Vastuullisen hallitustoiminnan merkitys yhdistyksissä ja säätiöissä

Hallituksen vastuulla - usein ainoana lakisääteisenä toimielimenä - on huolehtia siitä, että toiminta on asianmukaisesti järjestetty, mukaan lukien riskienhallinta. Niin sanottujen perinteisten riskien rinnalle nousee jatkuvasti uusia, toiminnassa huomioon otettavia asioita. Lisäksi ympäristö- ja yhteiskuntavastuuseen sekä hyvään hallintotapaan (ESG) liittyvä sääntely saattaa vaikuttaa välillisesti myös muihin kuin suoraan sääntelyn piirissä oleviin toimijoihin, ja joka tapauksessa nämä ovat tänä päivänä asioita, joita jokaisen toimijan odotetaan huomioivan toiminnassaan.  

Myös sosiaalinen media on asettanut hallituksen toiminnan uuden tilanteen eteen; tiedon ja mielipiteiden jakaminen on huomattavan helppoa ja nopeaa, ja tästä syystä myös mainevahinkojen hallinta on vaikeutunut entisestään. Tieto leviää siitäkin huolimatta, perustuuko se faktoihin vai ei. Hallitukselta vaaditaankin entistä enemmän huolellisuutta, sekä myös aktiivisia toimia tulevien muutosten ymmärtämiseksi ja implementoimiseksi osaksi yhteisön toimintakulttuuria.   

Huolellinen toiminta edellyttää, että jokainen hallituksen jäsen on sitoutunut tehtäväänsä. Vaikka hallitus toimii kollegiona, voi yksittäinen hallituksen jäsen joutua viime kädessä henkilökohtaiseen taloudelliseen vastuuseen tekemästään päätöksestä tai päätöksen täytäntöönpanosta. Onkin tärkeää, että ottaessaan vastaan hallituspaikan, hallituksen jäsen ymmärtää vastaanottamansa paikan vaatiman osaamistason. Hallituksen jäsen ei voi vedota osaamattomuuteen välttyäkseen vastuulta. Asia saattaa korostua tilanteessa, missä hallituksen jäseniä nimetään säännöissä määrättyjen kiintiöiden perusteella huomioimatta riittävästi toiminnan vaatimaa osaamistasoa. On myös tärkeää ymmärtää, että hallituksen jäsen ei edusta hallituksessa häntä nimennyttä tahoa, vaan yhteisöä, jonka hallitukseen hänet on valittu. Riskienhallinnan näkökulmasta saattaa olla suositeltavaa nimetä hallitukseen yksi tai useampi ulkopuolinen jäsen, jolla on yhteisön tarvitsemaa erityisosaamista. 

Toiminnan laatu ja laajuus määrittävät hallitustyöskentelyn vaatiman panostuksen. Laajemman toiminnan harjoittaminen vaatii luonnollisesti enemmän aikaa ja sisältää myös enemmän riskejä. Toiminnan koosta riippumatta jokaisen hallituksen tulisi huolehtia siitä, että sen toiminta on asianmukaisesti organisoitua, päätökset tehdään huolellisen valmistelun jälkeen - käyttäen tarvittaessa apuna ulkopuolisia asiantuntijoita - ja päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti. Lisäksi hallituksen tulee huolehtia – toiminnan koko ja laatu huomioiden – sisäisestä ja ulkoisesta riskikartoituksesta, mikä edesauttaa vahinkojen minimointia ja tätä kautta myös mainehaittariskiä. Usein riskikartoituksen tuloksena löydetään puutteita esimerkiksi työmenetelmistä, jotka osaltaan saattavat lisätä riskiä sisäisiin väärinkäytöksiin (esim. kavallukset). 

Vastuu huolimattomasta toiminnasta saattaa realisoitua hallituksen jäsenen tai yhteisön korvausvastuuna ja joskus myös rikosoikeudellisena vastuuna. Riippumatta siitä, miten vastuu lopulta konkretisoituu, on huomattava, että lain rikkomisesta tai sinällään jopa laillisesta, mutta epäeettisenä pidetystä toimesta saattaa seurata myös pitkäaikaista, korvaamatonta ja vaikeasti hallittavaa mainevahinkoa. Sosiaalinen media on luonut edellytykset tälle virallisen uutisoinnin rinnalle. Suurelle yleisölle syntynyttä negatiivista mielikuvaa saattaa olla vaikeaa muuttaa hetkessä, ja sosiaalinen paine saattaa vaikuttaa myös eri tahojen yhteistyöhalukkuuteen jatkossa. Mainehaitan hallittavuuden vaikeus korostaakin entisestään hallituksen vastuullisen toiminnan merkitystä. Toisaalta sosiaalinen media on myös vaikuttava kanava tuoda esiin positiivisia asioita – myös edelläkävijät muistetaan.