Digitale KESt-Befreiungserklärung – Durchführungsverordnung und Meldeschema veröffentlicht

Durch das am 21. Juli 2023 im BGBl veröffentlichte AbgÄG 2023 wurde mit Wirksamkeit 1. Januar 2025 eine digitale KESt-Befreiungserklärung eingeführt. Solche Befreiungserklärungen sind dem Finanzamt elektronisch zu übermitteln. Anfang September hat das BMF hierzu eine Durchführungsverordnung erlassen, mit welcher die Art der Übermittlung und die Spezifikationen der zu übermittelnden Daten näher bestimmt werden. Das XML-Schema für die Meldedateien samt Fehlercodeverzeichnis und Beispielen wurde auf der BMF-Homepage veröffentlicht. 

KESt-Befreiungserklärungen für Betriebsvermögen und für Privatstiftungen sind ab 2025 nach Maßgabe des
§ 94 Z 15 EStG digital abzugeben und dem zuständigen Finanzamt elektronisch laufend zu übermitteln.

Die am 8. September 2023 im BGBl veröffentlichte Befreiungserklärungs-Durchführungsverordnung spezifiziert die elektronisch zu übermittelnden Daten. Zudem werden Zeitpunkt und Inhalt der Erstübermittlung und der Folgeübermittlungen beschrieben. Die Struktur der Datenübermittlung wurde auf der BMF-Homepage als XSD-Schema in gleicher Weise wie bei der Kontenregister-, Kapitalabfluss-, Kapitalzufluss- und GMSG-Meldung veröffentlicht, inklusive Beispielen und Fehlercodeverzeichnis.

1. Digitale KESt-Befreiungserklärung

Eine KESt-Befreiung nach § 94 Z 5 EStG für Kapitaleinkünfte eines in- oder ausländischen Betriebs bzw nach § 94 Z 12 EStG für Kapitaleinkünfte einer Privatstiftung erfordert ab dem 1. Januar 2025 das Vorliegen einer digitalen Befreiungserklärung. Die für die Befreiung bzw deren Widerruf erforderlichen Daten sind vom Abzugsverpflichteten laufend dem zuständigen Finanzamt elektronisch zu übermitteln.

Gemäß den Übergangsbestimmungen des § 124b Z 433 EStG bleiben Befreiungserklärungen, die nach der bisherigen Rechtslage eingeholt wurden, bis zum 31. Dezember 2024 gültig.

Erfüllt eine nach der bestehenden Rechtslage eingeholte Befreiungserklärung die Voraussetzungen einer digitalen Befreiungserklärung, dann gilt sie bereits als digitale Befreiungserklärung.

In der Praxis wird dies für Befreiungserklärungen für Betriebsvermögen nach § 94 Z 5 EStG relevant sein. Hier war die Einholung einer Befreiungserklärung (und die Übermittlung einer Gleichschrift an das Finanzamt) bislang schon konstitutiv für die KESt-Befreiung.

Privatstiftungen sind gemäß § 94 Z 12 EStG ex lege KESt-befreit, die Einholung einer Befreiungserklärung war bislang rein deklarativ. Eine Übermittlung einer Gleichschrift der Befreiungserklärung an das Finanzamt ist daher nicht erfolgt.

Werden ab dem 1. Januar 2024 Befreiungserklärungen eingeholt, welche die Voraussetzungen einer digitalen Befreiungserklärung erfüllen, so kann eine Übermittlung der Gleichschrift gemäß § 94 Z 5 EStG unterbleiben, wenn sämtliche Daten über Befreiungen bzw deren Widerruf für das Jahr 2024 im Rahmen der erstmaligen elektronischen Datenübermittlung erfasst werden.

2. Befreiungserklärungs-Durchführungsverordnung

Die am 8. September 2023 im BGBl veröffentliche Verordnung zur Durchführung der digitalen Befreiungserklärung (Befreiungserklärungs-Durchführungsverordnung – BefE-DV) spezifiziert die Art der Übermittlung sowie Form, Struktur und Inhalt der zu übermittelnden Daten.

Die elektronische Übermittlung der Daten hat über FinanzOnline im Weg der Datenstromübermittlung bzw eines Webservices zu erfolgen. Teilnehmer sind die abzugsverpflichteten Kreditinstitute, diese können sich eines Dienstleisters (zB Rechenzentrum) bedienen, welcher dem Finanzamt namhaft zu machen ist.

Die elektronisch zu übermittelnden Daten sind gemäß § 3 BefE-DV:

1. Die von der Befreiung umfassten IBAN (Kontonummern) bzw. Depotnummern
2. Sämtliche Konto- bzw. Depotinhaber mit deren Stammzahl bzw einem Ordnungsbegriff, mit dem die Stammzahl ermittelt werden kann sowie Name und Adresse
3. Der Tag des Beginns und der Tag des Endes der Befreiung
4. Der anwendbare Befreiungstatbestand
5. Bezeichnung, Steuernummer und BIC des Abzugsverpflichteten

Bei Gemeinschaftskonten sind sämtliche Inhaber zu übermitteln.

Die Stammzahl gemäß § 6 Abs. 3 E-Government-Gesetz ist je nach Art des Betroffenen die Firmenbuchnummer, die Vereinsregisterzahl, die Global Location Number oder die im Ergänzungsregister vergebene Ordnungsnummer. Abweichend von z.B. der Kontoregistermeldung ist aber Name und Adresse zusätzlich zur Stammzahl mitzumelden.

Bis zum 27. Januar 2025 ist eine erstmalige Datenübermittlung an das Finanzamt vorzunehmen. Diese hat den Datenbestand aller befreiter Konten mit Stichtag 1. Januar 2025 zu umfassen. Wurde auf Basis der Übergangsbestimmungen in 2024 auf die Übermittlung von Gleichschriften der Befreiungserklärungen verzichtet, so hat die Erstübermittlung auch die in 2024 erfolgen Änderungen im Datenbestand und die in diesem Zeitraum bereits widerrufenen Befreiungen zu umfassen.

Die Übermittlung der Daten hinsichtlich sämtlicher nach dem 1. Januar 2025 eingetretenen Änderungen (neue Befreiungserklärung, Widerruf Befreiungserklärung, Hinzutreten oder Wegfall Kontoinhaber) hat quartalsweise bis zum 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar zu erfolgen. Es sind sämtliche Änderungen in der jeweiligen Periode zu melden, ein reiner Stichtagsvergleich ist explizit untersagt.

Wurden Unrichtigkeiten in Bezug auf einen bereits übermittelten Datensatz identifiziert, sind diese mittels einer Stornomeldung zu löschen und ein korrigierter Datensatz zu übermitteln.

Die Struktur für die Datenübermittlung (XML-Schema für die Meldedateien) mitsamt Erläuterungen, Fehlercodeverzeichnis und Beispielen wurde entsprechend § 3 Abs. 3 BefE-DV auf der BMF-Homepage unter Services\FinanzOnline\Informationen für Banken und Versicherungen\Detailinformationen für Banken veröffentlicht. Ab dem 5. Juli 2023 können bereits Testmeldungen vorgenommen werden.

3. Was können Betroffene jetzt schon tun?

Für betroffene Abzugsverpflichtete gilt es zu prüfen, ob die bereits eingeholten Befreiungserklärungen, insbesondere diese nach § 94 Z 5 EStG, die Anforderungen an eine digitale Befreiungserklärung erfüllen (d.h. insbesondere die Entbindung vom Bankgeheimnis beinhalten, um 2025 die notwendigen Daten an das Finanzamt übermitteln zu können). Falls diese Prüfung negativ ausfüllt, müssen die bestehenden Befreiungserklärungen textlich angepasst werden. Die bestehenden Befreiungserklärungen müssen dann bis 31. Dezember 2024 erneuert werden, da „alte“ Befreiungserklärungen dann ihre Gültigkeit verlieren.

Auch kann überlegt werden, ob von der Übergangsbestimmung Gebrauch gemacht und bei in 2024 neu eingeholten Befreiungserklärungen auf die Übermittlung der Gleichschrift an das Finanzamt verzichtet werden soll. Diesfalls muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Daten vorgehalten werden, um diese Befreiungserklärungen in der Initialmeldung Anfang 2025 berücksichtigen zu können.

Für die Vornahme der Meldungen ab 2025 sollte rechtzeitig geprüft werden, ob alle für die Meldung notwendigen Daten (wie z.B. Beginn und Ende einer KESt-Befreiung) in den Systemen bereits vorhanden sind, damit eine entsprechende Anpassung noch vor 2025 vorgenommen werden kann.

  

Philipp Rümmele