Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zdarzają się jednak przypadki, kiedy pracownik nie wykorzysta w danym roku wszystkich dni na odpoczynek. Niezależnie od zaistniałej przyczyny, pracodawca powinien udzielić takiemu pracownikowi pozostałego urlopu przysługującego mu za dany rok do 30 września w następnym roku kalendarzowym.
Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają mu m.in. przepisy o urlopach wypoczynkowych. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze wynoszącym co do zasady 20 albo 26 dni w roku kalendarzowym, którego nie może się on zrzec. Urlopy wypoczynkowe, poza 4 dniami tzw. urlopu na żądanie, powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który jest ustalany przez pracodawcę, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę a także, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, terminy urlopów mogą być ustalane po porozumieniu z pracownikami bez konieczności przygotowania planu urlopów. Zatem, jak wynika z przepisów, w pierwszej kolejności to sam pracownik powinien zaplanować oraz wskazać pracodawcy termin, w którym chciałby skorzystać z urlopu.
Różne okoliczności życiowe mogą jednak wpłynąć na to, że pracownik nie wykorzysta części lub nawet całego wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, za który będzie on przysługiwał. Przyczyną może być na przykład zaniedbanie przez pracownika zaplanowania swoich dni wolnych, długa nieobecność z powodu choroby lub urlopów związanych z rodzicielstwem, konieczność przesunięcia terminu urlopu lub jego odwołanie przez pracodawcę. Żadna z tych przyczyn nie zmniejsza wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi ani nie ma wpływu na termin, w którym powinien być on wykorzystany. Obowiązek pracodawcy w zakresie udzielenia pracownikowi urlopu pozostaje zatem niezmieniony niezależnie od przyczyny niewykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego.
Udzielenie zaległego urlopu
Jeżeli pracownikowi pozostaną niewykorzystane dni urlopu z poprzedniego roku, pracodawca ma obowiązek udzielenia ich do 30 września w następnym roku kalendarzowym. W doktrynie podkreśla się, że samo udzielenie urlopu, rozumiane jako zaakceptowanie wniosku pracownika i odpłatne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy we wskazanym terminie nie jest równoznaczne z wykorzystaniem przez pracownika dni wolnych. Zatem przynajmniej pierwszy dzień udzielonego zaległego urlopu powinien przypadać najpóźniej w dniu 30 września, natomiast pracownik może korzystać z przyznanego mu okresu wypoczynku także po tym terminie.
Możliwość przesunięcia dni urlopu z jednego roku kalendarzowego na następny nie dotyczy urlopu na żądanie. Uprawnienie do wnioskowania o niezaplanowany urlop w nagłych sytuacjach życiowych jest ograniczone wyłącznie do danego roku kalendarzowego, za który przysługuje. Jeżeli więc pracownikowi pozostaną nie więcej niż 4 dni, które w poprzednim roku miały być wykorzystane w razie potrzeby jako urlop na żądanie, w następnym roku mogą być one udzielone już tylko jako dni wolne o charakterze standardowego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że pracodawca nie będzie obowiązany do udzielenia ich we wskazanym przez pracownika terminie oraz będzie mógł wymagać zakomunikowania woli skorzystania z dni wolnych z wyprzedzeniem.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego urlop zaległy, w przeciwieństwie do bieżącego urlopu, można udzielić pracownikowi także bez jego zgody (tak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. I PK 124/05). Natomiast w wyroku z dnia 7 maja 2008 r., sygn. II PK 313/07 Sąd Najwyższy nie tylko potwierdził wcześniejsze stanowisko, ale także wskazał, że pracodawca ma prawo nie dopuścić do pracy pracownika, któremu udzielono urlopu wbrew jego woli.
Pracodawca, który nie wywiąże się w terminie z obowiązku udzielenia urlopu może być obarczony karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Należy też pamiętać, że niezależnie od odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy, prawo pracownika do zaległego urlopu przedawnia się po upływie 3 lat od momentu, kiedy urlop ten stał się wymagalny.
