Tax Data Management und neue datenintensive Meldeerfordernisse

Die zunehmenden, datenintensiven Meldepflichten Steuerpflichtiger gegenüber den Finanzverwaltungen erfordern eine hohe Datenqualität und effiziente Datenverwaltung. Erst durch eine hinreichende Datenbasis kann komplexen Gesetzesinitiativen wie z. B. ViDA, DPMG oder dem Digital Tax Audit begegnet werden. Eine fundierte Basis an Steuerdaten dient aber nicht nur der Finanzverwaltung, sondern bietet auch dem Steuerpflichtigen erhebliche Vorteile. KI-basierte Lösungen und Technologien werden hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Sie können dazu beitragen, die Datenverwaltung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Erfüllung der Meldeerfordernisse zu erleichtern.

Die Steuerfunktion in Unternehmen wird zunehmend mit datenintensiven, manuell schwer bewältigbaren Meldepflichten konfrontiert. Insbesondere bei der Implementierung von datenintensiven, rechtlichen Änderungen wie VAT in the Digital Age (ViDA), dem Digitale Plattformen-Meldepflichtgesetz (DPMG) oder zukünftig dem möglichen Digital (Tax) Audit wird es entscheidend sein, auf eine dem Zweck entsprechende Datenqualität im Unternehmen zurückgreifen zu können. Neben externen sprechen aber auch unternehmensinterne Faktoren für eine Befassung mit dem Thema Tax Data. Eine qualitativ hochwertige Datengrundlage stellt den Ausgangspunkt weiterer Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmen dar (z. B. BI auf Basis von Tax Daten, Steuerplanung etc.).

Oftmals ist jedoch eine hinreichende Datenqualität nicht gegeben. Mögliche Problemfelder sind z. B. die Sicherstellung des Datenflusses bei ineinandergreifenden bzw. nebeneinander bestehenden Systemen, das Festmachen der Datenhoheit in einem Hauptsystem, die qualitative Erfassung und Validierung der Daten, die fehlende Skalierbarkeit der Prozesse zur Aufnahme weiterer Datenpunkte u. v. m. Stolpersteine im Kleinen seien hier nur kurz erwähnt: Mehrfachanlagen von Stammdaten, schlecht gewartete Daten, unzureichend validierte Daten, fehlende Übereinstimmung von Stamm- und Transaktionsdaten, etc. Die Schnelllebigkeit der Daten bedarf einer kontinuierlichen Datenpflege, um dem primären Ziel – dem Sicherstellen von Daten(qualität)- gerecht zu werden. Sowohl die Datenqualität als auch das zugehörige Datenqualitätsmanagement stellen eine wesentliche Grundlage dar, um rechtlichen Anforderungen wie z. B. ViDA, DPMG und Digital (Tax) Audits erfolgreich begegnen zu können. Zur Veranschaulichung werden ViDA und Digital (Tax) Audits im Folgenden kurz skizziert.

Die EU-Kommission legte am 8. Dezember 2022 einen Vorschlag zur Modernisierung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) vor.

Dieser ViDA-Vorstoß zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und Mehrwertsteuerlücken im digitalen Zeitalter zu schließen. Die Maßnahmen umfassen:

• die Einführung einer digitalen Meldepflicht in Quasi-Echtzeit („digital reporting requirement“, DRR) für bestimmte B2B-Sachverhalte,
• die stärkere Einbindung von Plattformen bei der Mehrwertsteuererhebung und
• die Eindämmung mehrfacher Mehrwertsteuerregistrierungen in der EU.

Die EU-Mehrwertsteuerregeln stammen aus der Zeit vor der Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaft. Daher stellt die Betrugsbekämpfung eine erhebliche Herausforderung dar. Einige EU-Mitgliedstaaten haben bereits strengere nationale Meldepflichten eingeführt, die positive Ergebnisse zeigten. In einigen EU-Ländern werden bereits erfolgreich E-Rechnungen eingesetzt, in anderen, wie z. B. Deutschland, ist die Diskussion in vollem Gange. Diese Maßnahmen führen jedoch zu einer Zersplitterung der Umsatzsteuer-Compliance, mit entsprechend negativen Konsequenzen.

Um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden, empfiehlt der ViDA-Vorschlag u. a. die Implementierung einer digitalen, EU-weit standardisierten, umsatzabhängigen Meldepflicht, die nahezu in Echtzeit erfüllt werden muss. Ursprünglich sollte es ab dem 1. Jänner 2024 den EU-Mitgliedstaaten ermöglicht werden, eine E-Rechnungspflicht einzuführen. Ab dem 1. Jänner 2028 sollte nach den ursprünglichen Plänen die E-Rechnung im B2B-Bereich für innergemeinschaftliche Umsätze den Standard darstellen.

Das EU-Parlament stimmte am 23. Oktober 2023 für eine einjährige Verzögerung aller drei ViDA-Säulen. Dies ist zwar nicht bindend, spiegelt aber die Bedenken von Unternehmen und Steuerbehörden hinsichtlich der Reformbereitschaft wider. Die ursprünglich für 2024 vorgeschlagenen Reformen sollen um zwei Jahre verschoben werden.

Neben ViDA stellen auch zukünftige Digital (Tax) Audits Steuerpflichtige und Finanzverwaltungen vor neue Herausforderungen, die im Folgenden skizziert werden.

Abseits der Frage nach dem Datenfluss von den Steuerpflichtigen an die Finanzverwaltungen stellt sich zudem die Frage, wie letztere in weiterer Folge damit umgehen. Die Digitalisierung bietet nicht nur Lösungen für die effiziente Erfassung und Meldung von z. B. Mehrwertsteuerdaten, sondern auch für die (KI-basierte) Überprüfung dieser Daten auf Seiten der Finanzverwaltungen. In diesem Zusammenhang gewinnt das Konzept des digitalen Audits an Bedeutung.

Die steigende Komplexität der Finanzprozesse und -regulierungen sowie die wachsende Anzahl von Unternehmen bei sinkender Mitarbeiter:innenzahl in der Finanzverwaltung führen zu Herausforderungen in der Steuerprüfung. Ein Lösungsansatz könnte die Automatisierung durch digitale Audits sein, die die Prüfungsquantität und -qualität für Hauptsteuerarten wie Körperschaft- und Umsatzsteuer verbessern.

Hierfür sind strukturierte Datenpakete erforderlich, die von der Finanzverwaltung (KI-basiert) analysiert und geprüft werden (z. B. Standard Audit File Tax, SAF-T). Eine Herausforderung bei der Einführung digitaler Audits wird die Erklärbarkeit von Prüfroutinen und KI-Anwendungen sein. Es ist wichtig, dass Prozesse transparent, nachvollziehbar und erklärbar sind, um das Vertrauen in KI-Systeme zu gewährleisten. Weitere Anforderungen sind technische Robustheit, menschliche Aufsicht und Datenschutz.

In Zukunft wird die Bedeutung von Datenqualität(smanagement) im steuerlichen Bereich weiter zunehmen. Die Implementierung von rechtlichen Änderungen wie ViDA, DPMG und Digital Tax Audits erfordern eine hohe Datenqualität und effiziente Datenverwaltung sowohl auf Seiten der Steuerpflichtigen als auch der Finanzverwaltungen. Eine hinreichende Datengrundlage stellt die Voraussetzung für weitergehende (KI-basierte) Anwendungen und Analysen dar. Diese Kombination aus Daten und Technologie wird zukünftig sowohl die Compliance auf Seiten der Steuerpflichtigen als auch die Prüfung auf Seiten der Finanzverwaltungen maßgeblich verbessern.

Dabei ist jedoch wichtig, das Vertrauen in KI-Systeme für die Stakeholder zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang sind die von der hochrangigen Expertengruppe für KI entworfenen Leitlinien besonders hervorzuheben. Sie postulieren, dass zur Sicherstellung einer "vertrauenswürdigen KI" drei Komponenten notwendig sind: Gesetzeskonformität, ethische Prinzipien und Robustheit.

Kirstin Krippner

Christoph Lackinger

Michael Zwick-Pevny