Management-Reporting mit Dashboards

Das Dashboard-Reporting kann einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, da es enorme Vorteile gegenüber einem statischen Reporting bringt. Dies gilt besonders, wenn es auf einem gesamtheitlichen Steuerungsmodell aufbaut. Um eine einheitliche Sicht zu gewährleisten ist es notwendig, zusätzlich zu einem Single Point of Truth, ein darauf basierendes, zentrales Reporting- und Kommunikations-Tool zu etablieren.

Das Berichtswesen vieler Unternehmen steht heute vor einer Reihe von Herausforderungen. Häufig besteht eine Vielzahl statischer Reports, die auf keinem einheitlichen Steuerungsmodell oder einheitlichen KPI-Definitionen basieren. Um die vorhandenen Daten im Unternehmen in effizienter Weise auswerten zu können, stehen zwar moderne Reporting- und Analyse-Tools auf der Roadmap des Finanzbereiches, sind aber laut einer aktuellen KPMG Studie erst in zehn Prozent der Unternehmen flächendeckend umgesetzt worden. Ein Single Point of Truth, welcher die Grundlage des Reportings sein sollte, steht demnach nur in 17 Prozent der Unternehmen vollumfänglich zu Verfügung.¹ Daraus resultiert, dass nach wie vor eine intensive User-Unterstützung notwendig ist. Darüber hinaus erschweren die Legacy Systeme die Einbindung neuer Datenquellen und Automatisierung von Controlling-Prozessen. In Summe ist ein enormer personeller und finanzieller Aufwand für den Betrieb der wenig zufriedenstellenden Reporting-Landschaften notwendig.

Um die Vorteile des Dashboard-Reportings vollumfänglich nutzen zu können, bedarf es der Etablierung eines unternehmensweiten Steuerungs- und Reporting-Konzeptes.

Das Steuerungs-Modell besteht grundsätzlich aus der Steuerungs-Pyramide und dem Steuerungs-Rahmen, welche es unternehmensspezifisch festzulegen gilt. Zunächst muss die primäre Struktur der Steuerung definiert werden (siehe Abbildung). Diese sind beispielsweise Regionen, Funktionen, Produkte, Dienstleistungen oder Kundensegmente. Es hat sich gezeigt, dass der Grundsatz, keine alternativen Sichten zuzulassen, dem Praxistest nicht standhält. Diese Sichten können durch die Berücksichtigung von Controlling-Informationen im Stammdaten-Management und bei der Belegbuchung in automatisierter Weise geschaffen werden. Dennoch gilt, dass alternative Sichten in der Gesamtunternehmenssteuerung gegenüber der primären Struktur nachrangig zu behandeln sind. Die Ziele des Unternehmens werden auf die Steuerungs-Ebenen der Primärstruktur heruntergebrochen und die Berichtseinheiten innerhalb der Ebenen nach diesen Vorgaben gesteuert.

Im Steuerungs-Rahmen werden zunächst die Kernbereiche der Steuerung festgelegt, welche die Strukturvorgabe des Reportings bilden. Dazu werden Business-Fragen formuliert, welche erfolgskritische Themen zur Erreichung strategischer Ziele abdecken. Die finanziellen und nicht-finanziellen (inkl. ESG-)Kennzahlen werden zur Beantwortung der Business-Fragen als letzter Schritt definiert. Das daraus entstehende Kennzahlen-Framework gilt für alle Steuerungs-Ebenen und Steuerungs-Einheiten. Bei der Konzeption von Reports wird in der Praxis meist bei der Definition der Kennzahlen gestartet, womit rasch der Fokus auf einen gesamtheitlichen Ansatz verloren geht. Durch eine Kaskadierung des Steuerungs-Modells bis hin zu den Kennzahlen, wie zuvor beschrieben, kann ein stringentes Gesamtsystem der Steuerung gewährleistet werden.

Im viel zitierten Single Point of Truth steht das Kennzahlen-Framework des Unternehmens in harmonisierter Form zur Verfügung. Dieser allein führt jedoch noch nicht zu einer einheitlichen Sicht auf die Kennzahlen des Unternehmens. Es bedarf zusätzlich eines harmonisierten Kommunikations-Tools über alle Steuerungs-Ebenen, welches darauf basiert.

Diese Aufgabe soll das Management-Reporting einnehmen, welches damit zum zentralen Kommunikations- und Steuerungs-Werkzeug innerhalb der Reporting-Landschaft des Unternehmens wird. Es soll dazu dienen, auf allen Steuerungs-Ebenen eine einheitliche Sicht zu schaffen und bezüglich Definition und Struktur der Inhalte einheitliche Informationen für das Management der Steuerungs-Einheiten zur Verfügung zu stellen. Alle Reports, die neben dem Management-Reporting existieren, müssen einen Anknüpfungspunkt daran haben, wobei weitere Details und zusätzliche Kennzahlen selbstverständlich gestattet sind, abweichende Definitionen zu inhaltlich identen Kennzahlen jedoch nicht. Somit ist sichergestellt, dass für alle Reports aus der Reporting-Landschaft des Unternehmens eine Überleitung auf das Management-Reporting möglich ist und dort, wo es notwendig ist, eine einheitliche Sicht auf die Kennzahlen gewährleistet wird.

Auf Basis des vereinheitlichten Steuerungs-Modells und dem Single Point of Truth kann nun ein Dashboard-Reporting in effizienter Weise umgesetzt werden. Eine einfachere Integration aller relevanten Quellen unterstützt die Automatisierung von Controlling-Prozessen. Dashboards ermöglichen auch einen vereinfachten Datenzugriff für Entscheidungsträger:innen, wobei die Daten durch effizientere Prozesse auch schneller als zuvor zur Verfügung stehen. Weiters können Reporting-Nutzer:innen auch ohne technische Vorkenntnisse in definiertem Ausmaß selbstständig Analysen durchführen, womit ein schnellerer Erkenntnisgewinn erreicht wird, aber auch ein geringerer Support-Aufwand entsteht. Moderne Dashboard-Lösungen führen in der Regel gesamtheitlich betrachtet zu einem geringeren Wartungsaufwand und damit zu direkten Kostenvorteilen. Eine verbesserte Qualität der Kommunikation kann erreicht werden, da Dashboards als zentrales Analyse-Tool dienen können, Kommentar-Funktionen bieten und leichter zugänglich sind, weil sie auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden können.

Dashboard-Reporting, das auf einem gesamtheitlichen Steuerungsmodell basiert, kann somit die Entscheidungsfindung und Steuerung des Unternehmens wesentlich unterstützen und einen essenziellen Beitrag für den nachhaltigen Unternehmenserfolg leisten.