Plan de beneficios flexibles en torno a COVID-19

Ante la crisis originada por COVID-19, que ha representado retos sin precedentes en lo social, económico y laboral, las áreas de Recursos Humanos (RR.HH.) de las empresas resultan estratégicas para la sostenibilidad y sobrevivencia del negocio, pues son las principales responsables de cuidar al principal activo: la gente. Por ello, se espera que den soporte y apoyo al personal y sus familias para hacer frente a esta pandemia y transitar hacia la recuperación.

En este contexto, RR.HH. necesita plantearse preguntas como las siguientes: ¿cuáles son los principales gastos del personal y sus familias ante COVID-19?, ¿cuál ha sido su desempeño trabajando a distancia?, ¿se han cumplido los objetivos en esta modalidad de colaboración?, ¿todo el personal tiene buena conectividad y las herramientas necesarias? En la empresa, ¿los espacios físicos que se han utilizado en el pasado son necesarios para el desarrollo de las actividades?, ¿se cuenta con la infraestructura tecnológica idónea para el trabajo a distancia?, ¿a cuánto ascendería el ahorro si se eliminan o disminuyen gastos como renta, luz y agua?, y, más importante, ¿se destinarían dichos recursos potenciales a la remuneración o prestaciones del personal?

Todas estas interrogantes representan un replanteamiento de la forma de hacer negocios y, en específico, de los beneficios otorgados al personal.

Tendencias en las prestaciones

Ante COVID-19, los gastos en salud y bienestar se han convertido en una prioridad. Por ello, tenderán a incrementarse las inversiones en seguros de vida, gastos médicos mayores y menores, así como gastos dentales y en medicinas. Asimismo, crecerá el interés en cuidar el estado físico (gimnasios); mental (psicólogos, clases de meditación), y mantener la conectividad (internet, celular). En contraste, disminuirá la necesidad de contar con vales de gasolina, y los premios de puntualidad y asistencia no funcionarán de la misma manera.

Plan de beneficios flexibles

La situación descrita anteriormente lleva a replantearse el esquema de compensaciones y prestaciones, buscando alinearlas con las necesidades particulares del personal y el reacomodo de sus prioridades a raíz de COVID-19. Para lograrlo, un vehículo idóneo es implementar un plan de beneficios flexibles, tomando en cuenta los siguientes pasos.

1. Diagnóstico

Esta fase inicial se centra en la empresa y su modelo de negocios para determinar la factibilidad conceptual y económica del plan.

Para determinar la factibilidad conceptual, la Dirección de RR.HH. y su equipo necesitan revisar:

• Giro y actividad de la empresa
• Estrategia general del negocio y específica de RR.HH.
• Las distintas categorías y tipos de personal
• Las necesidades del personal

Asimismo, se recomienda enlistar todas las prestaciones que otorga la empresa, señalando su naturaleza e identificando las aplicables a cada una de las categorías de personal.

Una vez realizado lo anterior, se podrán esquematizar:

• Áreas de oportunidad en función del giro de la empresa, considerando estímulos fiscales o subsidios de los que goza
• Prestaciones que se podrían incluir dentro del plan de beneficios flexibles

Para establecer la factibilidad económica, se recomienda llevar a cabo una simulación de cinco casos muestra, para validar los efectos económicos en el flujo neto y carga fiscal del miembro del personal, así como de la empresa.

Acto seguido, se recomienda efectuar una proyección anual de la carga total de los trabajadores.

2. Evaluación

Con base en los resultados de la fase de diagnóstico, se elabora el caso de negocios del plan de beneficios flexibles, en el que se identifican tanto los económicos como los intangibles, así como sus costos y riesgos asociados.

3. Plan

Una vez que se han evaluado las ventajas y desventajas de implementar un plan de beneficios flexibles y que se decidió proceder, es necesario realizar un plan con base en una gráfica de Gantt, a fin de: 

• Definir las actividades necesarias para la implementación
• Establecer la secuencia de dichas actividades, estimando su duración
• Presupuestar los recursos para completar el proyecto en tiempo y con calidad
• Definir el programa del proyecto

4. Implementación

En esta fase se ejecuta el plan trazado, con la guía de un líder de proyecto. Se debe vigilar la calidad del desempeño de los miembros del equipo para asegurar el éxito de la implementación, y estar atentos para reaccionar ante cualquier desviación en tiempo o calidad, identificando riesgos potenciales.
Es importante mantener una adecuada comunicación con los miembros del equipo, así como con los stakeholders asociados al proyecto.

5. Monitoreo

Una vez concluida la implementación, se recomienda tener revisiones mensuales para cerciorarse de su operatividad y funcionalidad.

Los primeros resultados permitirán conocer la proporción de prestaciones elegidas por el personal de acuerdo con su edad y género, entre otras características.

Considerando que el plan de beneficios flexibles se determina mediante ejercicios, las primeras fases generan información muy valiosa que sirve como punto de partida para, posteriormente, realizar comparativos y tener mayor claridad de las tendencias internas. Al profundizar en dichas tendencias, comprendiendo el porqué de cada indicador, será factible predecir los comportamientos que pueden impactar al negocio en cuanto a los beneficios que se le otorgan a la fuerza laboral.