Soru: Aile şirketinizin toplantı kültürünü değerlendirdiğinizde aşağıda yer alan alıntı size ne kadar tanıdık gelmektedir?

1'den 10'a kadar değerlendirdiğinizde aile bireylerinizin dahil olduğu şirket toplantıları ne kadar verimli geçmektedir? Bu toplantıların şirketinize nasıl katkıda bulunduğunu açıklayınız?

Cevap 1: Akrabaları ile gerçekleştirdiği toplantıdan çıkan bir aile üyesinin cevabı:

"Sıfır" . Çünkü toplantılarda gerçekleşen durum herkesin katılıp her şeyin tek seferde konuşulmaya çalışılması. Her şey derken gerçekten her şeyi kast ediyorum. Tüm aile üyeleri toplantıya gelerek her konu hakkında fikirlerini ortaya koymaya çalışıyor ve bu konulara resepsiyon personelinin kaba davranışı, kuzenlerin neden işe alındığı, reklam vereceğimiz yeni binanın satın alımı ve anneannemizin 90. yaş gününün nerede kutlanması bile dahil. Tüm bunlar konuşulurken, aylık gelirlerdeki düşüş eğiliminin sebeplerini konuşmamız mümkün olmuyor.

Cevap 2: 10 aile üyesinin katıldığı aile konseyi toplantısından sonra aile üyelerinin cevabı:

Aile Konseyi toplantılarımız 5 saate yakın sürmesine ve birçok toplantı konusu olmasına rağmen, konular hakkında konuşup, tartışıp bir karara varamıyoruz.

Bu durumun yarattığı hayal kırıklığı ile bazı aile şirketleri, aile bireylerini "biz" ve "onlar" şeklinde ayırma yoluna gidiyor. Şirketin işleyişinde her gün aktif olarak çalışan aile üyeleri, işin geleceği hakkında karar verme yetkisine sahip oluyor. Peki, hissedar olan ancak şirkette çalışmayan aile bireyleri bu durumda nasıl konumlandırılacak? Şirkette neler olup bittiğini bilmeli ve gelecekte yapılacak işler konusunda söz sahibi olmalılar mı?

Bu soruların cevapları, aile bireyleri ile verimli toplantılar gerçekleştirebilmeniz için, gerekli yapının oluşmasındaki temel unsurları oluşturarak "doğru" kişilerle "doğru" zamanda "doğru" konuların konuşulmasını sağlamaktır.

Aile bireyleri ile gerçekleştirdiğiniz toplantıların verimli gerçekleşmesi için;

• Katılımcıların doğru bileşimi - Şirketin yönetim kurulu, icra kurulu yapısı farklılaştırılmalıdır. Aile ile ilgili hususlar yönetim kurulu ve icra kurulu platformuna taşınmamalı, Aile Konseyi yapısı kurgulanmalıdır.
• Belirlenmiş toplantı gündemi ve amacı ile düzenli toplantılar - Yönetim kurulu toplantıları şirket işleyişi ve bu konuda alınacak kararların verilmesi doğrultusunda, Aile Konseyi toplantıları ise, şirket ve iş ile ilgili aile konularının konuşulup tartışıldığı bir biçimde gerçekleştirilmelidir. Bütün toplantılarda işleyişi ve akışı takip edecek bir sorumlu atanmalıdır.
• Söz sahibi aile üyelerinin belirlenmesi - Yönetim kurulunda bulunması gereken aile üyelerinin doğru beceri, yetenek, tecrübe ve bilgi birikimine sahip olmaları gerekmektedir. Çünkü bu şahıslar, şirketin ve tüm aile bireylerinin geleceğini etkileyen kararların verilmesinden ve ortak çıkarlardan sorumludurlar. Aile Konseyi toplantıları ise, şirkette aktif görev almayan aile hissedarları ve onların şirket işleyişi hakkında bilgi almalarına katkı sağlayacak yetkin kişiler tarafından oluşması gerekmektedir.
• Kural ve yöntemler - Toplantının konusunun, konulardan çıkılmaması için sınırların, verilebilecek kararların ve seçeneklerin, oluşabilecek senaryoların önceden belirlenmesi, tüm toplantılar için büyük önem taşımaktadır. Aile bireylerinin yer aldığı toplantılarda toplantı kuralları ve toplantını gerçekleştirilme şekli “Aile Anayasası" ile belirlenmelidir.
• Liderlik - Toplantıların pozitif bir yaklaşım içerisinde olmasını sağlamak, bireylerin odağını sağlamak ve akışı yönlendirmek için toplantının bir yöneticisi olması gerekmektedir. Bu yönetici için aile içerisinde gerekli tecrübe ve yetkinliğe sahip bir kişi yoksa aile dışından atanmalıdır.