Trong nửa đầu năm 2025, những thay đổi lớn về địa giới hành chính và sáp nhập các cơ quan quản lý tại Việt Nam đã làm dấy lên câu hỏi liệu rằng các doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh và các tài liệu pháp lý quan trọng khác hay không.
Nhằm làm rõ các yêu cầu pháp lý, tác động thực tiễn và phương án hành động tiếp theo, KPMG đã chuẩn bị phần Hỏi – Đáp ngắn gọn này, tập trung vào việc cập nhật địa chỉ trên giấy phép doanh nghiệp trong bối cảnh các điều chỉnh địa giới hành chính và sáp nhập cơ quan quản lý gần đây.
| Câu hỏi | Trả lời |
|---|---|
| 1. Sau khi điều chỉnh địa giới hành chính và sáp nhập cơ quan quản lý, doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật các giấy phép thành lập như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) hay không, và thời hạn thực hiện các cập nhật này là khi nào? | KHÔNG. Theo các quy định và hướng dẫn hiện hành, các giấy phép thành lập như GCNĐKDN và GCNĐKĐT chỉ cần được cập nhật nếu doanh nghiệp chủ động thực hiện hoặc đồng thời thực hiện các sửa đổi khác. Không có thời hạn pháp lý bắt buộc cho việc cập nhật này. Trong trường hợp sáp nhập cơ quan quản lý, việc thay đổi cơ quan có thẩm quyền sẽ do chính cơ quan nhà nước liên quan xử lý và ghi nhận, doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào. |
| 2. Nếu pháp luật không bắt buộc, tại sao doanh nghiệp vẫn nên cập nhật GCNĐKDN? Thời điểm lý tưởng để thực hiện việc này là khi nào? | Ngay cả khi không bắt buộc, việc cập nhật GCNĐKDN vẫn giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các hồ sơ chính thức, thuận lợi trong làm việc với cơ quan nhà nước và tránh sai lệch giữa các tài liệu pháp lý hoặc thương mại. Thời điểm thực hiện lý tưởng đối với từng doanh nghiệp là không nhất quán, mà sẽ phụ thuộc vào tần suất doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước. Ví dụ, việc nhanh chóng cập nhật giấy phép sẽ mang lại lợi ích rõ rệt cho các công ty có hoạt động xuất nhập khẩu với tần suất thông quan cao. Trong khi đó, các công ty ít chịu tác động có thể lựa chọn cập nhật giấy phép vào thời điểm muộn hơn, khi khối lượng hồ sơ tồn đọng tại cơ quan quản lý đã giảm, thay vì giai đoạn cao điểm ngay sau khi điều chỉnh địa giới hành chính và sáp nhập cơ quan nhà nước. |
| 3. Ngoài giấy phép đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có cần cập nhật các giấy phép khác (ví dụ: giấy phép kinh doanh có điều kiện, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, giấy phép môi trường, v.v.) không? | Hiện tại, vẫn chưa có quy định thống nhất hoặc hướng dẫn từ cơ quan quản lý về vấn đề này. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi và cập nhật quan điểm của từng cơ quan có thẩm quyền theo từng trường hợp cụ thể để đảm bảo tuân thủ và tránh những gián đoạn tiềm ẩn. |
| 4. Địa chỉ mới có cần được cập nhật trong các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, như điều lệ, mẫu nhãn, bằng sáng chế, chứng từ vận chuyển, v.v. không? | CÓ. Mặc dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, doanh nghiệp nên cập nhật sớm và đồng bộ các tài liệu này để đảm bảo tính nhất quán và tránh các vấn đề tiềm ẩn trong các giao dịch hoặc làm việc với cơ quan quản lý và các bên liên quan sau này. |
| 5. Có cần sửa đổi tất cả các hợp đồng hiện có để cập nhật địa chỉ mới không? | KHÔNG. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần thông báo cho các bên liên quan rằng các hóa đơn phát hành sau này (cụ thể kể từ ngày 01/7/2025) sẽ ghi địa chỉ mới. Việc sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng chỉ cần thiết khi việc thay đổi địa chỉ ảnh hưởng đến các điều khoản quan trọng của hợp đồng (như địa điểm giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ), hoặc khi hợp đồng gốc yêu cầu cập nhật và được cả hai bên thống nhất. |
| 6. Doanh nghiệp có thể ký và thực hiện hợp đồng mới với địa chỉ mới trước khi cập nhật GCNĐKDN không? | CÓ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thông báo rõ cho đối tác về việc thay đổi địa chỉ và sớm cập nhật GCNĐKDN để đảm bảo tính thống nhất giữa giấy phép của doanh nghiệp và hợp đồng. |
| 7. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng con dấu hiện tại nếu vẫn thể hiện địa chỉ cũ không? | CÓ, ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, khi GCNĐKDN đã được cập nhật với địa chỉ mới, doanh nghiệp nên cập nhật con dấu để tránh chậm trễ hoặc bị từ chối sau này, do một số cơ quan có thể yêu cầu tài liệu phải sử dụng con dấu đã cập nhật cho mục đích hành chính. |
| 8. Có cần thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ không? | KHÔNG. Theo hướng dẫn của Cục Thuế, địa chỉ của người nộp thuế sẽ được cập nhật tự động trên cổng thông tin của cơ quan thuế, do đó doanh nghiệp không cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ. |
| 9. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) có cần thể hiện địa chỉ mới của bên bán và bên mua theo địa chỉ đã được cập nhật trên cổng thông tin của cơ quan thuế không? | CÓ. Địa chỉ của bên bán và bên mua trên hóa đơn GTGT phải được cập nhật để khớp với thông tin được ghi nhận trên cổng thông tin của cơ quan thuế. Việc này giúp đảm bảo hồ sơ giao dịch chính xác, hỗ trợ khai báo và đối chiếu thuế thuận lợi, đồng thời tránh rủi ro vi phạm trong quá trình kiểm tra hoặc thanh tra. |
Miễn trừ trách nhiệm: Bản tin pháp lý này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung, không phải là ý kiến tư vấn pháp lý. Để được tư vấn phù hợp với tình huống cụ thể, vui lòng liên hệ với đội ngũ của chúng tôi.
ĐỂ KPMG ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
Với vị thế dẫn đầu thị trường và kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tuân thủ pháp lý và cấp phép, KPMG đã hỗ trợ thành công nhiều doanh nghiệp cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép hoạt động sau khi có thay đổi địa giới hành chính và sáp nhập cơ quan quản lý. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong từng bước của quy trình, đảm bảo thủ tục suôn sẻ, hồ sơ được nộp đúng hạn và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tận dụng kinh nghiệm đã được kiểm chứng và thực hiện việc cập nhật một cách thuận lợi.
Tải bản tin về máy
Đừng bỏ lỡ cập nhật mới nhất
Đăng ký cổng Cập nhật Thuế và Pháp luật của KPMG để nhận thông tin mới nhất về hòm thư của quý vị
Đăng ký tại đây