Solution de Disclosure Management Solution de Disclosure Management

Les outils de Disclosure Management permettent de digitaliser la production de rapports récurrents émis par des entreprises pour leurs besoins de communication externe et interne. Ils s’appuient sur des fonctionnalités de workflow, de contrôles des données et de collaboration. Leur mise en place répond généralement à des besoins de maîtrise des risques, de diminution des délais et des coûts ainsi générés ; un des objectifs premier étant l’augmentation de l’efficacité par l’automatisation des traitements de production des rapports.

Comme pour tout investissement, la décision doit être motivée par des facteurs économiques et faire l’objet d’un calcul de rentabilité.

Que vous soyez équipé d’un outil de Disclosure Management ou en cours de réflexion pour vous équiper, voici quelques éléments pour rentabiliser au mieux votre investissement.

Il peut paraître complexe de calculer un retour sur investissement sur la mise en place d’un logiciel d’une fonction financière. C’est néanmoins une étape indispensable dans la plupart des organisations pour justifier les choix d’investissement.

Ils incluent le logiciel, l’implémentation, la formation, le matériel et l’infrastructure ainsi que les coûts internes.

Les avantages représentent les économies réalisées qui peuvent prendre plusieurs formes :

1. Avantages liés à l’amélioration des processus (réduction des délais de production de production des rapports travaux préparatoires

• collecte des données
• rédaction facilitée
• revues, relectures, contrôles de cohérence, formatage
• génération et distribution des rapports

2. Réduction à terme des factures d’agence d’édition avec moins d’allers retours.

3. Réduction à terme des temps à passer par les équipes d’audit : une seule revue complète des états financiers, et ensuite seulement les changements identifiés par les comparaisons  de version.

Il convient également de prendre en compte la réduction de coûts cachés liés aux risques d’erreur, à la démotivation d’équipes hautement qualifiées effectuant des tâches à faible valeur telle que de la relecture, des contrôles de cohérence ou des copier-coller. Ainsi, la réduction des tâches « ingrates » doit augmenter la productivité, mais aussi la motivation et la fidélité des équipes finance. Par ailleurs, le fait d’organiser les travaux différemment, de façon plus collaborative, est l’occasion de déceler de nouvelles opportunités d’amélioration qui s’ajoutent aux bénéfices envisagés.

Tenez compte aussi de l’expérience du Covid-19 : les entreprises les plus avancées dans la l’utilisation de solutions digitales et collaboratives, et en particulier qui s’appuient sur les technologies de type cloud, sont celles qui ont été le moins impactées par la crise sanitaire.

La mise en place d’un outil de Disclosure Management est généralement à l’initiative de la direction financière qui souhaite digitaliser la production du rapport financier annuel ou du reporting interne de gestion.

Par la suite, vous avez tout intérêt à intégrer dans la feuille de route d’autres rapports connexes : mêmes sources de données, mêmes équipes, informations communes ; par exemple les présentations au comité d’audit, les présentations aux analystes, les rapports semestriels… ces extensions de l’usage de l’outil de Disclosure Management n’entraînent pas de coût supplémentaire dans la mesure où les utilisateurs sont déjà formés et habitués aux méthodes de travail. Toute digitalisation de nouveaux rapports aura ainsi une rentabilité marginale maximale.

Une fois la solution de Disclosure Management en place sur un ensemble de documents connexes, il sera temps d’explorer d’autres pistes de digitalisation, qui peuvent se situer hors de la sphère comptabilité/finance. D’autres cas d’usage peuvent concerner le reporting RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), la fiscalité, les reporting internes commerciaux, etc.

Pour vos projets de digitalisation ou d’amélioration de votre communication financière, de mise en conformité aux exigences ESEF, KPMG peut vous accompagner et vous faire bénéficier aussi bien d’une expertise technologique que d’un savoir-faire issu des meilleures pratiques financières et de gestion de projet.