Solution de Disclosure Management Solution de Disclosure Management
Les outils de Disclosure Management permettent de digitaliser la production de rapports récurrents émis par des entreprises pour leurs besoins de communication externe et interne. Ils s’appuient sur des fonctionnalités de workflow, de contrôles des données et de collaboration. Leur mise en place répond généralement à des besoins de maîtrise des risques, de diminution des délais et des coûts ainsi générés ; un des objectifs premier étant l’augmentation de l’efficacité par l’automatisation des traitements de production des rapports.
Comme pour tout investissement, la décision doit être motivée par des facteurs économiques et faire l’objet d’un calcul de rentabilité.
Que vous soyez équipé d’un outil de Disclosure Management ou en cours de réflexion pour vous équiper, voici quelques éléments pour rentabiliser au mieux votre investissement.
Déterminer un retour sur investissement
Il peut paraître complexe de calculer un retour sur investissement sur la mise en place d’un logiciel d’une fonction financière. C’est néanmoins une étape indispensable dans la plupart des organisations pour justifier les choix d’investissement.
La méthode la plus courante est la suivante : ROI = [Avantages - Coûts ] / Coûts
Les coûts
Ils incluent le logiciel, l’implémentation, la formation, le matériel et l’infrastructure ainsi que les coûts internes.
Les avantages
Les avantages représentent les économies réalisées qui peuvent prendre plusieurs formes :
1. Avantages liés à l’amélioration des processus (réduction des délais de production de production des rapports travaux préparatoires
- collecte des données
- rédaction facilitée
- revues, relectures, contrôles de cohérence, formatage
- génération et distribution des rapports
2. Réduction à terme des factures d’agence d’édition avec moins d’allers retours.
3. Réduction à terme des temps à passer par les équipes d’audit : une seule revue complète des états financiers, et ensuite seulement les changements identifiés par les comparaisons de version.
Il convient également de prendre en compte la réduction de coûts cachés liés aux risques d’erreur, à la démotivation d’équipes hautement qualifiées effectuant des tâches à faible valeur telle que de la relecture, des contrôles de cohérence ou des copier-coller. Ainsi, la réduction des tâches « ingrates » doit augmenter la productivité, mais aussi la motivation et la fidélité des équipes finance. Par ailleurs, le fait d’organiser les travaux différemment, de façon plus collaborative, est l’occasion de déceler de nouvelles opportunités d’amélioration qui s’ajoutent aux bénéfices envisagés.
Tenez compte aussi de l’expérience du Covid-19 : les entreprises les plus avancées dans la l’utilisation de solutions digitales et collaboratives, et en particulier qui s’appuient sur les technologies de type cloud, sont celles qui ont été le moins impactées par la crise sanitaire.