Vi får nya skatteregler den 1 januari 2017 dels vad avser rätt till inkomstskatteavdrag dels rätten att lyfta moms för representationskostnader avseende förtäring. De nya reglerna har redovisats tidigare här.

Vad betyder då reglerna för ett enskilt företag?

Från den 1 januari 2017 har en verksamhet med kalenderår som räkenskapsår inte rätt till avdrag för representationskostnader (intern/extern representation) avseende förtäring i form av måltid och måltidsdryck. Avdragsrätten kvarstår för enklare slag av förtäring som är av mindre värde.

Ur mervärdeskattesynpunkt medges rätt att lyfta moms på ett underlag om 300 kr per person och tillfälle både vad avser förtäring i form av lunch och middag och enklare förtäring av mindre värde.

I december 2016 gäller alltjämt att avdragsrätten för moms är beroende av om det är fråga om intern eller extern representation samt om vin och starksprit serverats till måltiden eller inte.

Vad bör då ett företag konkret göra inför årsskiftet för att hantera den representation som därefter genomförs och belastar verksamheten med tanke på den förändrade lagstiftningen?

1. Klassificera interna och externa aktiviteter utifrån begreppet representation
   
   En intern utbildning t ex är inte intern representation ur avdragssynpunkt men däremot ur förmånssynpunkt. En intern utbildning ska ur avdragshänseende behandlas som en fullt ut avdragsgill driftskostnad om kostnaden är skälig. För sådana kostnader har ett bolag rätt att lyfta moms. 
   
   
2. Utvärdera om full avdragsrätt kan erhållas för sådana aktiviteter som ni idag hanterat med begränsad avdragsrätt
   
   Den slopade avdragsrätten för bl a en måltidskostnad kan då visa sig vara fullt ut avdragsgill. 
   
   
3. Ta fram en konkret representationspolicy för verksamheten
   
   Denna ska vara så tydlig att den praktiskt går att implementera utan åtföljande och fortlöpande internt administrativt arbete. Många verksamheter har idag en skattepolicy som är för allmänt hållen och svår att följa i verksamheten.
   
   
4. Gör en uppföljning av de ekonomiska program som används för bokföringen m m 
   
   Detta ska göras för att konstatera om de är uppdaterade på grund av regelförändringarna. Om de inte är uppdaterade, får verksamheten manuellt hantera och bokföra dessa ej avdragsgilla kostnader som uppstår samt lyfta korrekt moms från 1 januari 2017.

Vår erfarenhet är att tydliga kostnadsbesparingar kan göras för många verksamheter genom att göra denna typ av hälsokontroll.

Johnny Ekström
Inkomstskatt
johnny.ekstrom@kpmg.se