
Sichere Rahmenbedingungen schaffen:

Freigegebene, leistungsfähige Werkzeuge, klare Spielregeln und Unterstützung bei der Anwendung sind notwendig, um ein Ausweichen auf private oder nicht freigegebene KI-Lösungen zu verhindern.
Mit konkreten Use Cases starten und Wirkung messen:

Statt breit angelegter Aktivitäten ohne klaren Ergebnisbezug sollte mit ausgewählten Arbeitsprozessen begonnen und dabei Zeitgewinn, Qualität, Durchlaufzeit, Kundennutzen und Entlastung nachvollziehbar gemessen werden.

Die Diskussion über KI wird oft von Visionen und Vermutungen geprägt. Diese Studie liefert etwas wesentlich Wertvolleres: Fakten. Sie zeigt, in welchem Ausmaß Generative KI heute bereits produktiver macht, welche Rahmenbedingungen den Unterschied ausmachen und warum manche Organisationen deutlich stärker profitieren als andere. Für Führungskräfte, die KI strategisch nutzen wollen, ist sie Pflichtlektüre.